职业秘书训练课程.doc

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1、职业秘书训练课程一．秘书的角色和定位“秘书”这个词来源于拉丁语，本意为“可靠的职员”。国际秘书联合会对秘书职业要求有准确的定义：秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内作出决定。秘书的定位：Ø协助主管共同达成工作目标Ø辅助主管的例行业务Ø沟通协调的桥梁Ø办公室/信息管理Ø客户服务/公共关系Ø促进部门工作的推进按功能分，秘书可分为商务秘书，行政秘书和公司秘书三种。²商务秘书主要是协助上司处理商业性事务，比如洽谈业务、起草合同、联络客户、考察项目、收发函电、办理业务等。

2、商务秘书的工作着重于经营。²行政秘书主要是招聘和培训员工、管理人事、办理会务、处理函电、负责考勤、保管资料、档案、印章等，联系ZF部门，协调内外关系等。行政秘书的工作偏重于管理。²公司秘书是一种特定的职称，基本只能是处理公司日常行政事物，它的特殊职能是接受董事会委托，参与公司决策，监督公司运作、披露公司信息。职业要求1.熟悉专业秘书应该具备丰富的法律、财务、金融等专业知识以及丰富的实际工作经验，才能有效参与公司决策，监督公司运转。2.认真负责认真是对事物的态度，负责是对行为的承诺。充分了解自己的工作范围和职责权限，知道什么是本分，什么是责任，自己该做什么，自己该负什么责任，秘书应做到

3、心中有数。应该负责只是职责，勇于负责则是品德。3.把握分寸对秘书而言，分寸感既是悟性的表现，也是经年累月的磨练自然形成的一份成熟，更是长期置身复杂环境处理复杂事物的经理的沉淀和积累。4.职业道德秘书的职业道德，具体表现在两个方面：一是忠诚，忠诚的标准是一切从公司的利益出发。二是责任感，高度的责任感会使你精心细致地观察周围一切事物的变化并且即使做出准确的应对，妥善处理一切事物。5.注重效率应善于将自己成功的工作经验形成一种成熟有效的办事风格，并且依据自己的习惯和工作要求，设计出一套作业流程，哪些应该自己做，哪些可以授权做，哪些顺带做，哪些重点做,清清楚楚，井然有序。6.善处人缘良好的人

4、际关系是秘书保持最佳工作状态的基础，无论是企业内部的沟通与协调，还是代表企业与社会打交道，诚实守信，善解人意都能给人留下深刻印象。职责权限职责是指职务必须担负的责任，权限是指职权能够控制的范围。秘书的职责权限包括办公事务、行政事务、公司事务、商业事务、公共事务五个方面，也就是说公司内所有事务性的工作都应该由公司秘书向公司负责，由其设定程序与标准并且独立或与他人合作完成。1.管理自己及上司的办公室及有关资料设备，保持办公环境的整洁。2.为上司接听电话、接听客户，处理各类函电、起草文件，减少外界和一般事务对上司的干扰。3.安排上司日程，为上司准备好有关活动所需资料，陪同上司参加有关活动，

5、担任助手或参谋。4.领会上司意图，协助上司思考，用正确的思维方式和有效的解决方案出谋划策。5.了解上司性格，容忍上司的缺点，采用适当方式影响与改变上司的不良习惯。6.熟悉上司的亲朋好友和企业的重要客户及社会关系，掌握他们与上司交往的深浅程度，根据上司的习惯安排主次和轻重缓急。7.组织安排各类会议，做到万无一失。8.协调上司和部下的关系，协调部门主观之间的关系，协调企业和社会各方面的关系，使企业在良性氛围和状态中有效运作。9.接受上司的授权，处理有关业务或人事。根据上司要求，参与决策，提供意见或建议，并对自己的主张和行为承担责任。10.根据上司的正式授权或非正式授权，参与企业的经营或管

6、理，在授权权限内尽职尽责，发挥作用，承担责任。11.作为上司的代表和发言人，在正式或非正式场合，配合上司，为上司树立良好形象和营造丰富有价值的人脉。12.作为上司的私人助理，在上司要求下，适当帮助上司处理一些私人事务。13.在处理企业行政事务和接受上司授权处理有关事务时，必须做到：一不能代表上司做出决策，二不能代上司发号施令，三不能因上司的宽容而放松对自己的约束。总之发现问题，解决问题，无论问题是否与你有关天机不可泄露，奥妙全在其中综合素质1.忠诚由于秘书工作性质的特殊性和重要性，决定了忠诚是所有必备条件中最基本也是最首要的素质。秘书必须无条件地对上司保持忠诚，以及对所属企业或者公司

7、的忠诚。忠诚和能力是一种彼此影响的关系。既忠诚而能力也强的人是最优秀的人才。能力可以通过后天的教育及训练加以培养，而忠诚却无法培养。绝对的忠诚才会产生绝对的信任。上司和秘书的关系就是这样一种互相信赖和依存的关系。另外，忠诚也表现在敬业态度及责任感上。责任有两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的分外工作。做好明确的工作，这是本分；做好不明确的工作，则会受到别人的敬重。有了忠诚感，说明品质好；有了敬业心，说明活得明白；有了责任感，说明值得被