文件控制程序.doc

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1、名称文件控制程序文件编号:P-BLJ-0011.目的：对公司食品安全、质量管理体系有关的文件和外来文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效最新版本。2.适用范围：适用于本公司与管理体系有关的文件和资料的控制（包括国家相关法律、法规，本公司内部或顾客、供货商提供的及外来的与质量安全管理体系有关的资料）。3.名词解释：无4.职责：4.1总经理批准发布一阶文件（食品安全、质量管理手册），管理者代表审核，品管制定/修订/废止。4.2管理者代表核准发布二阶文件（程序文件），部门主管审核，职责单位撰写。4.3厂长核准发布三阶文件（部门工作手册），部门主管审核，职责单位撰写。4.4部门主管核准发

2、布四阶文件（部门表单），职责单位撰写。4.5国际/国家/行业标准，法律、法规，设备操作手册，客户、供应商资料由使用部门负责评审、保管、更新，提供目录于文控备案。4.6集团总部下发文件由相关职能部门接收后报文控，由文控确定是否属受控文件，如属受控文件，则由文控列入或替换前文件后发行、生效。4.7文件重新发放：如发放文件缺页、破损、字迹模糊或丢失，由领用单位填写《文件补发申请表》，由部门主管核准，方可领用。4.8各使用部门负责本部门文件及与管理体系有关文件的使用、整理、归档。5.作业内容：5.1新文件的编号：所有编写单位需根据编写规定对文件进行编号。5.1.1文件的名称：必须准确描述文件的

3、内容。5.1.2文件必须有统一、唯一的编号。5.1.3依文件类型：一阶文件：M-质量安全手册二阶文件：P(H）-程序文件三阶文件：W-部门工作手册四阶文件：R-部门表单公司部门编号：公司：：BLJ，行政部：XZB，储运部：CYB，采购部：CGB，生产部：SCB，品管部：PGB。文件编号：技术文件JS，检验文件JY，管理文件GL。质量安全手册/程序文件/HACCP计划与HACCP计划相关的及其他程序文件编号：M（H）-----—--BLJ-------------001生效日期页次4/4页序A名称文件控制程序文件编号:P-BLJ-001序列号公司名称拼音缩写（三级程序文件为技术、检验和管

4、理的拼音缩写）文件类型缩写部门工作手册/操作规范编号：表单编号：5.2部门文件编号：5.2.1部门手册序列号十分位与个位表示作业规范序列号，包括**作业规范（编号01-99）。5.2.2表单编号最后三位序列号表示该部门表单流水号（数字编号从0-999），英文字母表示表单版本号。若变更，版本号从A→B→C……Z→A依次类推。5.2.3文件的版本号：文件必须有统一、唯一的版本号。版本号原则如下：以数字1，2，3……顺序排列，版本1表示第一版；当版本变更10次后，若再做版本变更，则原文件编号作废，由文管中心另发放一文件编号，版本重新定为1版，页序均为A。文件版本填于文件封面之“版本”栏。5.

5、2.4页序：以字母A，B，C……顺序排列，版本1中之某一页修订，若不须变更版本，就该页次而言，页序由A变为B，依次类推。当任一页序变更到J次时，若再需变更该页序时，则重新发行新版本，版本依序变更，页序均为A。文件页序填于文件每页之“页序”栏。5.2.5段落序号：章节中的条款按照如下顺序进行段落编写：阿拉伯数字*、阿拉伯数字*.*、阿拉伯数字*.*.*。生效日期页次4/4页序A名称文件控制程序文件编号:P-BLJ-0015.2.6文件格式：文件每一页必须包括文件名称、编号、生效日期、页次、页序，文件首页还必须包括制定、审核、核准及有效标识。5.2.7文件字体：封面中的文件名称为小一、宋体

6、、加粗；文件类别、文件编号、撰写单位、版本、发行日期、机密等级、合计页数及制定、审核、核准字体均为四号、宋体、加粗；正文：题头的名称具体的名字体为小三、宋体、加粗；正文字体为五号、宋体5.3文件编写、修订、废止作业5.3.1文件制订作业：视实际需要由部门/单位指定人员，以各类文件的标准格式依要求拟案后填写《文件制订、修订、废止申请表》由职责主管核准后，交由文管中心做发行及控制。5.3.2文件修订作业：文件若不适合于现状，需修改增订，由提议单位填写《文件制订、修订、废止申请表》职责主管核准，进行修改，交由文管中心做发行及控制，修改单位应将修改后文件名称填写在部门工作手册中的《文件修订履历

7、表》上以利文件控制。5.3.3文件废止作业：由提议单位填写《文件制定、修订、废止申请表》，按职责核准后，回收各相关单位文件交由文管中心废止，需做保留的，经职责规定核准后，在存档文件上加盖“保留”章方可保留。5.4文件的发放回收和标识：5.4.1文件的发放要求：部门需先将文件打印好，由授权人员对文件的充分性、适宜性进行审核和批准。审核是保证文件的正确性，批准意味着从行政上赞同文件的实施。文管中心的文控员填写《文件发放记录表》，经管理者代表批准后，