E物业质量记录控制程序.doc

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1、E物业质量记录控制程序E物业质量记录控制程序　　E物业质量记录控制程序提要：质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案室主管人员填写《文件销毁记录》，交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁　　E物业质量记录控制程序　　1目的　　对质量管理体系所要求的记录予以控制。　　2范围　　适用于为证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。　　3职责　　3．1质管部负责监督、管理各部门的质量记录。　　3．2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的质量记录。　　3．3管理部档案室负责保管超过一年的质量记录。　　3．4各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式。　

2、　4程序　　4．1各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的质量记录。　　4．2质量记录的标识编号　　质量记录的标识编号按《文件控制程序》执行。　　4．3质量记录填写　　4．3．1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。　　4．3．2如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。　　4．4质量记录的保存、保护　　4．4．1各部门的资料员必须把所有质量记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥

3、的地方，所有的质量记录保持清洁，字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录交档案室保存。　　4．4．2质管部编制《质量记录清单》，将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、保存期等内容，交管理者代表审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的《质量记录清单》作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的质量记录原始样本。　　4．4．3质管部每3个月要检查一次各部门质量记录的使用、管理情况。　　4．5质量记录发放、借阅和复制　　a）各部门填写《文件发放、回收记录》，向质管部领用所需记录空白表；　　b）各部门保管的质量记录应便于检

4、索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。　　4．6质量记录的销毁处理　　质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由档案室主管人员填写《文件销毁记录》，交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人执行销毁。　　4．7记录格式　　4．7．1各部门的质量记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。　　4．7．2各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。　　5相关文件　　《文件控制程序》。　　6质量记录　　6．1《质量记录清单》。　　6．2《文件发放、回收记录》。

5、　　6．3《文件借阅、复制记录》。　　6．4《文件销毁申请》。