文件资料管理办法

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1、文件资料管理办法为贯彻ISO9001的管理原则，加强公司的基础工作，特制定本文件资料管理办法。通过对文件资料的标准化、规范化、制度化管理，逐步积累各项工作的原始资料，供有关工作参考和借鉴。并便于检索和查阅，以提高工作效率。第一条目的通过对文件资料的控制与管理，使其规范化、制度化，确保向有关人员及时提供有效的文件和资料。第二条适用范围本办法适用于公司内部行政文件、工程资料、计划统计资料、财务资料及外来文件的控制与管理。第二条文件资料编号1.编号以9位阿拉伯数字组成，其具体含义如下：×××××××××文件资料顺序号文件资料类别编号项目顺序编号公司规定的编号2.公司规定的编号××指综合部给各部室及

2、内部所属单位的编号，从01开始，按顺序排列。新成立的部室或内部所属单位需向综合部申请编号，编号一旦确定后，不可更改。3.项目顺序编号××指各部室及内部所属单位根据本部室或单位的工作所分的大的项目类别，划分原则是清晰、明了并能全面覆盖各项工作，编号从01开始，按顺序排列。4.文件资料类别编号××指大的项目类别下的子项，如公6司行政管理类文件为大的项目，下面包括请示及批复、工作计划及总结等子项。分类由各部室和单位根据实际需要确定，编号从01开始，按顺序排列。5.文件资料顺序号××指各子项内单个文件编号，按顺序从001开始，第四条分工和管理1.公司机关的文件资料根据类别分口管理，综合部管理行政类及

3、人力资源类文件资料；计划经营部管理工程合同，建筑安装规范、标准、图集，招投标文件资料，计划经济类文件资料及其他与公司项目开发和经营有关的文件资料；工程技术部管理工程技术类文件资料；财务部管理财务类文件资料；质量安全部管理公司质量和安全类文件资料；设备材料部管理与设备材料相关的文件资料。公司内部所属单位应根据本单位的情况按以上分类及编号办法对文件资料进行管理。2.文件资料的管理工作包括收集、整理、编号、建帐、保管及在需要时上交。公司各部室设兼职的资料管理人员负责文件资料的管理。公司内部所属单位根据自身情况指定专职或兼职人员负责文件资料的管理工作。资料员应建立文件收发登记本，详细登记文件资料的来

4、源和去向。将保管的文件分类编号归档，并建立文件资料分卷总目录和卷内目录，建立文件资料借阅登记本（格式见后附表），并妥善保管文件资料及与之相关的记录。如因本人管理不善造成文件资料遗失、损坏且无法弥补，给工作造成影响的，将根据情节的轻重予以处罚。3.公司各部室及公司内部所属单位发生机构变动时，部门或单位合并的文件资料亦随之合并，部门或单位撤销时，资料管理人员将所保管的资料列出清单并统一上交综合部，由综合部根据具体进行处理。4.6公司的文件资料，仅供公司内部人员借阅，如有外部人员需用时，需经公司主管领导批准后方可借阅。有关工程经济方面的资料，如工程报价、工程结算、工程合同等资料要注意保密，一般不应

5、外借。需用文件资料时借用人需在资料员处办理借阅手续。一般借阅时间以一周为限，如继续需用时应办理续借手续。借用人应妥善保管借用的文件资料，如有遗失或损坏情况，应及时采取补救措施，必要时需追究当事人责任。第五条处罚办法见公司相关处罚条例。1.没有按规定建立文件资料的各项登记表格，造成文件资料混乱，不便查阅，但尚未给公司造成损失的，责任人写出书面检讨，并在一周内改正。2.由于管理不善造成文件资料丢失或损毁，责任人负责弥补，因此产生的一切费用由责任人自负。若无法弥补，但未给公司造成重大经济损失的，责任人写出书面检讨，并视情况处以50~100元的罚款。3.由于管理不善造成重要文件资料丢失或损毁且无法弥

6、补并因此给公司造成5000元以下经济损失的，责任人写出书面检讨并扣发其当月奖金。造成的经济损失超过5000元不足20000元的，责任人写出书面检讨并视情况处以5000元以上，20000元以下的罚款。造成的经济损失达20000元以上的，视情况由责任人按损失的50~100%赔偿，具体比例由总经理确定，并调离资料员岗位，情节特别严重的可以解聘。文件分卷总目录6序号卷号卷名组卷范围备注卷内目录6序号年月日文号收发文单位文件标题文件页码6文件资料借阅登记表序号文件编号文件名称借阅日期归还日期借阅人签字备注6