#文件控制程序.doc

《#文件控制程序.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、1目的为确保公司QHSE经管体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序。2适用范围本程序适用于对公司QHSE经管体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制。3术语和定义（无）4职责4.1总经理办公室是文件归口经管部门，负责公司QHSE经管体系一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等经管。4.2各职能部门按照QHSE经管体系主要职责编制程序文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好经管控制。4.3各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及经管。4.4总经理办公室负责公司外来文件

2、的经管，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等经管。4.5所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行经管。5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）5.1文件的分类5.1.1内部文件内部文件是公司为保证QHSE经管体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括：a）经管手册——一级文件；b）程序文件——二级文件；c）作业文件——三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术规范；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE经管体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过

3、程活动记录等）。5.1.2外来文件外来文件主要是体系运行所需的国家或上级主管部门下发的文件，主要包括：a）法律法规及其它要求；b）技术规范和规范；c）其他与QHSE经管有关的文件。文件和资料控制工作程序流程图7/7文件分类外来文件相关专业部室内部文件各专业部室起草文件总经理办公室统一编号组织相关人员讨论填写文件签发审批表原件存档相关主管经理阅示主管领导审批（涉及各个专业的其它专业领导及部门要汇签）按领导批示印发相关单位总经理办公室统一编号印制主管部室下发相关单位相关单位按文件执行并保存文件评审、更改和改版并经重新审批失效、作废文件回收销毁5.2文件的编号5.2.1文件的

4、编号按文件层次递进，本着易于查阅和检索的原则。对文件编号进行规定，如下：7/7a）经管手册：企业规范/公司代号-文件名称、版本号-年份。即：Q/YZB—GSD—2012年份经管手册、版本号（从A、B、C……）企业规范/公司代号b）程序文件企业规范/公司代号-文件名称-文件顺序号-年份即：Q/YZB-CX□□-2012年份文件顺序号（从01、02、03……）程序或文件类别名称企业规范/公司代号c）作业文件：作业文件分为四类：制度类，代号为：ZD；经管文件类，代号为：GL；作业指导书类，代号为：ZY；工程QHSE计划书类，代号为：XM。文件的顺序号由各部门或各基层单位从0

5、1开始，按顺序编号。企业规范/公司代号-文件名称/单位代码-文件顺序号-年份例如：Q/YZB—GL—BG—08—2012年份文件顺序号（均从01、02、03……）单位代码（如总经理办公室、检维修二车间……）经管文件（也可能为ZD、ZY或XM……）企业规范/公司代号上述编号表示，由总经理办公室2012年编制的08号经管类文件。5.2.2各单位代码规定如下：序号单位名称单位代码序号单位名称单位代码7/71安全保卫部AB13工建车间GJ2质量经管部ZG14设备制造分公司ZZ3生产经管部SG15阀门密封中心FM4物资供应部WZ16工程机械修理中心XL5科技部KJ17无损检测中心

6、JC6市场部SC18工程机械队JXD7财务资产部CW19第二工程部EX8工程工程经管部GC20第三工程部SX9总经理办公室BG21高压水分公司GYS10检维修一车间JX22东方工程部DF11检维修二车间WX23安装一分公司YF12检维修三车间DY24设计所SJS5.2.3除上述经管手册、程序文件和作业类文件编号以外，需要时也可采用正邦××字[□□□□（年号）]□□（顺序号）号的形式来行文，但不要两种编号同在一个文件编号中出现。5.2.4随通知下发的制度、规章、规定及三层次文件等重要附件，需要加有文件的编号，以便今后查阅。5.2.5外来文件使用原有的编号或规范号，一般不另

7、行编号。5.3文件的编制、审批和发布a）经管手册由总经理办公室负责组织编制，经经管者代表审核后，由总经理批准发布；b）程序文件由总经理办公室组织，由各主管部门参与编写，职能部门审签，经经管者代表批准发布；c）三级文件由各主管部门、基层单位负责编写、审核，由主管领导批准发布；d）外来文件由主管领导审批其适用性，需要时转发；e）记录及记录的保存期限随相关文件一起编制，并按《记录控制程序》执行，需要时可另设记录表格；f）体系一、二级文件汇编后统一发布；其它文件根据需要随时批准发布。5.4文件的发放、接收5.4.1内部文件的发放、接收a）经管手册