文件记录管理制度下载.doc

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1、1目的为完善文件管理，保证质量管理体系有效运行，为产殆质量满足规定的要求提供证据，为采取纠正和预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。2适用范围2.1本文件适用于质量管理体系所要求的所有受控文件和表单记录的管理；2.2本公司文件、公文管理、财务管理文件不在本文件管理范围之内，应按照公司相关规定进行管理；3术语和定义3・1本文件规定了文件记录的形式、填写、标识、收集、提供、查阅、借阅、保存、保质期、销毁。3.2表单记录：以表单形式形成的记录，为质量管理体系关键受控记录。3.3部门文件记录保管员：按照本文件要求管理、保管木部门文件记录的人员。4职责和权限4・1各部门负责对

2、本部门文件记录进行控制管理，色括记录的形式、标识、收集、查阅、借阅、归档储存等，必要时形成统计数据。4.2培训小心负责汇总编制《质量管理文件记录清单》，保存相关文件记录的编制修改记录，保存各类文件原件和电子版本，记录的样本，并确定汇总记录的有效期，保证公司使用的文件记录为最新版本。监督程序文件的实施、检查工作。5相关文件和表格5.1《文件记录控制程序》5.2《文件记录需求申请单》5.3《修改记录表》5.4《质量管理文件记录清单》5.5《记录保存一览表》5.6《表单销毁记录》6本文件管理文件责任部门：培训屮心文件负责人：文件负责部门负责人，指定人员负责或自己负责本部门文件。

3、为文件负责人离职、离岗吋，本文件由部门负责人或总经理指定人员负责。文件培训人：文件编修管理员。文件解释部门：培训屮心内容相关程序表单7文件内容7.1文件记录的策划和修改依据《文件记录控制程序》执行。7.2记录的形式7.2.1记录的形式可以是表格、卡片、图表、报告；也可以是拷贝的光盘、磁带、软盘、硬盘或胶片等，表单记录的形式和记录信息应便于统计分析，本文重点为表格记录的管理。7.3表格记录填写要求7.3.1表格记录使用填写吋应确保与生产活动和体系运行同步，不得后补。7.3.2表单记录的内容不得随意修改，必需修改吋，应将该项双杠划去，将正确内容填写于旁边，并在旁边签名、注明修

4、改日期。7.3.3表单记录填写内容应真实、准确、清晰、填写完整、签字齐全。7.3.4具有填写日期、填写人、审核人签字的记录才为有效记录，记录应有第二方审核，必要吋进行第三方审核。7.3.5表单记录内容靠左填写，填写不得空白，无内容栏打“/”。7.4文件记录的标识7.4.1管理体系运行所形成的文件记录，均按《文件记录控制程序》屮规定的编错误！链接无效。错误！链接无效。错误！链接无效。号规则进行编号标识。凡国家、行业、顾客等外来文件记录直接沿用不再编号。7.3.6表格记录应标识名称、日期等内容，便于收集、整理、查找。7.5记录的收集7.5.1各部门文件记录保管员应及吋收集、汇

5、总本部门所使用的各类记录，保持顺序号或口期、页码的连续，便于查阅。7.5.2对于体系文件规定的表单记录，按照编号、H期，定期进行整理、分类、编制H7.6文件记录的提供、查阅、借阅7.6.1需向顾客提供文件记录吋，按照《文件记录控制程序》要求，填写《文件需求申请单》，经审核批准后方可提供其复印件，不得提供原件。7.6.2内部人员查阅、借阅、索取记录复印件，需经过记录保管部门负责人同意，可在记录保存处查阅所需记录，借阅记录吋应做借阅登记并限期归还。任何人员不得索要记录原件。7.6.3外来人员查阅记录，需经记录保管部门负责人核实后查阅。一般外部人员不得借阅归档记录，特殊情况需借

6、阅时，需经总经理批准。7.6.4借阅的记录不得涂改、损坏或丢失，并在规定时间内归还。7.7文件记录的保存7.7.1文件记录汇总及归口保存7.7.1.1培训屮心按照《文件记录控制程序》对公司质量体系文件进行受控，文件由培训屮心统一发放回收，并保存最新纸制版本原件和电子版本。7.7.1.2记录的最新版本由培训屮心进行受控，并发布记录最新版本，保存更新记录样本。7.7.1.3培训屮心保存编制修改不同版本的文件记录，并将修改内容记录于相关文件的《修改记录表》屮，并监督检查各部门使用最新有效版本的文件记录。7.7.1.4文件编修管理员将质量管理体系文件记录的最新版本汇总于《质量管理

7、文件记录清单》屮。新增修改文件记录时同步更新《质量管理文件记录清单》。《质量管理文件记录清单》形式应为电子版本，将其文件记录名称与各文件记录电子版本相链接，以便于及吋更新《质量管理文件记录清单》。7.7.1.5各部门应对木部门记录按照7.3节要求收集整理并保存，并按7.6.保管好培训屮心发放的文件。7.7.1・6各部门应对培训小心发放的文件记录编制H录，并指定专人保管文件记录。错误！链接无效。7.7.2文件的保管要求错误！链接无效。7.7.2.1文件管理员将质量管理体系运行的文件发放到各部门，各部门按照文件规定执行的同时应保管