公司档案管理工作流程

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1、附件一：档案整理工作流程及要求一、收集了解部门职能职责，将平时在工作活动中形成的文字，图表，声像等材料完整地收集起来。二、鉴定对收集的材料逐份鉴定，看是否属于部门文件材料的归档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于部门归档的文件材料，按照档案整理流程及要求逐一整理。三、分类根据文件、图表的形成规律，将相互联系的文件材料、图表等组合在一起列为同一类别。四、组卷组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文

2、件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。五、案卷及卷内文件的排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列；2、竣工图按专业、图号排列；3、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。23六、卷内文件页号的编写1、卷内文件有书写内容的页面都要编写页号。2、页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角，或标题栏外右

3、下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。案卷封面、卷内目录不编写页号。七、加盖档号章与档号的编写档号章盖在每件材料的右上角空白处。档号由三部分组成：项目代号+分类代号+案卷流水号，如：中国铁建·国际城（ZGTJ·GJC）+部门标准简称（如ZHB）+案卷流水号。八、卷内目录的编制（卷内目录式样见图A.3）文件排列与编号之后，每份文件在卷内的位置已固定，为了便于文件利用，按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录的内容包括以下内容：1、序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一份文件一个号。正件与

4、附件、转发文与被转发文、印件与定稿、请示与批复、来文与复文在整理时视为一件。2、文件编号，填写文件文号或图样的图号。不能简写。没有文号或图号的文件，此栏不填写。3、责任者，填写文件形成部门或主要责任者。填写的责任者应是全称或标准简称。4、文件题名，填写标题的全称，不能简写。235、日期，填写文件形成日期，格式为八位数，如“20110712”。6、页数，页数的填写有几页填几页。7、备注，可填写该份文件的密级，如无密级则不填写。九、档案盒档案盒一律采用无酸牛皮纸的科技档案盒，其规格为：310㎜×220㎜,厚度分别

5、为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部门根据需要统一规格相同的档案盒.十、案卷封面和案卷脊背的编制（案卷封面、案卷脊背式样见图A.1、A.2）1、拟写案卷题名，即案卷标题，由三部分组成：①项目的名称或代字、代号；②项目的专业、阶段的名称、代号；③项目文件的名称。2、立卷单位：填写档案的形成单位。3、起止日期：填写案卷内项目文件形成的起止日期。具体的方法是通过查阅卷内目录，找到最早的一个时间，即为起日期；找到最晚的一个时间，即为止日期。4、保管期限：保管期限根据《文件材料归档范围和保管期限表》的规定划分

6、，保管期限有永久、长期、短期（文书类有永久、30年、10年）三类。5、密级：填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级，如无保密文件，则不填写。236、档号：把编写好的档号填在案卷封面上。十一、填写案卷目录（案卷目录式样见图A.4）案卷目录项目有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注6项，根据档案盒和卷内目录内容逐一填写，装订成册，以便查阅。十二、上架。档案整理完毕后，根据盒号顺序依次放入档案密集架，便于查找利用。23档号：案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级图A.1案卷封面式样23保管期限档号案卷题名图

7、A.2案卷脊背式样23档号卷内目录序号文件编号责任者文件题名日期页数备注图A.3卷内目录式样（A4纸）23案卷目录序号档号案卷题名总页数保管期限备注图A.4案卷目录式样（A4纸）23附件二：文书材料归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限一、会议文件1、本单位召开职代会、工作会及工会及其他大型会议的文件材料（1）请示、批复、通知、议程、名单、报告、领导人讲话、选举结果、决议、决定、会议记录、纪要、重要简报等文件材料（2）典型材料、发言材料、交流材料、重要的贺信、贺电（3）会议一般简报、快报，会议服务机构的计划

8、、总结等文件材料2、股东会、董事会、监事会会议文件材料（1）请示、批复、通知、议程、名单、签到表、报告、议案、表决表、决议、选举结果、会议记录、纪要等文件材料（2）讨论未获通过的文件3、董事会、监事会、办公会及纪委、工会会议记录、纪要等文件材料永久30年10年永久10年永久234、职能部门召开的业务工作会议、专题会议的文件材料（1）请示、批复、通知、议程、名单、报告、讲话、总结、决定、纪要及其他材料