商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件秘书日常安排与管理.doc

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1、秘书日常安排与管理：安排约会约会是指为领导安排的公务活动,主要有对外方面的接见、洽谈和宴请与对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、下基层视察等。　　1．安排约会的基本原则　　（1）按领导的工作规律安排时间表　　（2）区分轻重缓急　　（3）弹性安排，留有余地　　（4）以需要为准，以适度为宜　　（5）适当分担，各就其宜　　（6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使秘书陷入被动与尴尬的境地。　　因此，每天上班时秘书首先要请领导核对日程表，看看有无约会疏漏，这是很有必要的。必须做到领导与秘书的日程表完全一致。　　2．安排约会的

2、方法　　（1）预先安排约会活动　　办公室应把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划，经领导过目后明文印刷发给有关部门或人员。　　领导的工作计划一般有月安排和周安排两种。　　（2）记好日历和备忘录　　日历以台历为宜，可前后翻动，每页空白处可记录当天的活动内容；备忘录是一种永久日历，可以是一套小卡片合订本或是一个可转动的文件夹，上端有突出的索引纸表明当年的月份，还可自制一套1～31日的小纸片，表明当月的日期。　　在日历和备忘录的空白处，秘书人员可将每周的活动日程逐一填写清楚，包括活动名称、具体时间、地点、参加人员、注意事项等。　　（3）提醒领导准时赴约

3、　　①发挥日历与备忘录的功能。　　②可在上班前将次日的约会事项填写到卡片上，送给领导和司机，自己保存一张。　　③最好在每天早上上班时，在领导办公桌上放一份打印好的一天内的约会时间提示表。　　（4）保证领导顺利赴约　　及时提醒领导准时赴约，并做好用车、提供资料等准备工作。　　（5）做好约会前后的服务工作　　除预先安排、事前准备外，约会场所和招待事宜有时亦由秘书人员负责。　　3．安排约会的方式　　约会可以采用以下几种方式:　　（1）电话约会　　（2）书面约会　　（3）当面约会　　（4）约会卡片　　4．注意事项　　配合领导的时间表；　　不要让领导在出差回

4、来当天安排约会；　　不要在节假日安排约会；　　重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；　　订好或确定好约会的场所；　　及时通知对方赴会；　　提醒领导赴会；　　适当保密；　　处理好变更的约会。