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1、文件編號文件名稱文件與資料管制程序制定日期2003-6-25頁數YD04201修定日期1．目的：1.1.確保品質系統所用文件與資料的正確性和有效性.1.2.使文件與資料之編號、核發、變更、歸檔、保存及報廢有所依循.2.範圍:本廠所有與品質系統相關的文件與資料.3.權責:3.1.文控中心負責管制性文件資料這管制.3.2.工程課負責技術文件及資料之變更作業.3.3.各收文部門負責文件資料副本之歸檔與儲存.4.參考資料:無5.作業內容:5.1.文件體系關聯圖(品質文件架構):品質手冊(一階文件)管理辦法(二階文件)指導書(三階文件)表單、記錄(四階文件)5.2.文件與
2、資料之編號:5.2.1.品系統文件之編號規則如下:公司碼部ISO9000四階段流(統一門20項之其之其中水爲Y碼中一項一項號5.2.1.1.部門代碼A-人事課；C-生管理；D-文控；E-工程課；F-財務課；G-總經理；M-製造課；O-品保；P-採購；Q-品管課；S-業務課；W-倉管課；B-貿易課；T-生技課；標準分類：手冊管理辦法指導書表單與記錄億輝電子廠文件編號文件名稱文件與資料管制程序制定日期2003-6-25頁數YD04201修定日期5.2.2.技術資料之編號依據技術編號之規定進行。5.2.3.外部文件與資料的編號:能歸入5.2.1.或5.2.2.依據規定
3、編定,否則,視具體情況而定.5.3.文件與資料之核發:5.3.1.文件與資料發行前必須已具備經授權單位核准通過:品質手冊由品管制定,管理代表審核,總經理室核准;管制程序由部門主管制定和審核,管理代表核准;指導書、表單與記錄依實際需要制定,由部門主管審核或核准,必要時須經上級主管核准.然後由制定部門送交文控中心分發,並由文控中心制定品质系統文件一覽表.5.3.2.文控中心根據需要數量制定文件分發一覽表,經管理代表核准通過後,再依據其制定文件分發控制表,經部門主管核准通過後,讓各收文件部門簽收.5.3.3.通過文控中心發行之文件與資料以蓋章作識別,蓋章之原則如下:5
4、.3.3.1.管制章:文控中心針對需要管制之文件與資料制定管制性文件資料一覽表,分發這部分文件與資料時,必須於副本加蓋“管制章”,表示隨時需追溯其變更.5.3.3.2.核發章:對未列入管制之文件資料分發時加蓋“核發章”.5.3.3.3.非管制章:管制性文件與資料拷貝出廠時須加蓋“非管制章”,表示不需對其行追溯.5.3.3.4.作廢章:文件與資料失效時,需加蓋“作廢”方可予以保存.5.3.3.5.參考章:文件與資料之目前形式尚不爲正式,但其又屬有效時,使用單位使用時加蓋“參考”.5.3.3.6.HANDOUT章:承認書、BOM表分發時，必須先於封面加蓋“EAEMD
5、CCHANDOUT”後才可複印。5.3.3.7.日期章:文件與資料加蓋上述印章之同時,必須加蓋當時之日期,以利後續之追溯.5.3.4.所有屬於管制性之文件與資料皆禁止私自複印進行使用.5.3.5.文控中心分發之管制性文件資料之副本還需編定管制本編號,表示該份副本爲其中第幾份,以利後續之追溯.5.3.6.文控中心針對管制性且需追蹤後續變更之文件與資料於分發完畢後,登錄文件/資料總覽表.標準分類：手冊管理辦法指導書表單與記錄億輝電子廠文件编号文件名称文件与资料管制程序制定日期2003-6-26页数YD04201修定日期5.3.7.各收文部門收到副本文件資料時,須對其
6、進行分類整理歸檔,並登錄目錄,且須保持副本之整潔與完整性.5.3.8.無版次之文件與資料,以發行日期作最新狀態之識別.5.4.文件與資料之變更:5.4.1.文件之變更程式:文件需要變更時,必須事先由文件原始制定部門填寫文件變更修改申請/通知單,經原始核准單位核准通過後,方可修定出新版全部內容或部分頁次.5.4.2.資料之變更程式:技術資料之變更由工程課依據技術資料之相應變更通知進行;BOM表之變更由工程課依據工程變更進行修定相應資料，文控中心依據工程變更核對其變更之正確性；其他資料之變更由各收文部門依據相應變更通知進行變更。5.4.3.文控中心分發修定後的文件與
7、資料,同初次制定時之分發程式相同,但必須以舊換新,且於舊版文件分發控制表登錄回收記錄(包含回收人、回收日期).分發完畢後,必須變更文件/資料總覽表.5.4.4.文控中心將收回之失效副本文件資料隔離，然後填寫文件/資料報廢清單，經部門主管審核，管理代表核准通過後，方可銷毀副本。並將正本蓋“作廢章”並標注作廢之日期，然後在保存期內予以分類儲存，超過保存期予以報廢處理。5.4.5.文件與資料變更之升版:每次小部分變更,升0.1版;文件有大幅度變更時,經管理代表簽核後升0.1版;資料部分有規定之依相應規定執行.5.4.6.所有經文控中心變更之文件與資料皆需加蓋印章“CO
8、RRECTION”，並加
