ISO文件格式标准化讲解.ppt

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1、ISO文件格式标准化讲解教材编号：Audit-2015-01版本：A制作单位：制度稽核制作日期：3/24/2015制作者：本次讲解内容：一、ISO文件格式制作二、文件与资料档案管理一、ISO文件格式制作1.文件编写的基本要求2.文件的编制框架3.文件编制技巧4.制流程图-图形形状5.文件格式注意事项1.格式基础要求标准用纸标准A3、A4纸张，不可为二手纸。纸张一定要干净整洁。版本通常以阿拉伯数字1-9做进阶管制，最初发行为1.0版，若内容有任何大小变更，则需进一阶为1.1版，以此类推。版本是控制该文件之修订的管制，故只在封面中记录之。版序通常以A、B、C….

2、顺序编码，最初发行为A版。若修正该页，第一次修正则进位到B版，第二次该页修订为C版，以此类推，每次版本之变更可容许多页版序同时进位。日期第一次发行时撰写日期、版序日期、变更日期这三个日期须一致，如第二次发行时只须变更版序日期及变更日期，撰写日期不管发行到第几次都不能更改。当版之发行日期由文管中心填写。1.ISO文件撰写使用微软Word、Excel2.文件抬头放在「视图/页眉」功能中。3.中文中文字体统一为宋体，封面字体大小如附图，内文字体为14#，标点符号为全角，凡引述名称一律用书名号（《》）表示、引述表单名称则以上下引号（「」）表示，流程图及判断性文字（Y

3、ES/NO）可视页面大小自行调整，但不得小于8#字。4.版面设定之左边界为1.5cm；右边界为1.5cm；上边界为1.5cm；下边界为1.5cm。5.正文格式之段落的间距中为固定值24磅；与前段距离0.5行，后段距离为0。6.会签至相关单位，以最新组织架构为准1.格式基础要求1.格式基础要求1.文件撰写各段落及其分点说明皆以阿拉伯数字表示并以点（.）分出其层次，如5.0。2.各段落及各阶分点说明，须上、下对齐并于每段叙述结尾以句号（。）作为该段落之结束。3.分点说明最多至第四阶，如6.1.4.3。4.写内容若超过四阶或为举例项时则不用分点说明而一律以左右括号

4、含阿拉伯数字如（1）表示；再下阶则以左右括号含阿拉伯数字如（1）表示；再下阶则以左右号含英文大写字母如（A）表示。二阶文件之架构1.0目的：说明为什么开展该项活动。2.0范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．）范围。3.0职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。4.0定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。5.0作业内容：流程步骤的详细文字说明。6.0流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。7.0参考文件：列出该文件内所提到作业应参考使用这其他文件名称与编号，以及文件所定义或参考之文件＆表单名称与编号。8.0附件：列出文件所提应参阅之附件之名

5、称、标签、用章等。2.文件的编制框架2.文件的编制框架三阶文件：（其他项目之架构）（如「作业规范」、「编号原则」、「名册」等）1.0目的：该WI之目的。2.0范围：该WI所涵盖之部分。3.0组织与权责：简述该文件相关部门之组织结构及其应负之职责。4.0名词解释：专有名词说明。5.0作业流程图；说明各项作业之流程图。6.0作业说明：作业说明可依需要分类撰写。7.0注意事项：特别说明之部分。8.0参考文件：列出该文件内所提到作业应参考使用之其他文件名称与编号及文件所定义之表单名称与编号。9.0附件：列出文件所定义标签、用章等。2.文件的编制框架三阶文件：检验（测

6、试、试验）规范之架构1.0目的：为该检测规范之目的。2.0范围：受检测物所涵盖之范围。3.0组织与权责：简述该文件相关部门之组织结构及其应负之职责。4.0名词解释：专有名称说明。5.0作业流程图：说明各项作业之流程。6.0作业说明：检测步骤说明。7.0使用设备：检测中所需使用之仪器设备及工具名称。8.0环境规定：检测环境如温度、湿度等之规定。9.0抽样基准：受检测样本之选取方式。10.0判定标准：检测合格与不合格之基准。11.0注意事项：特别说明之部分。12.0图示：可依需要图示说明。13.0附件：列出文件所定义之标签、用章等。2.文件的编制框架三阶文件：设

7、备（仪器）使用保养规范之架构1.0目的：为该操作规范之目的。2.0范围：为该操作规范所涵盖或适用之范围。3.0项目：所需操作之项目说明。4.0名词解释：专有名词说明。5.0环境规定：作业环境如温度、湿度等之规定。6.0辅助器材或工具。7.0程序：操作步骤说明。8.0注意事项：特别说明之部分。9.0图示：可依需要图示说明。10.0附件：列出文件所定义标签、用章等。2.文件的编制框架三阶文件：校正规范之架构1.0目的：为该校正规范之目的。2.0范围：为该校正规范所涵盖或适用之范围。3.0项目：所需校正之项目说明。4.0使用设备：校正作业所需之仪器、设备或工具。5

8、.0名词解释：专有名词说明。6.0环境规定：校正环境