浅谈档案管理工作规范化标准化.doc

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1、浅谈档案管理工作规范化标准化作者：李霞来源：《科技创新导报》2011年笫17期摘要：强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标粧化同行的工作指导思想,在实际工作屮，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。关键词：档案管理规范化标准化中图分类号:F239文献标识码:A文章编号:1674-098X(201l)06(b)-0224-01档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要屮间环节，在搞好破件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。口益丰富的工作实践表明

2、，虽然文书处理工作与档案工作各冇不同的工作任务，具冇相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我认为我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作屮，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提，公文是档案的前身，档案由公文转化而来可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质暈，同时，也影响门后档案的质暈，决定了档案工作规范化、标准化的质暈的

3、问题。因此，我们在公文制发屮必须要注意解决好规范化、标准化问题,以捉高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单•位准不准,落款是否与公文一致，有无n期等o三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于门后长久保管利用。四是使用文种要

4、合理，拟制格式要规范，行文不要滥川简称和使川不规范的字,以利于口后标准化、现代化检索手段的实施应用。二、实施“以我为主”的立卷归档原则，推进档案工作规范化、标准化相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最人问题。实现档案工作规范化、标准化的根本口标就是要实现档案保管利用价值的最人化和案卷完整化、检索利川便捷化。而“以我为主"的立卷归档工作则是解决问题、实现口标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下來的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化

5、，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作屮，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的慕础上，要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档,而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主"原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作屮要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理屮的重复度和信息冗余度，捉高档案利用的效率和效果。三是在坚

6、持贯彻“以我为主纱I档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷屮，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从Ift］在捉高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。三、提高案卷质量，推进档案工作规范化、标准化过程屮证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因索，而立卷方法问题与案卷装订质量问题

7、则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程屮，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理屮的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理四、加快数据准备，推进档案计算机管理在档案管理基础工作的各个环节屮计算机数据的准备工作是一个人工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲宙于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机I人I数据准备不足而无法使用共至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录丁作中只要

8、掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多''、“快"