公司档案及文件管理制度.pdf

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1、公司资料、档案及文件管理制度受控状态制度名称公司档案、资料及文件管理制度文件编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条.企业档案管理工作是企业管理基础工作的组成部分，有效地保护和利用档案、开发档案信息资源，为企业创造经济效益，维护企业合法权益，变“档案”为活信息。根据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》及《宁夏回族自治区国有企业档案工作规定》结合本公司的实际，特制定本管理制度。第2条.企业档案是企业在生产、经营、基建、科研、教育、因公培训、参加交流活动等公务活动中形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、奖品等不同形式的档案总和，

2、包括：技术图纸档案（电子版、底图、蓝图）、科研档案、会计档案、销售与采购档案、基建档案、设备档案、文书声像档案、人事档案等。第3条.本制度适用于公司各类档案管理。第2章档案管理程序第4条.公司档案由公司管理部专人统一负责保管。第5条.档案归档入库程序：各部门按照归档要求收集整理应归档材料，及时移交档案室。档案管理员对入库资料认真进行检查、核对，核查无误、确认合格后登记入库。对不符合入库程序及不合格的入库档案，档案管理员有权拒收，待合格后办理入库手续。第5条.档案管理员对已接收入库的档案，必须按要求认真填写入库登记，按分类大纲进行分类、编号、上架、

3、建账。第6条.档案要定期查核，发现损坏和变质的档案，要及时修补和复制，做到帐物卡一致。第3章科研档案管理第7条.科研档案是指在公司科学研究、新产品开发试制、新工艺研究、标准化活动中形成的档案。科研档案管理，必须充分发挥科研档案在公司生产经营、科研和新产品开发中的作用，促进技术进步，为公司创造经济效益。第8条.科研档案归档入库程序：科研任务确定后由科研项目负责人根据《科研文件归档表》规定内容，按照《设计文件管理制度》，将应归档科研材料进行收集整理移交给档案室。成果鉴定验收后由项目负责人将归档材料向科研档案室移交。科技档案管理人员如发现归档材料不齐全

4、，有漏签项等不符合归档要求的材料有权拒收，待项目负责人收集整理合格后办理移交手续。第9条.科研档案仅供公司科技人员查阅，一般不外借，科研档案管理员要编制检索工具，方便查阅、借阅，并做好利用登记。第4章会计档案管理第10条.会计档案是记录和反映公司经济活动，经过会计核算的各种凭证、账薄、报表等专业档案。会计档案管理必须保证会计档案完整无损、及时准确，为领导决策和生产经营活动提供依据。第11条.会计档案归档入库程序：应归档的会计档案由会计人员进行整理、组卷，划定保管期限，书写封面及装订成册。到期后，由会计档案员向档案室办理移交清册。档案管理员对归档的

5、案卷核查无误后，在移交清册上签字确认。接受保管会计档案，原则上保持原卷封装，分类上架，建帐。个别不符合要求的会同财务部门和经办人共同拆封、整理，以分清责任。第12条.本公司会计档案除财务部门会计人员因工作需要，可直接到档案室查阅外，其它部门要查档，必须经财务管理部长批准，方可查阅。第13条.会计档案需复印时，需经财务部部长批准，会计档案管理员亲自负责复印，并做好利用统计。第14条.会计档案销毁时，由会计档案管理员会同财务管理本部共同做好鉴定及销毁档案工作。第5章基建档案管理第15条.基本建设项目的档案资料是公司工程基建及竣工、投产、交付使用的必备

6、材料，是对工程进行检查、维护、管理、改建、扩建的依据和凭证。第16条.基建档案归档入库程序：基建项目竣工验收时应由基建技改档案员向基建档案室移交竣工、验收使用前工程项目的全部档案材料。在原施工图、改扩建工程图上修改后作竣工图的，必须有工程技术人员或有关负责人的签字盖章，改动较大的应重新绘制竣工图并保证与竣工后的实际情况完全一致，并加盖“竣工图”标志。改扩建工程改动较大时也要重新绘制并附加说明后转交基建档案室。第17条.基建档案一般不外借，如有特殊需要，必须有基建部门主管签字，严格执行借阅制度。第6章设备仪器档案管理第18条.设备仪器是公司固定资产

7、的主要组成部分，设备仪器档案包括自制设备、外购设备、国外引进设备仪器的有关档案。第19条.设备仪器档案归档入库程序：一般设备仪器档案、随机文件由设备采购人员向档案室移交；第20条.借阅设备仪器档案应严格执行借阅制度，设备仪器档案一律不外借。外单位借阅需经公司管理部批准后方可有偿借阅，并做好登记。第7章文书档案管理第20条.文书档案是指公司行政、涉外事务、生产经营、基建技改在生产经营活动中形成的记述、反映有关职能活动的历史记录、具有保存价值的文件材料及上级行政主管部门下发的政策性文件。第21条.文书档案归档入库程序；文书档案材料主要由公司相关部门平

8、时作好收集、并向文书档案室移交；第22条.借阅文书档案严格执行借阅制度，对商业秘密案卷必须经相关部级领导同意方可借阅，需复制档案材料的，