试析提高办会能力的技巧(论文).doc

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1、试析提高办会能力的技巧一个会议就是一个“系统工程”。开好一个会议，不是哪个部门、哪个人就能完成的，需要大量人力、物力、财力等各方面的协调和多个部门配合才能开出高质量的会议。要排除干扰因素，制定严格的会场纪律，严禁在会场使用移动电话开会时找人、无关人员进会场、与会代表提前退场等，确保集中精力开好会。努力保障，服务到位。提高会议质量，确保会议安全、顺利、圆满，服务保障是关键。要科学安排会议日程、议程，突出重点，主次分明，安排适当。速度要快。一般的会议从会前筹备，到会间组织，再到会后处理，大小会务工作数十项，而会期一般就儿天，可谓任务非常重，时间却很紧。这就要求会务人员要增强时间

2、观念，加快工作节奏，提高丁作效率，%1.会前周密准备要依据调查情况，研究制定科学的会议方案、计划，明确会议的内容、时间、方法步骤和需要解决的问题以及完成时限，分工准备，责任到人。加强协调。密切配合。会前准备工作涉及面广，任务繁重，涉及到调查研究、安排议题、准备文件、会议接待、布置会场、会议编组等多项工作。要求会议工作人员必须制订详细的计划,考虑和安排好方方面面的问题。因此，在明确会议时间、地点、人员的基础上，针对会前需要准备的工作要成立会议临时筹办机构，进行明确分工。文字材料是会议的关键。没有成功的会议文件，就不可能有成功的会议。准备会议材料，特别是会议的主要文件，要早动手

3、、早思考、早调研、早起草。小型的工作会议在本机关会议室召开,会务工作全由自己负责。重要的大型的会议在宾馆、酒店的礼堂或大会议室召开。这就要事先与宾馆、酒店预订，提岀配合的要求，要有精干的班子，如会务组、资料组、生活组等责任到人，既分工又配合。还要与新闻媒体，保安、信访、交警、电力等有关部门协商、予以配合。会前设计构思。会前要根据会议的性质、内容、参会人数多少设计构思等要求，对会场选择、会议布置等都需要进行提前构思。比如今天参会人员有几十人、上百人、甚至几百人，那么脑海中马上就要想到区上哪个会议室适合。这就需要我们在平常丁作中多留心，对全区各单位、各宾馆的会议室的规格、大小、

4、环境、设备配置有个大概的了解，在临时要用的时候才能做到心屮有数。会场的布置。会场布置包括会标的制作、悬挂；环境的美化；布置座次安排等等。不同会议要求不一样，（1）挂好大会会标（横幅），红底白字。（2）安排好主席台座位，摆好上台领导坐席卡、茶杯、资料、铅笔、手帕或手纸。（3）布置背景、会徽、红旗、绿草、鲜花。（4）检查扩音设备、音量的大小。（5）台下坐位够数、重要会议发票、划区域核对，可备茶水。%1.会中优质服务第一，会议报到。签到是一种方式。摆了座牌的，清点缺位的人员，同时必要时还要向主持人或者主要领导通报人员到会情况，不仅是要清点还要通报。迎接引导。对于迎接引导工作，有指

5、示栏、指示牌和其他指示标识的引导，但也需要其他人员的引导，有些领导或者是单位来报到参会后，就在会场上到处找自己的位置，这个时候我们办会的同志一定要尽快将他们引入座位，免得整个会场打拥堂。这些都是办会人员职责范围内的事，不只是搞好会场布置就坐在一边，像引领这些工作都是属于办会人员职责范围内应该做的事情。所以一定要有一种意识，会议未完成之前，会务人员都要机警一点。在主席台下边设立“值班席”，以便处理临事项，做到内外联系、传递信息。如向有关部门转送导同志批办的文件；有关部门的紧急情况要转达与人员，传递信件、电报、接电话等。在这项工作中，会议丁作人员要掌握分寸，谨慎行事。会议进行中

6、,可能发生一些临时变动如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其他特殊情况，会议工作人员要及时向领导请示并根据领导的指示采取应急措施，妥善处理。3•密切协作，做好场后服务主要包括场外安全保预防其它突发性事件发生，维护好会场秩序；安排与会人员的食宿，对照筹备方案与实际情况核实，看有无变动，以便做到临时性调整；场外设立医疗室，搞好医疗服务；备好车辆，方便与会人员外出等等。会场秩序维护到位凡大型会议会场周围无噪音；保安（公安）、信访接访人员坚守岗位、防突发事故、防破坏；招呼那些在会场外吸烟、闲谈的与会人员认真听会。不能“上而开大会、下而无所谓”，办会同志要随时关注会场纪律，假如有个

7、别参会人员在会场中走动或是接打电话都要适时的提醒，会场纪律不好，会直接影响会议效果，领导看见了是会影响情绪的。%1.会后完善落实及时会后总结每次会议结束后，要召集会务工作人员认真总结经验，寻找工作差距，讨论下步意见，使以后办理同类会议时有所借鉴。及时总结办会的经验教训，对会务工作中好的方面要予以发扬，不理想的地方要吸取教训，及时分析原因以及今后丁作需要改进的地方，这就好比我们读书时候的错题本一样，尽可能的让自己不再同一个问题上屡次犯错。重大会议结束后，各单位往往立即召开会议，传贯彻，深入领会，接下来会结合本单位实际