探讨科技档案管理方法.doc

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1、探讨科技档案管理方法摘要：档案管理作为企业各类资料管理的重要内容，其管理水平的高低在一定程度上体现了企业的整体效益水平与管理质量，近儿年，随着信息时代的到来，企业档案管理已经进入电子时代，对于传统的管理方式以及管理经验等都提出了挑战，现阶段，企业档案管理的任务较重，需要管理的各类档案信息材料与日俱增，在新时期，如何提升企业档案管理的水平，优化其管理方式，使其成为企业改革的重要推动力量。对此，本文主耍探讨新时期企业电子档案整合管理的方式，以突破目前档案管理的瓶颈，提升企业整体水平。关键词：科技档案；管理规范化；中图分类号：G271文献标识码：A文

2、章编号：1674-3520（2015）-01-00-01一、探究档案管理的现状（-）方式较为传统，无法实现信息资源的共享：目前，众多企业在管理档案方面仍采之前的管理方式，忽视了现阶段电子档案管理的环境与发展趋势，其不注重信息之间的交流与共享，各个部门之间对于档案管理方式以及经验较为保留，这在一定程度上影响了档案管理特有建设属性的充分发挥，导致高校电子档案管理仍处在不受重视的地位以及寻求合理方式的阶段，使对信息资源的利用不合理，容易发生二次存档现象。（二）技术落后，各个部门之间的档案管理方式差异巨大：由于不同企业的领导对档案管理的重视程度存在一定

3、差异，某些企业由于资金充足，技术先进，可凭借此优势直接与社会企业、单位等建立良好的档案管理交流机制，及时完善自身的管理方式管理效果，而缺乏资金与技术支持的少数企业却无法实现此种局面，由此可见，耍想提升高校档案管理的水平必须辅以先进的技术支持与资金投入，加强企业之间的信息交流，分享电子档案管理方式以及管理经验等，逐步缩小企业之间的管理差距，提升整个企业的电子档案管理水平。(三)分离管理，违背社会需求目标：据相关资料显示，目前，企业的领导及员工出国进行深造、评职称、被举荐等，各个方面，都需要具所在企业出具相应的档案资料进证明，保证其所说完全属实。但

4、企业在档案管理过程中，信息资源的浪费，管理较为分散，各个部门之间信息交流缓慢等直接影响档案的及时填充，尽管现阶段企业档案管理U逐步实现电子信息化，但依然不能完全满足其客户的社会需求。比如，企业每位员工的档案资料，是否属实以及对其价值进行合理估量,这种方式已经得到普遍应用。二、利用信息技术，优化企业档案管理水平(-)建立并逐步完善档案调控管理机构，推动电子档案管理的迅速发展：如何实现电子档案的整合管理，最重要的便是建立各个企业之间的档案调控机构，逐步达到档案管理的社会化，为众多员工以及领导今后的发展提供及时、有效的档案支持。对此，需要相关部门的大

5、力支持，凭借其权力亲自指定某一机构为档案调控管理机构，负责制定相应的档案管理政策、及时调配信息资源、调控各个企业之间的关系等，当然，这需要各个企业的主动参与，由其组建档案调控管理机构，实现企业之间的电子档案一体化以及优质的网络服务水平。企业中有档案管理专业的可以实时进行档案管理培训工作，条件允许的话，可承接档案调控机构会议的召开工作，从而逐步调动英他企业对此的重视，主动参与档案调控机构的组建活动，为实现电子档案的整合管理做好准备工作。(-)重视技术作用，形成电子档案整合管理的系统：所谓的电子档案管理模式即一种简便快捷的计算机网络档案服务，其主要

6、负责相关电子档案文件的归类整理、及时更正变动的电子档案、做好组卷工作、编写档案检索目录以及相关电子档案的查阅工作等。灵活多变、自主查阅的电子档案管理需要较为先进的技术加以支持，其包含的众多子系统，再将各类档案数字化的过程中也涉及相关知识产权、文件的正确储存形式等必须解决的问题，对此，需要充分利用文字辨别技能、先进的计算机技术以及电子档案整合管理技术等。企业需要将企业网与支持电子档案整合的网络相连接，实现对内外全部数据的综合管理，逐步建立各个企业之间的有效信息交流局面一电子档案管理系统，做好搜集、分析、统计与使用电了档案的各项工作，另外，企业要提

7、升档案管理人员的综合索质，定期对其进行技术与理念培训,使其熟练应用文件储存形式的兼容技术、电子档案加密技术、确保数据安全以及止确呈现数据的技术等，为构建电子档案管理系统做好人才支持。(三)提升投入资金比重，做好电了档案系统的安全防护保障：科技是把双刃剑，带来众多便利的同时，也将产生不可避免的风险，对此值得我们加以重视。实现档案的电子化、数字化冃标，需要做好安全保障工作,在捉供信息资源共享的过程中,不法黑客会通过各种违规渠道搜集各类信息，导致企业电子档案信息的泄漏，对其安全提出了重大挑战。对此，各个企业要依据自身的资金、技术、实际运行情况等作出相

8、应的口较为合理的解决措施，可通过设立抵抗病毒侵入的防火墙，及时做好企业人事处网络、各类软件、以及全部数据库的加密工作，并设立相应的辅助系统及时跟踪与维