档案管理工作标准.doc

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1、工作事项罗列清单部门：客服工作职责一级事项二级事项具体工作业主、客户档案的建立、更新、保管1、业主、客户档案的建立1、收集文字、图纸、音像、电子文件等不同形式的物业管理原始资料2、整理分类①业主提供的资料；②管理公司建立的资料文档；③发展商提供的资料；④物业管理委员会提供的资料；⑤其他途径收集的资料3、编号登记保存资料，按分类顺序编号，登记造册，形成文件目录，为方便管理工作，按部分保密文件、永久性文件，档案实行开架管理4、电脑输入按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护5、入档案柜文字、图纸、音像等资料按类摆放整齐2、业主、客户档

2、案的更新1、业主、客户档案的更新①通讯、联络方式发生变化时；②业主产权发生变化时；③使用人发生变化时应及时在档案中做出相应的更新2、业主、客户档案的跟踪①由管理员通过不定期走访或在业主、客户搬迁，业主、客户装修时了解，并将新的信息在档案中更新；②关注业主装修期限和客户合同中签定的期限查看是否过期3、业主、客户档案的管理1、业主、客户档案由管理员负责保管业主、客户档案属业主、客户隐私是保密资料，特殊情况需调阅时须经主任批准，管理员登记后方可查阅2、业主、客户档案电脑管理将业主、客户档案输入电脑且采取加密保护3、业主、客户档案做软件备份保存为防止

3、档案丢失，业主、客户档案应做备份保存