网络环境下档案信息管理探析

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1、凰国驵眢园业务研究网络环境下档案信息管理探析◇朱红艳网络时代为档案事业的发展提供了巨大的发展文件的全文信息，这就为管理全文级一次档案信息提空间，同时也给档案信息管理带来了极大的挑战。只供了有利条件。有不断地对档案信息管理模式进行创新，实行科学管三、网络环境下加强档案信息管理的对策理．才能找到网络环境与档案信息管理网络的结合1．自动上传，收集归档。档案部门可以改变传统的点，促进档案信息资源向生产力的进一步转化，进而收集模式，在网页上建立电文件自动上传工作窗不断推动档案信息管理工作向前发展。口，在第一时间将其

2、收集到档案馆(室)的服务器上进一、网络环境下档案信息管理面临的挑战行归档。档案管理人员在接收电子档案后，首先．应对1．网络环境下档案载体的更新换代给电子档案管移交的电子档案进行验收、核对，归档的服务器上理带来挑战。随着磁扭、光盘、磁带等新型档案载体的注明卷宗号、文件名称、移交人等，并对其进行标准化出现和应用，如何科学、有效、安全地对电子档案进行转换，如文字档案制成PDF格式、图片档案制成JPEG收集、保管、利用等，已成为档案馆(室)亟待解决的课格式、音频档案制成MP3格式、视频档案制成MPEG4题，而解决

3、这个问题的有效途径之一就是档案馆f室)格式；其次，应在计算机中分¨别类地建立文件夹。将的数字化建设。目前，档案馆(室)的档案保管、利用与相应的档案存放在各自的文件夹V。形势的发展要求不相适应，仍然停留在纸质档案的管2．加强管理，保障安全，必须高度关注档案管理网理及较原始的检索利用水平上．使得绝大部分电子档络运行的安全性问题，建立腱全档案信息管理体系．案无法收集和提供利用．一定程度上影响了档案信息用制度管人、用制度管事，规范档案信息管理操作规化建设的进程。程，并采取有效措施，确保案信息的安全。一要加强2．网

4、络环境给档案信息的保密性带来挑战。档案网络信息安全性的前期控制，加强技术保障措施．减信息具有一定的保密性，在网上实现档案资源的开发少系统本身故障的发生率，并注意做好信息的备份32利用和共享必须符合罔家保密规定。既不是任何档案作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和保证信都可以上网，也不是只要涉密就不能输入信息网络系息的完整。二要严格限定上网信息的范同。一般来说．统．凶此，如何加强网络环境下的保密工作是档案工涉及国家安全和利益、丰．卜会秩序或个人隐私的档案．作者必须面对的课题。应当对其利用范围加以必要的限制

5、。实际操作中可以3．网络环境给电子档案的真实性、完整性和可读依据《保密法》的有关规定，对档案文件的上网范围、性带来挑战。网络环境下的档案信息以数字化的形态使用权限作出规定。同时，对馆(室)藏档案按照保密存在．具有机读性、易改性、共享性和对设备的高度依期限进行登记分类，定期鉴定，达到解密期的及时解赖性等特征．任何有意或无意的操作失误都可能对档密．争取做到该保密的不flit密，该开放的不保密。案的真实性、完整性构成威胁。在电子文件和数-7-档3．兴办服务实体，发展档案信息产业。在知识经济案传输与载体转换过程中

6、．极易冈为管理的疏忽造成时代，档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路，信息的似性丢失：由于设备和存储载体的寿命与安全在为社会提供档案信息服务的基础上．创建档案信息性的限制，一旦出现设备的破坏、载体的老化与损伤服务产业，建立以档案信息收集、加：[、存、检索、服等风险，档案的可读性将遭到不可逆转的破坏；数字务为主要内容的q2作实体档案T作者应当树立服务技术和格式标准的快速更新也使得电子档案的可读意识和产业意识．面向经济建设主战场主动出击。如性越来越脆弱。在汇编专题信息方面，开发科技信息，帮助企业引进、4．

7、网络运行的安全隐患给档案信息的安全性带来开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整挑战。网络环境下档案信息资源整合是基于一个相对服务：开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律开放、互联互通的环境而开展的，开放的网络环境使信息。为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为大量以数字代码形式存在的信息资源时刻受到多方城市改造和建设服务等。面的安全威胁．这些安全问题严重阻碍档案信息资源4．加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时的开发利用。代的发展．人类的知识和信息总量在急剧增长，面x,-t二、网络环境下

8、档案信息管理呈现的新特点浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将1．档案信息的记录形式更加多元化。长期以来，人所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利类的历史是依赖文字记录的历史，文-7-是记录历史的用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政唯一工具，随着摄影和录音技术的出现，人们开始用的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化图像和声音记录历史。图像、声音比文字能更直接、具管理．充分发挥整体优势。而建