高职高专院校声像档案管理现状及对策.pdf

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1、2015年4月第2期邱晓青：高职高专院校声像档案管理现状及对策63高职高专院校声像档案管理现状及对策邱晓青(福建商业高等专科学校校办，福建福州350012)[摘要]声像档案在高职高专院校各项工作中发挥着历史凭证、宣传教育、广泛交流等重要作用。归档意识淡薄，未能及时归档；制度不够健全，未能实行集中统一管理；保管条件较差，未能得到妥善保存等，是目前高职高专院校声像档案管理存在的主要问题。加强宣传、提高归档意识；制定制度，转变管理方式；广开门路，拓宽收集渠道；采取措施，改善保管环境，可以使高职高专院校的声像档案管理逐渐规范，充分发挥息服务作用。[关键词]声像档案；管理；对策

2、[中图分类号](；276[文献标识码]A[文章编号]1008—4940(2015)02—0063—05声像档案是指以摄录手段记述和反映法人和自然殊手段。高职高专院校声像档案真实地记录了学校的人在其活动中形成的，对国家和社会具有保存价值的教学、科研、管理、文化艺术以及其它各种活动的具照片、录音带、录像带、影片等不同材料为载体，以体过程，而且把当时的环境、气氛、动作、语言等毫影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录⋯。声无遗漏地反映出来，能给人们以逼真的感受，可以“再现”历史，比文字档案更形象、直观、生动，引像档案又称音像档案、视听档案。声像档案作为档案人人胜，历史凭证作

3、用更为明显。的一种载体形式，是纸质档案的重要补充，也是高校第二、宣传教育作用。声像档案内容极其丰富，档案的重要组成部分。随着高职高专院校的发展，声形式多种多样，传播快，一般不受地域限制，不受文像档案的利用也越来越频繁，其在工作中越来越发挥化程度限制，甚至不识字的人也能接受某些声像档案重要作用。目前高职高专院校声像档案管理还存在许内容。将记录有重大变革和重大活动、事件、国家法多问题，需要在今后的发展中加以解决，使其逐渐规规法令内容以及政治内容的声像档案编辑成电影、电范，充分发挥信息服务作用。视、纪录片、专题片等，对全体师生进行宣传教育。一、声像档案的作用例如：学校在教育

4、评估、各类评比、校庆、新生开学声像档案除具有凭证作用和参考作用外，还具有之际制作展示学校教学成果、科研、管理、学生活动其特殊的作用。等各方面的视频文件，可以让全校师生加深认识，接第一、历史凭证作用。声像档案是记录历史的特收稿日期：2015—03—10作者简介：邱晓青(1982一)，女，福建罗源人，馆员。研究方向：档案管理。64删GE2015年4月第2期受教育。(室)藏匮乏。第三、广泛交流作用。声像档案的信息容纳量极3．声像档案移交传输的问题。声像档案的原始数大地超越传统文字档案，再加上它的客观真实性和形据容量较大，一般要经过筛选、剪辑，而摄录剪辑人象多维性，能使人们以

5、不同的方式和角度进行利用，员只将剪辑好的文件进行归档，而原始图像数据由于并被大量复制以满足多方面的需要，从而提高了声像容量很大，动辄上千万兆，在移交过程中由于存储容档案的商品化程度，加强了其广泛交流的特点。高职量和传输容量不足，造成归档不及时，甚至流失。高专院校可以根据自身特点，结合实际情况，针对不(二)制度不够健全，未能实行集中统一管理同主题制作介绍本校办学特色、师资情况、教学科1．声像档案管理制度不健全、执行不到位。目前研、学生活动、校园文化等方面的光盘、照片等声像大部分高职高专院校声像档案未能实行集中统一管材料，进行分发、赠送，扩大交流范围及影响力。理，缺乏必要

6、的规章制度，缺乏行之有效的保障措二、高职高专院校声像档案管理存在的问题施，管理工作也未落到实处。声像档案归档难以形成高职高专院校声像档案管理普遍存在归档不及一个统一的流程]，许多照片档案散存在个人或科室时、不完整，管理混乱、管理方式落后，保管条件差内部，使得高职高专院校档案馆(室)藏声像档案极等问题，直接影响了声像档案的完整和利用。为匮乏。(一)归档意识淡薄，未能及时归档2．声像档案不完整。声像档案有特殊的归档要1．摄录人员没有归档保存的意识。负责摄录、归求，例如照片、底片需同时归档，影像需辅以文字说档的人员多是兼职人员，他们中许多人没有声像档案明_3]。但在实际工作

7、中，常常出现只有照片没有底的概念，误以为只有上级来文、红头文件才是档案，片，或者照片底片无法对应、文字说明不规范等问而学校各类重大活动、重要会议形成的照片、视频、题。随着数码相机的普及，目前大部分都是数码照录音等声像资料摄录完就可以了，没有及时归档保存片，这就存在像素、格式是否符合归档要求等问题。的意识。这些拍摄完成的照片、视频、音频等原始数一些单位的声像档案归档不及时，在时间推移的过程据，归档时还需要进行筛选，配以文字说明。有些活中，常常无法说清事件的顺序、相关人物、地点、主动在拍摄完成后，拍摄人员只选一两张作为新闻报题等，其保存和利用价值也会大打