前台 岗位职责.doc

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1、前台岗位职责岗位名称前台岗位编号BJXZ001所在部门行政部直接上级行政主管管理权限前台行政事务直接下级无任职资格学历大专及以上学历专业文科类专业工作经验一年以上工作经验技能和素质1.具备基本的商务接待礼仪知识和技巧，接受过相关的培训2.熟练操作Windows及办公软件，如Word、Exel及PPT3.良好的组织、沟通、协调及表达能力4.工作主动、热情、耐心、细致5.具备良好的自我管理控制能力6.具有较强的保密意识岗位职责1接转电话2来客来访接待3收发传真及时准确4收发信函快递5饮用水管理6票务管理7酒店预定8.考勤管理9会议室管理10

2、办公环境管理11办公用品的管理12名片印刷13办公区域的输出设备维护14与物业联系工作前台岗位工作流程（操作标准）编号工作内容操作标准1及时礼貌的接转电话声音清晰明亮，铃声响三声内接起电话，用语：您好，海量数据公司，请问找哪位？...请稍等。2来客来访接待客人来访时，主动问“您好，请问您找哪一位？是否有预约？”，获悉被访问人后，“请问您贵姓？”并做好相应记录，并领引来访者会议室等待，通知被访者，准备茶水招待。3收发传真及时准确接收传真时，问清收件人及发件人。收到传真后快速准确的转交给收件人，遇到收件人不在，传真为急件时，应立即电话通知收

3、件人。发送传真时，准确传达所要发送的收件人，应在传真发送完毕后与对方确认。4收发信函快递收到要发送的快递，应注意信息填写完整，准确，收到信函、快递时，应注意是否为本单位快件，签字确认后立即转交给收件人。对收发快递应做好电子存档记录，以便查询追踪及月末结帐，月末及时准备的做好相关费用统计核算。5饮用水管理注意饮用水的贮备量，及时订水，每次订水量为2桶，每次结15桶水款。价格为12元/桶6票务管理确认订票人的身份信息及订票要求→联系票务公司→及时准确的为同事预定飞机票及火车票7酒店预定确认入住客人的名字、身份证信息、抵达时间、入住房间类型及

4、天数后→酒店联系预定→确认预定成功后→通知入住客人酒店的名称、地址及保留时间等相关信息。8考勤管理准确记录每天员工考勤，病假、事假、年假、培训及出差等做好相应的记录，做到有依有据。月底及时准确统计考勤，统计结果应该及时与本来反馈以便修改及确认。9会议室管理保持会议室室内环境的整齐卫生，使用前后的照明控制。10办公环境管理定期维护并检查办公环境中有无需维修的家具及办公设备。遇到有损坏的，及时向行政主管申请报修。11办公用品的管理统计所需办公用品的种类及数量→询价，申购→并做好入库记录；员工领用时，做好相关的出库台帐及领用记录（需领用人签字

5、）。12名片印刷员工邮件提出印刷名片申请→行政主管同意→与对方确认名片信息→准备传达给印刷公司，确保名片信息无误→将印好的名片发送给员工13办公区域的输出设备维护对办公区域的电话，传真机，打印机等每月定期维护检查，有问题及时向行政主管申请维修。14与物业联系工作办公区域的维修维护联系，水、电、空调的维修维护管理。行政人事工作流程编号工作内容操作流程1社会保险每月明细报表北京总部：25日以后打印社保月报→统计核算员工社保明细，与月报数据必须保持一致；外地办事处：数据由人事外包公司提供。广州办社保明细不放入北京社保明细表，每月第一个工作日需

6、发送给深圳朱亚楠。北京社保明细报表需在月初统计完毕发送给财务。2核对每月人事外包帐单每月月初人事外包公司将发送当月的社保对帐单，需要核定无误后确认。两日内核对完毕3电费管理物业公司在月底将会提供电费缴费通知单→核对无误后向物业公司索取发票→详细填写付款通知单（支出凭单）→行政主管签字→扫描电费发票及付款通知单（支出凭单）→发费用申请邮件（主送行政主管，抄送财务及出纳）→行政主管邮件同意→递交票据给财务室。4IP电话费管理IP电话公司在10日后将发送上一月的IP电话费发票及纸质及电子版的电话详单，收到以上材料后→填写付款通知单→行政主管签

7、字→扫描发票及付款通知单→发费用申请邮件，贴上整理出来的电话详单【要求：①筛选≥10分钟的长途电话（分国内和国际长途）②单独列出≥10分钟的电话，形成一个新表③分析≥10分钟电话：a.列出是分公司和办事处的固话及手机b.通话时间≥10分钟且不是分公司和办事处的固话及手机的】（主送行政主管，抄送财务及出纳）→主管邮件回复同意→递交票据给财务室。5快递费用统计及结算将快递发件底单与快递公司的底单核对→索取发票→整理快递明细报表→邮件申请费用（主送行政主管，抄送财务及出纳）→主管邮件回复同意→递交票据给财务室。6行政部公司费用报销将上一月产生

8、的费用整理到公司费用报销表→邮件申请费用→行政主管邮件回复同意→填写费用报销单、粘贴票据→行政主管签字→递交给财务室。7员工考勤月底最后一天发邮件询各办事处员工的病假、事假、年假及培训出差的时间及地点（主送