商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件秘书的信息档案工作.doc

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1、秘书的信息档案工作一、信息的涵义、特点和意义（一）信息的涵义信息是指对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。它广泛地存在于自然界和人类社会。信息数量浩如烟海，按性质可以区分为自然信息、生物信息和社会信息三大类型；信息的形态多种多样，一般可以区分为文字形态、声像形态和记忆形态三种类型。但就某一特定的社会活动而言，所面对的必定是所有的信息中的一部分，也就是说，所谓的信息必须是对特定社会活动有利用价值的。（二）信息的特点我们正处在一个信息社会，要充分地利用信息，必须了解信息的特点。信息有以下十大特点。（1）可量度信息可采用某种度量单位进

2、行度量，并进行信息编码。如现代计算机使用的二进制。（2）可识别信息可采取直观识别、比较识别和间接识别等多种方式来把握。（3）可转换信息可以从一种形态转化为另一种形态。如自然信息可转换为语言、文字和图像等形态，也可转化为电磁波信号或计算机代码。（4）可存储信息可以存储。大脑就是一个天然信息存储器。人类发明的文字、摄影、录音、录像以及计算机存储器等都可以进行信息存储。（5）可处理人脑就是最佳的信息处理器。人脑的思维功能可以进行决策、设计、研究、写作、改进、发明、创造等多种信息处理活动。计算机也具有信息处理功能。（6）可传递信息的传递是与物质和能量的传递同时进行的。语言

3、、表情、动作、报刊、书籍、广播、电视、电话等是人类常用的信息传递方式。（7）可再生信息经过处理后，可以其他形式等方式再生成信息。输入计算机的各种数据文字等信息、可用显示、打印、绘图等方式再生成信息。（8）可压缩信息可以进行压缩，可以用不同的信息量来描述同一事物。人们常常用尽可能少的信息量描述一件事物主要特征。（9）可利用信息具有一定的时效性和可利用性。（10）可共享信息具有扩散性，因此可共享。（三）信息的意义秘书部门是信息集散中心，是领导决策的参谋；因此对于秘书工作来讲，信息具有十分重要的意义。（1）信息是秘书人员辅助领导决策的依据领导决策的全过程可以大致区分为决

4、策准备、决策形成、决策落实和检验三个阶段。秘书的辅助决策贯穿于决策的全过程：在准备阶段，通过搜集并提供信息，辅助领导认识、判断和验证问题；在形成阶段，分析研究信息，提供决策的意见建议；在落实和检验阶段，搜集决策实施过程的反馈信息帮助领导了解决策的施行情况。信息是辅助决策的一个根本性要素，离开信息的支持，决策毫无科学可言。（2）信息是秘书人员处理日常事务的依据秘书部门作为综合性机构，每天会面对众多的事务性工作，诸如文书处理、答复咨询等。秘书人员在处理这些事务的时候，首先要了解客观情况和办事原则，然后选择合适的方法进行处理，因此，掌握必要的信息是秘书人员处理事务的前提

5、。（3）信息是秘书人员起草文书的基础秘书人员承担着一个单位大量的文书起草工作。文书是实际工作的客观反映，文书的起草必须以客观事实为依据，反映现实情况，解决现实问题。秘书人员在起草之前，首先要充分地收集和掌握相关信息材料，这样，文件的起草才有可能做到言之有物、言之如实、言之有方。如果信息掌握不充分，那么最终文书的实用价值就很难得到保障，甚至会误导实践活动。（4）信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据秘书部门还担负着单位内部一定程度的行政管理责任，经常处理各部门之间以及单位与单位之间的一些协调性问题，这些工作同样离不开信息的支持，秘书人员只有了解到真实的情况，才能采取

6、合理的措施，如果片面主观地处理问题反而容易激化矛盾，不利于问题的解决。信息对秘书工作来讲有着十分重要的意义。因此，信息工作就是秘书的一项重要职能。所谓信息工作，就是对信息的收集、加工、处理、传递、存储活动的过程。（四）信息存储的载体（1）纸质载体目前，大部分信息是以纸质形态出现的。因为纸张是人类有悠久使用历史的记录材料，具有记载和阅读方便自然的特点，纸质文件比磁性或者其它媒体的存档程序相对更具标准化。纸质文件信息依然是办公室的主角，是目前使用最多的存储载体。（2）磁性载体磁性载体的使用发展迅速，常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带。①软盘软盘是一种很薄的磁性盘片，由聚

7、酯薄膜制成，其上有氧化物涂层。它能随时存储信息，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息和调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。优点：*成本低，体积小，重量轻，便于携带；*可脱机存放，随时存取信息；*适用于日常存储电子文件。缺点：*记录的信息难以长久保存，数据容易丢失；*必须有针对性地采取保护措施。②硬盘是计算机系统中最常用的外存储器，是典型的磁表面存储器。优点：*存储容量大；*存取速度快；*传输率高；*可靠性高，不易受周围环境影响，工作稳定性好。缺点：*内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存；*不宜用于保存长久性文件；*不宜用作归档文件的存储介质。③

8、磁带是最早