《董秘手册平面》PPT课件.ppt

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1、港华集团企业董事会秘书工作手册V1.O董事会事务办公室编制目录董事会秘书董事会秘书工作附录附件1234董事会秘书由董事会任免，对董事会负责。原则上与应届董事会任期同步。产生任期董事会秘书1职责义务权利要求本企业有关人员积极配合工作。参与董事会运作。权利董事会秘书1职责义务权利忠实。勤勉。信息保密。同业竞争禁止。义务董事会秘书1职责义务权利协助董事会运作。职责董事会秘书1提前一个月提交书面辞职报告。参照财务交接制度办理交接手续。辞职离职交接董事会秘书1主要工作协调会务日常事务非会议决策事项登记备案档案管理董事会秘书工作2会议命名-协调会务股

2、东会类型规则举例定期会议【公司全称】+“股东会”+年份+次数+“会议”XX港华燃气有限公司股东会2009年第一次会议临时会议【公司全称】+“股东会”+年份+次数+“临时会议”XX港华燃气有限公司股东会2009年第一次临时会议董事会秘书工作2会议命名-协调会务董事会类型规则举例定期会议【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”XX港华燃气有限公司第一届董事会第二次会议临时会议【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”XX港华燃气有限公司第一届董事会2009年第一次临时会议董事会秘书工作2会议形式-协调会务正式集会董事会秘书

3、工作董事会秘书工作2会议形式-协调会务电话、视频董事会秘书工作董事会秘书工作2会议形式-协调会务书面通讯董事会秘书工作董事会秘书工作2会议形式-协调会务形式合法性依据正式集会属法律直接规定电话、视频须章程明文规定书面通信须章程明文规定会议召开形式应有法律依据。董事会秘书工作董事会秘书工作2会议流程-协调会务计划提案通知到会记录签署发布跟进董事会秘书工作董事会秘书工作2会议流程-协调会务计划协调各方拟定定期会议计划。董事会秘书工作2会议流程-协调会务提案收集、汇总各方提出的议案及其附件。协助审核议案及附件形式合规性。协助确定议程。董事会秘书

4、工作2会议流程-协调会务通知内容时限对象附件证明董事会秘书工作2方式会议流程-协调会务董事会秘书工作2到会保障后勤布置会场核对身份收存证明制作签到簿引导签到分发会册会议流程-协调会务董事会秘书工作2记录召集情况召开形式会议议程发言要点表决情况会议流程-协调会务董事会秘书工作2记录弃权表决意向：反对同意会议流程-协调会务董事会秘书工作2记录搁置审议表决结果：通过否决会议流程-协调会务董事会秘书工作2记录书面影音纪要决议会议流程-协调会务董事会秘书工作2签署页签时限代签协调与会人员签署、确认会议记录文件。会议流程-协调会务发布董事会秘书工作2

5、签署完毕之日起三日内，向会议指定执行人员提供记录副本。会议流程-协调会务跟进董事会秘书工作2收集、整理执行情况并及时反馈非会议程序决策事项-日常事务根据法律明文规定，股东会以书面形式一致表示同意的，可以不召开会议，直接做出决定。如章程有明文规定，董事会以书面形式一致表示同意的，可以不召开会议，直接做出决定。董事会秘书工作2非会议程序决策事项-日常事务同时抄送董事会事务办公室董事会秘书同时抄送区域管理机构同时抄送董事主送被授权人/董事请示港燃董事长被授权人签批并回复董事会秘书同时抄送董事会事务办公室同时抄送区域管理机构一般事项需要以《临时董

6、事会决议》决定的事项批示并转发董事会事务办公室同时抄送区域管理机构同时抄送董事协助落实董事签署文件邮寄回复董事会秘书按照规定需要提交港燃董事长批准的事项批示并转发董事会事务办公室同时抄送区域管理机构同时抄送董事董事会事务办公室根据批示回复主送被授权人同时抄送区域管理机构同时抄送派出董事回复董事会秘书同时抄送董事会秘书董事会秘书工作2登记备案-日常事务范围名称住所法定代表人姓名注册资本实收资本公司类型经营范围营业期限公司发起人的姓名或者名称，以及认缴和实缴的出资额、出资时间、出资方式董事会秘书工作2登记备案-日常事务董事、监事、经理、公司章

7、程应当向公司登记机关备案。董事会秘书工作2登记备案-日常事务于公司登记事项发生变更之日起五日内办理有关变更登记。于变更登记事项完成之日起五日内向股东、董事、监事反馈结果。董事会秘书工作2档案管理-日常事务会议文件议案和附件（或会册）通知回执签到簿身份证明授权委托书任免文件签字确认纪要和/或决议登记备案文件股权出资协议或合资合同章程及附件营业执照和外商投资企业批准证书验资报告登记机关出具的书面文件董事、监事、高级管理人员任免文件和有效证件复印件董事会秘书工作2档案管理-日常事务其他股东往来函件与董事会事务有关的政府部门批件燃气资质证书特许经

8、营权文件董事会秘书工作2档案管理-日常事务管理流程收集确认处理保管使用董事会秘书工作2档案管理-日常事务按公司档案管理制度分类、编号、登记、装订。其中，会议文件按会议的次数单独装订成册，形成档