高效行动指南06.pdf

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1、“救救我！我负担不了了！”⋯⋯⋯⋯造成人们拖拉的一个主要原因就是不堪重负、手忙脚乱、应接不暇。他们觉得生活中需要去做的事情就像一台压路机，把他们都压扁了。他们可能有太多的杂事，或虽只有一个工作，但看起来非常巨大或异常复杂，以至于使他们变得无从下手，只能停在原地不动。他们停止了思考，停止了决策，停止了做任何事。学生们会在准备考试或同时交几篇论文的时候感到不堪重负。在工作中，一个人可能会在启动一项计划或准备一个重要会议时感到手忙脚乱。做促销的人会望着他们的配额哀叹道：“我怎样才能做好每一件事以实现目标呢？”在家中，负担最重的工作可能要属整理文件或者是联系家人和朋友。对许多人来说，搬

2、家或在假期换个地方住住的想法太难实现了。负担最重的工作也可能具有季节性，例如，准备填写纳税申报单，或仅仅是每天都有大量的杂事要做。无论什么工作，只要我们感到不堪重负，我们常常就要瘫痪下来，什么事也做不了。事实上，那个工作在当时可能真的是无法负担的。很有可能，没有一个人有时间或精力去做摆在你面前的那份工作的全部。处理这种问题的秘诀包含在一则中国谚语中—“千里之行，始于足下。”你总能找到迈出第一步的时间和精力。但在迈出第一步之前，你需要花些时间和精力决定你想去旅行的确切地址和保障你前进的必要步骤。〉〉87第二部分我们为什么拖拉如果你真要有一次千里之行，你会想知道终点在哪儿，你会需要

3、一张地图以便计划路线，会需要知道旅行的方式。在筹划旅行的同时，你会发现它由多个小旅行组成。第一天，你会计划从A地到B地，第二天从B地到C地，等等。把工作分成便于管理的几部分把那些你无法负担的工作分成许多小工作，你可以列出一张单子。如果这张单子还是让你望而生畏，那就再把它分解成几个小单子。或者如果你满桌子堆的都是记录事情的小纸片，那就把它们固定在一张大一点的纸上。试着把这些单子按时间顺序分成组。什么是这周必须完成的，下周的呢，下下周的？在这个程度上你还能把事情分出主次来吗？不是每件事情都能成为“A级”的，有些事情必须是“C级”的。你也可以为打电话、文书工作、调查研究和外出奔波分列

4、不同的单子。确定了所有组成大工作的小工作之后，集中精力“各个击破”，专心做单子上的一件事情。接着，扫视单子，找出下一个执行的工作。如果你发现你不可能一一做完每一件工作，你可以决定是否有些工作可以简化一下、委托他人，或干脆取消。是否有的工作即使略过也不会危害到整个计划？现在你已做好了削减工作的准备，可以一次一件地工作了。依据一名房地产经纪人沙伦·鲍肯维兹的经验：绝大多数人都认为，对房地产经纪人来说卖一套房子相当容易—只要找到一个买家，帮他弄到一笔贷款，参与最后的细节讨论，达成协议，交易就算做成了；因此当新的经纪人刚一入行时，他们绝对会为其中所涉及的所有事情感到疲惫不堪。沙伦的办公

5、室为每一位员工都提供88〉〉6.“救救我！我负担不了了！”了一系列的指导，告诉他们在列出所卖财产后要做的事情是什么。这张单子共有75个步骤，包括从前往若干登记部门登记、安排评估，到最后的地下步行道的所有事情。这张单子可以确保没有事情被遗忘，每件事都能做到。最重要的是，它可以防止经纪人感到应接不暇，使他们得以一次一件地做事。12种提高办公效率的小窍门1.把你的想法写下来，别相信你的记忆力，无论它有多好。2.在开始每天的工作之前，安排好主次顺序。3.用你最有效率的时间做对你最重要的工作。4.对很耗时间的工作进行阶段性处理。5.不要把时间安排得太满，每天留出一些不安排约会的自由时间。

6、6.每次只集中精力在一件事上。7.适当休息。四处走走，伸伸懒腰，离开桌子吃午饭。8.找一块方便的地方用以分类、归档、存放身边的东西。9.保持文书工作的进展。10.对访问做出限制：•在每个多余的椅子上都堆上东西，使未受邀请的来访者不得不站着。•当饶舌的人打来电话时，一接电话就告诉他你只能谈几分钟，并立刻礼貌地问出他们的要点。11.把所有没在做的文件从你的书桌上移开。这样可以避免丢失或混淆文件。12.每次只处理一份文件。〉〉89第二部分我们为什么拖拉如果使你感到不堪重负的工作是你将要重复开展的，不要丢弃那张日程安排的单子。把它收藏好，一遍又一遍地用，就像沙伦办公室所做的那样。许多进

7、行商务旅行的人都介绍说有一张“携带东西的清单”能帮他们消除不堪重负的感觉，这种感觉过去常在想到收拾东西时出现。列清单的人、不用清单的人和丢清单的人“告诉我，你打电话问泽尔达·格鲁茨内格尔有关评估的事情了吗？”“唉呀，对不起。我太忙了⋯⋯工作使我忙得不可开交⋯⋯而且我家里也发生了好多事情，我一直抽不出时间。”我们都听过这种反复而枯燥的借口，甚至可能你自己也说过。但事实是：通常你没有打电话（或任何要求你做的事情）不是因为你太忙，而是因为你忘了。你为什么会忘呢？因为你没有把它写在任务清单上。事实就