公司档案管理工作标准

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1、XXXXXX有限公司企业标准档案管理标准（C0版）QG/DJ03.01为了合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营工作，特制订本标准。1.范围本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用的管理内容与要求，以及检查和考核办法。本标准适用于XXXXXX有限公司。2管理职责2.1企管部门是公司档案管理的归口部门，负责：2.1.1档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。2.1.2档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。2.2其他部门负责公

2、司经营管理过程中涉及本部门的档案收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的检查、指导。2.3档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容，严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。3.管理内容与要求3.1档案的分类3.1.1经营管理方面：3.1.1.1公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等。3.1.1.2公司主要经营性证件：公司代码证、法人代表证、公司营业执照

3、正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等。3.1.1.3公司其它各种经营性资料：股东会、董事会记录、决议；公司申报项目资料；公司财产保险单证；车辆资料（保险、年检、大修记录、牌照等）及公司级会议纪要；各种合作项目协议、收购兼并协议、其他合同协议；企业文化方面的资料；各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料；图片及媒体宣传资料（包括纸质及音像制品）等。3.1.1.4各级政府部门及行业组织等下发的相关红头文件、通知及颁发的各种荣誉

4、证书、会员证书、奖杯（状、牌、章）。3.1.2人力资源管理方面：3.1.2.1应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表；学历证书、学位证书、培训证书、专业资格证书、身份证复印件等。3.1.2.2与公司的各种合同、协议：劳动合同、补充合同、担保合同、汽车驾驶员协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等及其它属人力资源范畴的合同协议。3.1.2.3日常工作中产生的资料、证件：转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件。-11-3.1.2.4教育培训资料：包

5、括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书等。3.1.3财务、审计管理方面：3.1.3.1包括财务管理中的各种帐册、报表、凭证、各公司方针目标管理协议、各公司的股权证、国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。3.1.3.2包括审计管理中的各种审计资料、报告。3.1.4基建工程方面：包括基建立项文件、项目建议书、规划批复、招标书、投标书、工程设计合同、监理合同、施工变更单、基建工程施工图、

6、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。3.1.5设备仪器方面：包括各种设备仪器的图样和技术文件，使用说明书，保修证、设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录和报废等文件资料。3.1.6质量管理体系方面：包括公司的质量手册、两类标准等制度文件等资料。3.1.7技术质量方面：3.1.7.1各种对外签定的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料等。3.1.7.2各种产品、项目的设计、

7、试制、验收、工装的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、试制、工艺等技术开发文件。3.1.7.3各种半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等。3.1.8营销及用户服务管理方面：包括销售合同、供货协议、各种报表、市场调研资料、文案策划、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。3.1.9物资供应及分供方、外协方面：包括各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书、检验资料及各种物资库存保管、各种工具管理中形成的文件资料，分供方评定、审核及外协加工管理资料。3.2档案的收集3.2.1经营管理方面形成

8、的档案，由企管部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.2人力资源管理方面形成的档案，由企管部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.3财务、审计管理方面形成的档案，由财务、审计部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.4基建工程方面形成的档案，由基建管理部门相关业务主办人员负责收集、整理。3.2.5设备仪器方面形成的档案，由设备管理部门相关业务主办人员负责收集、整