商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件秘书的时间管理.doc

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1、秘书资格考试日常安排与管理：时间管理（一）时间管理的内涵　　所谓时间管理，是指对时间进行有效的计划和控制，从而在有限的时间内创造最大的效益。　　（二）时间管理的方法　　时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。　　（三）时间管理要素　　1．强烈的时间观念　　所谓时间观念就是管理、运用时间的自觉性。时间观念的强弱，决定了管理者能否灵活有效地利用时间，并把利用时间和提高效率紧密地结合起来，是否真正了解时间的价值。秘书要辅助领导进行决策，必须十分珍惜时间，要有强烈的事业心和成就欲，对时间要有极强的紧迫感。　　2．清晰的时间成本效益观念　　所谓时间成本效益，是指某项工作取得的效

2、果与完成该项工作耗用的时间之比。现代管理重视成本效益，一定量的投入，必须获得尽可能多的产出。时间管理也是这样，也必须考虑成本效益，也就是说，做某项工作耗费的时间越少，时间成本效益就越高。3．时刻牢记时效观念　　所谓时效观念，就是不要错过时机，抓住机遇。对于现代管理来说，永远是机不可失，时不再来。　　4．定量控制自己时间的能力　　管理者对时间的系统管理，主要表现在定量支出自己的时间上。　　5．区分关键和一般事情的能力　　秘书人员时间的有限性与面临的大量工作始终是一个矛盾，这就要求秘书人员能够把自己所控制的时间全部用到关键的地方。　　6．节约和灵活运用时间的技巧　　秘书人员应学会和掌握各种节约时

3、间的技巧，学会授权，调动下级人员分担自己的一部分工作；学会隔绝、集中与分割时间的方法等。　　7．完成工作的熟练技能　　完成工作的熟练技能是科学利用时间的基础，是秘书人员缩短完成工作的时间、提高工作的可靠性、运用和调度时间的依据，是减少时间消耗的手段。　　（四）时间分类　　秘书人员的时间大致可分为两类，一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；另一类是可以控制的时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。　　（五）时间管理的一般原则　　1．用精力最充沛的时间干最重要的工作　　2．消费时间要计划化、标准化、定量化　　3．保持时间上的弹性　　4．反省浪费的时间

4、　　5．保持时间利用的相对连续性　　6．一般工作“案例化”，固定工作“标准化”　　7．严禁事必躬亲　　8．坚持从现在做起的信念　　9．保留自我时间管理的最低批量时间　　（六）秘书时间管理方法　　1、ABCD工作法　　现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。如下图。　　重要程度紧急程度A很重要，也很紧急C很紧急，但不重要B很重要，但不紧急D既不重要，也不紧急　　A：应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的时间；　　B：计划好什么时候开始做，应该花费大量的时间；　　C：马上就做，但应在尽可能短的时间内完成；　　D：尽量控制做

5、这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、　　2时间表编制法　　时间表是管理时间的一种手段，时间表的编制方法　　①根据需求确定编制时间的周期。　　②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。　　③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。　　④按照时间顺序将任务排列清晰。　　⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。　　⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。　　时间表的分类　　时间表大体可以分为五类:　　①全年预计时间表；　　②每月预订时间表；　　③每周预订时间表；　　④每日预订时间表；　　⑤单项重要工作事项预订表。