沟通与协调程序.doc

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1、中山市宏泰实业有限公司文件编号KGMS-003A页数：版本号：5/4A文件标题：沟通与协调程序版次A制定日(日,月,年)30-07-2002起案部门起案人文件更改历史GMA郑信舟版次更改原因生效日期审核部门审核人A第一次发行版本01-08-2002决裁部门批准人发往部门发行印章NO代号部门签收NO代号部门签收1GM总经理16HA家电车间2VM副总经理173DIR厂长184ISOISO办公室195QAD品控部206DE开发工程部217PE生产工程部228PMCPMC部239PUR采购部2410AD行政部2511WH仓库部2612FE安全设备部2713PP塑胶车间2814DC喷印车间291

2、5FP装配车间30无盖章为无效文件备注：中山市宏泰实业有限公司文件编号KGMS-003A页数：版本号：5/4A文件标题：沟通与协调程序1.0目的、确保在公司的各个层次和职能部门之间，建立适宜的沟通过程，并对质量管理体系的有效性进行沟通。2.0适用范围、适用于本公司内部与质量管理体系有关的所有人员。3.0责任：3.1总经办：组织制定内部沟通的方法；检查沟通方法执行情况。3.2各部门负责人确保与相关部门的沟通和部门内部的沟通方法正确，执行有效。4.0词语解释、4.1内部沟通：最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通过程，并确保对质量管理体系的有效性进行沟通。5.0流程图(无)6.0工作程序：

3、6.1沟通方式6.1.1正式沟通：在公司内部，依据程序文件、作业指导书以及公司明文规定的原则进行信息传递与交流，从而进行有效的沟通。6.1.1.1下行沟通：上级对下级沟通。主要方式是以命令、通知、规则、公函，手册，公司规定等。6.1.1.2平行沟通：同级之间的沟通。主要方式是以工作流程、协商、交流等。6.1.1.3上行沟通：下级与上级沟通。主要方式以请示、报告、建议、申请、意见等进行沟通，办公室是公司下级与上级沟通之中心。6.1.1.4全面沟通：主要方式是会议。会议由总经办召开，主要针对沟通的内容进行讨论，协商，相互交流等，或者由参加的部门作总结，或者领导发表意见。6.1.2非正式沟通

4、：是对正式沟通的补充，一方面满足员工的需求，另一方面也补充了正式沟通系统的不足。本公司引导非正式沟通向有益方向发展。6.2沟通主要内容6.2.1质量方针：方针制定由公司各部门充分讨论，方针发布后应培训，做到充分理解。6.2.2职责和权限：在质量手册中，明确规定公司各职能及相互关系，包括职责和权限，质量手册每个职能部门都应有一份，并组织学习。6.2.3体系运作的过程：在公司的日常运作中，按相关程序文件与作业指导书的要求及本程序。6.2.4体系有效性：本公司按以下四个方面就体系有效性进行沟通。a.目标实现分析会，进行沟通。详见《质量目标管理程序》。b.内部审核：详见《内部质量审核程序》c.

5、管理评审：详见《管理评审程序》d.质量改进和体系的持续发展；详见《持续改善程序》.6.3内部沟通方法中山市宏泰实业有限公司文件编号KGMS-003A页数：版本号：5/4A文件标题：沟通与协调程序6.3.1会议方式：促进意见交流，解决有关生产过程中的质量问题以及公司经营决策。其中生产协调会由生产部长主持；有关影响质量体系或质量目标的会议和公司每年的管理评审会议由管理者代表主持；有关重大经营决策的会议由总经理主持；其它会议由相关部门部长主持召开。对重大事件都必须作会议记录；对上一次会议结果必须进行跟踪和验证。6.3.2内部：对质量、技术、工艺等方面突发事件，需要通报的，使用内部沟通形式。6

6、.3.3公司的管理制度：所有员工都必须遵守执行。6.3.4书面通知：公司对所要进行的活动发书面通知给各个部门。6.3.5电话：主要用于了解情况及对公司运作指令的补充说明。6.3.6培训：利用培训，加强沟通技艺，详见《培训程序》6.3.7个别访问面谈，了解员工需求。6.3.8联络书：同级部门之间办事的一种沟通工具。6.3.9合理化建设、提案制度。6.3.10公司通知、公告由总经办发出。6.4外部沟通：6.4.1总经办和PMC负责接收客户有关质量管理之任何建议或关切事项，包括产品/服务相关讯息、订单变更、产品抱怨事项等。6.4.2接收方式为电话、传真、信件、口述或其他可行方式。6.4.3若

7、为合约或订单之变更应依《合同评审程序》之规定执行；若为客户抱怨则依《客户满意管理程序》执行。6.4.4其它之客户或相关团体意见则应记录于《信息传递单》，并交由相关单位进行处理，如不能短期内处理完成，应视情况向原提案单位或人员告知处理情形。6.4.5采购部负责接收与供应商有质量、交期、建议、服务的事项。接收方式：电话、传真、信件或其他可行方式。6.4.6各项外部意见之处理方式，应交付相关部门或职责人员进行讨论，并将处理结果告知相关团体或个人。6.