商务秘书理论与实务 教学课件 ppt 作者 第二版 赵华教学课件 国际商务秘书——秘书队伍中的独立分支.doc

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1、国际商务秘书——秘书队伍中的独立分支2007年6月和8月，应邀分别在吉林市与长沙市参加了两次关于国际商务秘书理论与实务的研讨会。前一次会议是由中国国际贸易学会和中国国际贸易学会商务培训认证考试办公室组织的，后一次会议是由以上两个单位和湖南省商务厅考试培训中心、湖南省秘书学会共同组织的。两次研讨会参加的人不多，但有商务部所属机构的领导、几所商业大学的教授以及北京、东北、四川、上海、广东、重庆、湖南等地经验丰富的秘书职业教师，以及曾任驻外使馆商务参赞的国际商务专家。可以说，我是与会的“外行”，但参加这

2、两次会议感到有新的体会与收获。 　　对于我国秘书学科与秘书工作的研究，近三十年来发展迅速，成果辉煌，但主流是对党政机关秘书的研究；其次是对民间秘书的研究，最近几年对于秘书职业技能实务也有很好的探索。然而，对国际商务秘书的研究，则是一个空白。在全球化时代，国际商贸不仅数额庞大，对于中国来说，已经是国家富强、和平崛起的支柱。试设想，假如没有从国际商贸赚来的1万多亿的外汇，我国今天在国际上能有那样大的发言权吗?由此可见探讨国际商务秘书问题的迫切性与重要性。因此，研究秘书学，不能仅仅把眼光停留在党政机关秘

3、书领域，应该看到，商务秘书也是秘书队伍中的一个重要的、独立的分支。 　　这两次会议探讨了有关国际商务秘书的一些基本问题：　　国际商务秘书的概念：是指从事国际间的商务贸易往来的机构中的专业秘书人员，具有跨文化传播的特征，重在辅助上司外贸经营，而不同于“涉外秘书”的概念；它们是上司的经营助手，而不同于管理行政事务的助手。　　因此，国际商务秘书的素质要求，必须通晓有关国家的商业文化，善于收集、分析国际商贸信息，把握最佳互利互惠的商贸机运。当然，必要的交际语言、礼仪形象是其素质的一部分。　　国际商务秘书信

4、息工作的内容，包括：政策信息(本国与外国)、市场信息(也是多国多方的)、内部(含员工)信息、物资信息(库存)等。　　国际商务秘书还具有培养海外客户、沟通客户感情的任务。这也与一般公关不同，它必然涉及国外的不同文化、宗教、习俗。比如你不懂基督教，就很难与西方国家的商人建立持久的感情；不懂伊斯兰文化，也就不可能做好与中东、北非的商贸分析。　　国际贸易的分工、国际金融和市场营销原理、进出口有关国家和部门的法规、税收、保险、风险防范等等，都必须十分精通，稍有疏忽，就可能造成重大经济损失。可见国际商务秘书要

5、求之高与专，需要专门培养。至于国际市场供需动态分析、有关的文书撰写，如业务函电、合同文书也是种类繁多，各国国情各异。近年来电子商务的兴起，它的设计、操作都需要专门训练培养。　　研讨会还涉及一些对机关和民间秘书都有启发的观点。比如．认为一切领导活动都是有成本的，秘书在辅助领导中应当注意降低成本。再如一切活动都离不开时间因素，时间是无法挽回的财富，秘书协助领导安排、掌握时间，是最重要的辅助内容，不管当助手，做参谋，都应当注重时效。对于过去秘书“三办”(办文办会办事)的提法，有学者认为改为“管理事务”、

6、“办理文书”、“筹办会务”，语言表述更准确、规范。　　会议还研究了国际商务文员的问题。文员是上个世纪90年代以来，从海外流传过来的词语。1993年，我带团在香港专门了解过文员的含义，文员介乎白领和蓝领之间，有各种各样的文员，诸如报关文员、接待文员等，也有的就是店员。文员在国际商务活动中是必不可少的工作人员，其任务重在实务操作，如接待一般客商，管理资料档案，应用电脑操作等。国际商务中的商务单证员、跟单员等都属于文员，而不一定是秘书。文员属于较秘书低一个层次的办公室工作人员，也可算作广义秘书的范畴。以

7、上这些初步认识，今后还可能进一步修正完善。研讨会认识到了培养国际商务秘书和国际商务文员的重要性和紧迫性，决定在商务部和中国国际贸易学会的统一领导下，为规范全国国际商务秘书岗位的相关培训工作，进一步提高从业人员的素质和能力，并逐步在全国范围内推行持证上岗制度，拟组织编写国际商务秘书与国际商务文员系列培训教材，以适应时代的急需。　　（作者：常崇宜单位：四川成都大学）