档案基础知识培训(2)_(可排版).doc

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1、档案基础知识培训一、基本概念二、档案管理基本流程与方法档案基础知识培训一、基本概念。1＞档案(archives),指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的特性就是原始记录性。2、全宗(funds)—个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。3、案卷(file)由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。4、立卷(filing)将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。档案基础知识培训二、基本流程和方法。1、档案管理的基本流程。业务部门归档档案

2、收集档案员归档控档案整理分类-Ju."卷编H入盒上架档案保管八防温湿度控制定期拷贝内容安全档案利用检索工具密级管理复制服务借阅借出档案基础知识培训二、基本流程和方法。1、档案管理的基本流程。档案鉴定分析内容分析來源分析完整度全面观点接±页历史观点发展观点档案销毁实行监销慎重原则销毁清册销毁批准档案统计利用统计馆藏统计档案编研成果简介数据手册图集专题汇编档案基础知识培训二、基本流程和方法。2、档案管理方法。(1)、档案收集。即通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各部门、个人手屮的档案有组织、有计划地分别集屮到档案管理部门，实现统一管理。此环节为兼职档案员与档案员衔接的工作环节，需紧

3、密配合，相互协作。A、档案收集的方法。(A)、档案管理部门要参与文件控制屮去，在文件生成流转过程屮进行控制。(前端控制理论)(B)、归档制度。明确归档范围和归档时间。(C)、明确归档领导责任。各部门，各项H负责人对归档到公司档案管理部门的档案的完整性，有效性负责，并签字确认。档案基础知识培训二、基本流程和方法。2、档案管理方法。B、档案收集应注意问题。(A)、筛选。并不是所有文件都可以归档到档案管理部门。在收集时应该进行筛选，把没有保存价值的档案剔除，以节约人力物力。(B)、档案移交过程屮必须有完备的手续。档案基础知识培训二、基本流程和方法。2、档案管理方法。(1)、档案整理。即遵循档案

4、自然的形成规律。保持文件之间的有机联系性,把零散文件和需要进一步条理化的档案进行科学地分类、组合、排列和必要的加工整理的活动。整理的n的是保证档案实体的有序性和信息内容的有序性。A、分类。把档案按照來源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成体系的过程。档案的分类首先要考虑公司经营和牛产职能为基础，结合档案记述和反映事物的属性关系和管理特点。(A)、分类方法：有主题分类法，来源分类法，吋间分类法，载体形式分类法等。主题分类法是指按照档案内容所涉及的主题内容进行分类，来源分类法是指按照文件形成者进行分类。(B)、分类原则：同一层级只能有一个分类标准。分类要考虑实际工作的可操作性。

5、档案基础知识培训二、基本流程和方法。2、档案管理方法。B、立卷。指按照一定的标准，将围绕某一主题内容所形成的所有文件归类、排序、整合，形成档案管理工作保管对象的过程。卷是档案管理工作屮保管的基本单位，是进行档案管理的基础。(A)、立卷标准，按照“一事一卷”的标准进行立卷。灵活掌握立卷标准,根据卷的大小进行。(B)、卷内文件要按照文件的自然生成顺序进行整理，不能确定文件自然生成顺序的，可以按照重要程度，秘密等级来排列。(C)、卷封面，封而包括：卷标题，卷内容提要和说明，立卷人和立卷吋间。(D)、卷内F1录，该卷内单份文件的F1录集合。档案基础知识培训二、基本流程和方法。2、档案管理方法。c

6、、编通过一定形式，按照一•定的要求，固定分类、排列整理成果，揭示档案的内容与构成。(A)、编H要做到所有归档档案在H录屮都有体现。(B)、H录应包含的项H和填写方法是：顺序号：卷内文书材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。文号：填写卷内文书材料上标注的发文字号。责任者：填写卷内文书材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长，可采用通用简称。题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内文书材料没有题名或题名不完整，不能反映文书材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加号。档案基础知识培训二、基本流程和方法。2、档案管理方法。(B)、n录应包含的项n和填写方法是:日

7、期：填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。贝号：填写卷内毎份文书材料的起始页号，卷内最后一•份文书材料应填写起止页号。备注：对卷内文书材料作必要说明。(c)、FI录是最基木的检索工具，可根据具体档案的特征和实际工作需要填加相关项H。档案基础知识培训二、基本流程和方法。2、档案管理方法。D、入盒丄架。档案盒是保管档案的最基本装具，上架排列也是保证档案整理成