XX公司-档案管理方法

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1、XX公司档案管理办法第一条为了规范公司档案管理工作，提高档案保存质量，依据《中华人民共和国档案法》及和关法律法规的规定，结合公司档案管理工作实际，特制定本办法。第二条本办法所称档案是指公司在经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。第三条公司对档案实行集中统一管理。第四条公司设有档案必要的设施、设备，确保档案的安全。第五条公司设有专人进行档案管理，具体负责文书档案、声像档案、实物档案资料的收集、整理、归档工作。第六条归档要求：（一）归档范围内的文件资料，应集中统一管理，任何人不得擅自留存；（二）归档的

2、文件材料必须完整、准确、层次分明、符合其形成规律；必须准确地反映公司经营、管理、基建等各项活动的真实内容和历史过程；（三）做到手续完备、制作材料优良、格式统一；第七条公司档案类目共设置五个，即文书档案、合同档案、声像档案、实物档案、人事档案及电子档案。所有档案由档案管理员集中统一管理。第八条档案管理员根据档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。第九条档案管理员要科学地编制分类，根据分类法，编制分类目录，以便于查找。第十条档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，科学存放。第十一条经确定需销毁的档案，由档案

3、管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员审批后销毁。销毁的档案清单由档案管理员永久保存。第十二条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。第十三条按照总公司《档案管理方法》要求，每年3月、6月、9月25日前将该季度档案台账报送总公司档案管理部门接受检查。第十四条档案管理员应编制案卷目录、索引等检索工具，编制专题资料汇编，及时准确地为各项工作提供档案查找使用工作。第十五条各部门使用档案要办理相关手续，档案管理员应及时汇总，按年度整理汇编。档案管理员及使用档案的人员要处理好使用与保密的关系。第十六条档案属于公司机密，未经许可不得外借

4、、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。（一）公司内部人员借阅档案资料，须经部门负责人批准。阅档必须在办公室内部，不得携带外岀。（二）借阅档案，必须履行登记、签收手续。（三）档案借阅不得超过一周，必要时可以续借。（四）借阅档案者，必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。（五）重要档案、机密档案不得借阅，必要借阅的要经董事长同意。第十七条木办法由公司综合部负责解释和修订。第十八条本办法自印发之日起生效。附件一：《档案使用屮请表》附件二：《档案使用登记表》附件三：《

5、档案数量统计表》附件一:档案使用申请表使用人所属部门申请日期使用期限档案名称使用目的使用性质□查阅□复印□借阅□其他（）部门负责人意见签名：日期分管副总经理意见签名：口期总经理意见签名：口期注:使用一般性档案的，由档案综合管理部门负责人核准；使用重要档案的，权签至分管领导；外单位使用档案的，应持冇单位介绍信，并权签至总经理。