采购作业流程手册.pdf

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1、請、採購作業流程手冊－總務處採購組2008.01編訂2008.10第1次編修2009.11第2次編修※請尊重智慧財產權1大綱壹、壹、錯誤態樣錯誤態樣貳、採購法源依據貳、採購法源依據參、政參、政府府採採購購法法肆肆、、總務會計一貫化流程總務會計一貫化流程伍、請伍、請、、採購流程採購流程2壹、錯誤態樣3錯誤態樣改善建議●率自先行採購，嚴重違反採購規定率自先行採購，已造成行政單位遂行行政以下為錯誤態樣：程序之莫大困擾，更嚴重違反採購規定一、無論計畫補助款案及學校經費物品採一、金額15,000元以上(含)者未先行買，皆須依照正常採購流程請

2、購動支，就予以採買二、若屬原因1及原因2之情事者，請先告歸納發生原因：知會計室及採購單位，是否以紙本方1.計畫案申請前置作業(須有一定程式先行簽核，及商討適當流程辦理度的結論才可提出申請)及尚未核三、若屬原因3，請先上簽述明原因，陳准前先行採購，等核定後再補程序首長核准後，再補行請購、採購程序(仍請依照正常採購流程辦理)2.急用，來不及四、所有請購、採購案件仍宜計算時程，3.不知規定，也没問清楚怎麼做，等提早提出請購經費動支，並依本校採買了不能核銷且又是自己代墊款購相關規定辦理採購五、若對本校請採購程序有任何疑問，請向採購單位諮詢

3、人員詢問4錯誤態樣改善建議二、規避15,000元以上(含)先行送審一、請勿以同一廠商，開多張發票，採購流程且為連續日期及單號，而規避錯誤範例如下：15,000元先行送審採購單流程1.同一廠商，開同一日期之多張發票二、常有單位藉此規避學校採購流程，嚴重造成內部控制疏失。(同2.總計金額達15,000元以上者(分散一廠商，開多張發票。目前是政採購嫌疑)府審計部針對各學校憑證審查錯誤重點之一。)三、宜計算時程，提早提出請購經費動支，並依本校採購相關規定辦理採購5錯誤態樣改善建議教育部補助設備明細表項目(品採購項目品名與規格，應與報名)，

4、與經費動支表經費項目部核定之品名與規格相同。(品名)，與需求規格表(品名)不同。需求規格表填寫廠牌、型號，需求規格表請依「政府採購違反「政府採購法」第26條限法」第26條限制競爭的規定，制競爭的規定。勿填寫廠牌、型號。需求規格表未填寫交貨日期或請詳填。維護期限、及保固期限(資本門經費)。規格訂定過於詳細、過於簡採購項目之規格宜依政府採購化、或僵化，以致於發生採購法相關規定訂定，以免產生綁困難標之嫌或採購困難。6錯誤態樣改善建議廠商報價單日期，在動支表及需求規格書為招標文件之一，需求規格書之簽註日期之前故先辦理招標程序，才會有廠商報

5、價單的產生，故其廠商報價單日期應在動支表及需求規格書之簽註日期之後廠商報價單未填寫報價之廠廠商報價單請填寫廠牌、型牌、型號號，以利財產保管維護。廠商資格未查證、未附統一編廠商資格請至採購組網頁相關號。連結查證是否為政府公告之黑名單內，並附統一編號。口頭與廠商議定決標金額請依本校採購作業流程辦理；請購金額15000元以上由採購單位辦理。7錯誤態樣改善建議經費動支金額(請購金額)與採採購單位依請購單位需求詢價後購金額差異大金額差異很大，經查明後，得知請購單位於該項物品包含了很多消耗品或其他物品，且於預算書，需求規格書及廠商報價單皆未列

6、明，造成採購單位莫大困擾。依本校採購相關規定辦理採購。相同或類似請購項目有分散採同性質、大金額之採購建議共同購情形(如將百萬元採購案分集中採購，以節省經費。批採購)底價訂定之過程、時間與核定底價作業流程之相關規範宜力求金額不甚審慎合理，或未訂定審慎與合理，以強化公平性。底價。8錯誤態樣改善建議各項表單簽名或簽章未加註日各項表單簽名或簽章請加註日期、期。更改修正處未加蓋章或簽章。更改修正處請加蓋章或簽章。各項憑證開立日期次序顛倒。各項憑證開立日期次序如下：1.請購日→發票日→驗收日→傳票日→開立票據日→付款日。2.參照營業人開立銷售

7、憑證時限表:營業人應於發貨時開立發票。9採購事務諮詢人員採購類別單位採購單位諮詢人員採購單位單位主管資訊學院、總務處、陳麗昭(6103)環安中心、招待所教務處、秘書室、董陳麗昭(6103)事會、進修部教學中心黃奕滕(6102)管理學院、設計學陳麗昭(6103)院、學務處、體育室財物或勞務黃美玲(6101)會計室陳麗昭(6103)人事室、軍訓室陳麗昭(6103)通識中心、推廣中心、電算中心、創新黃奕滕(6102)學院理工學院、圖書館黃奕滕(6102)人文學院、研發處陳麗昭(6103)工程、修繕或營繕各單位(依其專業分案)陳奕中(60

8、54)簡世明(6051)勞務10貳、採購法源依據11一、依據(一)本校「採購辦法」(二)政府採購法二、適用範圍(一)教育部獎補助經費(二)國科會暨建教合作計畫經費(三)學校經費附註：§預算金額達1,000,000元政府補助款，依「政府採購法」辦理採