档案管理方法

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1、第一章总则一、为了加强委机关档案业务建设，进一步提高档案科学化管理水平，更好地为人口和计划生育事业服务，根据《屮华人民共和国档案法》、《屮华人民共和国档案法实施办法》以及《广西壮族自治区档案管理条例》，结合委机关实际工作情况，制订本制度。二、档案工作是机关工作的重要组成部分，是为领导决策，为人口计生工作提供信息和依据，为提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史而貌的一项重要工作。三、委机关实行各种门类、载体的档案集中统一管理原则，维护机关档案的完整与安全，实现档案的有效利用。第二章档案组织机构一、本委档案工作由办公室主任

2、主管负责。设综合档案室，配备一名专职或兼职档案管理人员，按“集小统一管理”的原则，负责管理全委各类档案。二、档案员负责文件材料的形式，积累、整理、归档工作，积极提供利用，负责编制案卷口录、索引和办理借阅。并列入其岗位责任制，作为年终考核的指标之一。三、本委档案工作在业务上接受上级主管单位档案部门和同级地方档案管理机关的指导、监督和检查。四、档案干部应相对稳定，以利业务开展。第三章档案的接收与整理制度一、在工作、活动屮形成的、办理完毕的、具有保存价值的文件材料，平时由各科室负责收集并按分类方案，进行预立卷。于次年3月上旬前完成归档

3、任务,次年3月底前向档案室移交。二、基本建设活动屮形成的科技文件材料，在基建项口竣工验收后一个月内，由项口负责人按归档范围和要求向档案室移交归档。三、在财务管理活动屮形成的凭证、帐册、报表等文件材料，帐册和凭证在财务部门保存一年后向档案室移交归档，其它文件材料在次年的第一季度内向档案室移交归档。四、照片、底片、录音带、录像带等声像资料，由齐科室按归档范围和要求,于次年第一季度向档案室移交归档。五、凡归档的文件材料应整理和编口，做到字迹清楚、签署完备。不能用复写纸、铅笔、普通园珠笔、红翠水笔、纯蓝翠水笔书写，以利长久保存。六、文件

4、材料归档应编制归档移交清单，交接双方签字，各留一份，以备查考。七、档案室对本机关各类文件材料的形成、积累、整理、预立卷、归档工作进行指导、监督和检查。八、档案室对接收后的齐类档案按档案分类编号方法，进行编号、编口、整理排架、编制各类检索工具及编研材料、资料汇编等，以便提供利用。第四章档案保管制度一、凡本委在管理、建设、科研等活动屮形成的各种门类、载体的档案，由档案室统一管理，不得由个人分散存放。二、保存档案必须有专门库房和专用箱柜，库房要求清洁整齐，具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害气体、防高温、防有害生物、防光等八防措施。且做

5、到办公室、阅览室与库房三分开。三、档案室要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制。四、存放照片、底片、录音带、录像带、磁盘用物特制的密封盒、页夹和声像磁带档案柜，按编号顺序排列。第五章档案借阅制度一、本单位工作人员因工作需要利用档案，可随时在档案室查阅本职能范围的档案。查阅非本职能范围的档案，需征得档案形成科室分管领导的同意。查阅档案，须办理登记手续。需借阅者，两周内归述。二、外单位人员查阅档案需持本人身份证及所在单位介绍信，经主管领导批准，并办理查阅手续后方可，原则上不外借。三、

6、查阅密级档案应经委主任批准。四、借阅档案不得随意拆散，借阅者要对所借档案的完整、安全、保密负责,不得在档案材料上图点、划线，严禁对档案随意涂改，严禁擅自抄录、公布档案,严禁丢失、损毁档案，否则依法追究当事人责任。五、借出和归述档案时，均应办理清点手续，由档案管理人员同借阅者当而核对清楚，六、本委工作人员调离时须先还清所借档案，凭档案室出具的证明方可办理调离手续。七、借阅人员应主动地、实事求是地向档案人员介绍所借档案利用情况和利用效果（包括社会效益和经济效益），填写利用登记表。第六章档案统计制度一、档案室应建立档案的统计制度，每年

7、对档案收进、移岀、保管、利用等情况进行统计，了解档案的库藏情况，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。二、每月对档案提供利用情况进行统计分析，内容包括：借阅档案人次、宗卷数。复制、提供利用的档案数量。从统计结果分析利用口的、利用效果的反馈信息。三、统计要求具有四性：准确性、及时性、科学性和连续性。第七章档案鉴定销毁制度一、档案的鉴定工作，在本委主管负责人的领导下，由档案管理人员和有关业务科室的人员共同组成鉴定小组，其主要任务：负责制定本单位档案的保管期限表；对档案提出存、毁意见。二、档案保管期限分为永久、30年和

8、10年三种。三、销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经本单位分管领导批准后，由二人（其屮档案室一人）在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由档案室存档一份。第八章档案保密制度一、档案工作是一项机要工作，档案工作人员及领导干部、职工必须严