商务英语实训教程下册Unit13CorporateMeeting教师参考.ppt

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1、《商务英语实训教程》（下册）教师参考Unit13教师用书Unit（13）CorporateMeetingPre-readingquestionsIfyouareanadministrativeassistant,howdoyouusuallyprepareforameetinginsidethecompany?Asanadministrativeassistant,mypreparationsforameetingincludethefollowings.Firstly,Ipreparethenoticesofthemeetingaccordingtoitss

2、ubject.Secondly,Isendthenoticestoeveryoneconcernedbytelephoneormass-mailingoneortwodaysaheadoftime.EverytimeIdouble-checkalltheinformationaboutthenoticebeforeitissentout,suchasthetime,place,detailsandsoon.Thirdly,Imakealistofallthespeakersinorderoftheirspeakingtime,suchasopeningrema

3、rks,individualpresentation,summingupandsoon.Finallyandmostimportantly,Imakeaconcisebutcomprehensiverecordofthemeetinginordertoprovidemybossforareference.【文本翻译】公司会议每一家公司每年都要召开股东大会来进行董事的更换选举。一年当中,公司还要召开其他会议来征得股东们对公司某项提议措施的同意，比如公司股本是否增减、公司章程是否修订或者公司是否合并等。年度股东大会有具体的法定要求，必须发布会议通知。在发布正式通知

4、的同时应当配发代理人的投票表格、回信地址以及邮资已付的信封。作为行政助理，你的职责包括准备会议通知以及代理人表格，以备股东不能出席会议时使用。代理权就是赋予另一个人为股东投票的权利。根据公司的章程细则，这些通知必须发放给每个相关人员。大多数情况下，通知必须提前三四周发放出去。你必须安排开会场所，且确保该场所届时可以顺利使用。你还应该打印并分发会议日程。在开会当天，把加盖有公司印章的相关资料的文件夹放在会议主席位置的桌子上。如果你作为会议记录人员，那就坐在主席旁边，以便能听清每一句话。如果有没听清的地方，暗示一下主席，他会重复刚刚讲过的话。开会之前，你应该浏览一

5、下所有提交给会议的议案和报告。此外，你手头还应该有与会人员的名单（在发送议程时你就应该留此名单），预先查看一下缺席人员，不要等到点名时再记下来。越是了解此次会议的目的和与会人员的信息，你记录起来越是得心应手。公司董事会议具体是由公司章程细则规定的。大多数公司都举行季度或年度会议。没有法律规定这些会议要有书面通知。行政助理可以通过电话、信件、或者电子邮件通知股东即将要举行的会议。还需要了解清楚哪些人将参加会议，哪些人不会参加会议。你应该将出席会议人员的名单列表造册，提供给会议。其他不定期活动的会议应提前两周做好安排计划。你需要发出邀请函，会议议程以及后续的提示。

6、邀请函中应该包括会议日期、时间、地点及主题。公司以外的会议通常需要正式邀请，像群发邮件那样发出邀请。在邀请函打印之前，必须复核其中的信息。确认邀请函上的具体时间、地点以及发言人的名称。没有人会因为邀请函上信息的疏漏而愿意打电话向会议主办方咨询。NewWords词汇教学重点：1.amendment[ə'mendmənt]例句1：Theamendmentwasrejectedby207votersto143.这项修正案以207票对143票被否决。例句2：Promoteaconstitutionalamendment.倡议宪法修正案。2.assistant[ə'si

7、stənt]例句1：Weareassistantengineer.我们是助理工程师。Teachingassistant助教。例句2：Themanagerisbreakinginanewassistant.经理正在训练一名新助手。3.agenda[ə'dʒendə]例句1：Dideveryonegetanagenda?大家都拿到议程安排了吗？例句2：Ifthereisnoobjection,theagendaisadopted.如果没有意见，议程就通过了。available[ə'veiləbl]例句1：Wemustutilizeallavailableresou

8、rces.我们必须利用可以得到的一切资