文件资料管理办法.doc

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1、文件资料管理办法1目的为了使企业内部文件管理的规范化、标准化、科学化，同时也便于企业内部各环节的交流与协作，特制定本制度。2适用范围适用于****公司除公文以外所有文件资料的管理。3规范性引用文件GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》；GB/T13017-1995《企业标准体系表编制指南》GB/T15496-2003《企业标准体系要求》GB/T15497-2003《企业标准体系技术标准体系》GB/T15498-2003《企业标准体系管理标准和工作标准体系》GB/T19001-2000《质量管理体系要求》GB/T24001-20

2、04《环境管理体系标准及使用指南》GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》GB/T22000-2006《食品安全管理体系要求》4文件管理流程图1：文件资料管理流程图5文件层次架构及文件类别定义5.1文件层次架构图2：企业文件框架5.2文件类别定义程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，通常称“书面程序”或“程序文件”程序文件是指导三级文件起草的依据。技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的管理。管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见

3、的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的管理。工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。工作标准也称对“人”的管理。6文件起草的基本原则符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。必须使用国家法定的计量单位。缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。7文件资料各要素的基本

4、要求文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。文件分汇编本文件及单份文件两种形式：（1）汇编本文件：由一个文件框架代码下的多个子文件组成，其中每一个子文件有其单独的文件编号。汇编本文件可以包括两种形式：——统编式（页码连贯式）：即汇编本内的所有子文件按编号次序依次编排页码。此种文件编排形式适用于页码较少的的汇编本文件（≤50页）。汇编本内的所有子文件“实施日期”必须与封面上的“实施日期”保持一致，在其中某份子文件更新时，整个汇编本全部进行换版；——分编式（页码独立式）：如果汇编本文件的

5、总页数＞50页，或者所辖子文件个数＞10个,文件起草部门可根据实际情况采用“分编式”的文件编排式。即：其中的每一个子文件可以不进行页码连贯编排，按单份文件编排页码。文件存档时，可以将同一个文件框架代码下的多个子文件放置在一个文件夹下，并设置封面和目录。其封面不体现“实施日期”以便于子文件换版。（2）单份制度：对单一的工作事项或一个文件框架下多个工作事项做规定，一份制度仅有一个编号。7.1封面汇编本的文件必须设置封面。“封面”要体现内蒙古蒙牛繁育生物技术股份有限公司、文件编号、文件名称、起草人、审核人、审批人、文件实施日期（“分编式”结构编排的汇编本文件，其封面

6、不体现“实施日期”）、发布部门。单份文件可根据实际需要可设置封皮也可不设置封皮。7.2目录目录为可选项，但是汇编本的文件必须要设置目录。目录所列的内容和顺序如下：（1）前言（为可选要素）（2）章（3）代有标题的条（为可选要素）（4）附件7.3正文名称为必备要素，名称力求简练，并应明确表示出文件的主题，并能与其他文件区分，名称不应涉及不必要的细节。任何其他必要的说明都应在“适用范围”中描述。7.4目的为必备要素，它应置于文件正文的起始位置,语言应简练。7.5适用范围“适用范围”为必备要素，应明确表明文件所涉及的对象及各个方面，同时还应体现文件适用的部门，必要时也

7、可指出文件不适用的界限。范围不能包含要求。7.6文件换版说明“文件换版说明”为可选要素，当文件换版时必须体现文件换版说明，具体内容如下：（1）管理性文件体现的内容为文件编号、文件名称、更改的内容、作废信息；（2）技术性文件换版内容除了满足管理性文件的内容要求，文件在第二次换版时还应体现该文件的历次更改信息，可通过如下表格体现：编号文件名称文件实施日期7.7规范性引用文件“规范性引用文件”为可选要素，根据实际情况设置即可。引用文件应注明编号和文件名称，文件名称用“《》”括起来。“规范性引用文件”顺序为国家标准、行业标准、地方标准、其他相关要求（不包括企业内部制度

8、）。7.8术语和定义为可选要素，用于对