工厂会议室使用规定.doc

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1、1.目的：为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。2.定义2.1会议室类型：会议室指的是大会议演示厅1个、前台小会议室1个、前台接待室1个。2.2会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、工作面谈、客户接待、招聘面试以及适合在会议室举办的小型活动等场所，不做其它用途。2.3会议等级：2.3.11级→重要来访客户接待。2.3.22级→公司重要/紧急会议：指公司领导层召开的有关公司经营、发展的重要会议，或公司领导因某些特殊紧急情况而

2、组织召开的紧急会议。2.3.33级→部门会议、员工培训：包括不同部门间和部门内部因工作需要而组织召开的会议和培训；内部其它活动等。3.会议室使用规定3.1三个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全。3.2部门或者个人需要使用会议室时，重要会议或用时较长的会议需要提前一天向行政部提出预约申请，部门小会、内部培训、工作面谈等，必须提前半天预约申请，所有会议室的预约需要到前台填写《会议室使用/预订登记表》，经行政部准许后方可使用。3.3使用原则：先申请，后使用。3.4临时性会议或特殊情况时使用会

3、议室必须经行政部准许，相互之间协商后可以调整使用顺序，由行政部和申请部门负责人协商，按轻重缓急统筹协调安排使用。3.5遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门及个人，先礼让公司层级重要会议。3.6部门及个人应在所预约的时间开始使用会议室，如不能按预约使用或时间有变动，需提前通知行政部，否则预约时间已过，行政部有权对会议室使用权另作安排。3.7部门及个人应有效控制会议时间，保证在预约时间内完成会议，除A级B级接待外，其它会议均不得无故拖延，而影响下一个会议的召开。3.8相邻两场会议之间必须要空余5分钟

4、以上，以便下一场会议的准备。3.9会议室使用期间，使用部门或个人需要保持会议室的整洁，使用完毕后，务必将所有移动过的桌椅、设施设备等还原，离开时关闭电源、门窗、空调。3.10凡招聘面试、普通来访的客人、单独工作面谈、8人以下不需要用到展厅设备的小会议，匀不得使用展厅，可以安排在小接待室或小会议室进行。3.11如部门或个人临时取消申请，需及时告诉前台，以方便他人使用，其再使用时需要重新申请。3.12展厅内的产品样机和设备物品由客服部指定专人管理，如果其他部门需要使用或借用展厅产品，须经客服部负责人批准后方可拿取。

5、3.13客户参观展厅流程：申请人→填写《展厅/车间参观评审单》→客服部审核→行政部审批→内控审批（南山）→总经理批准，由客服人员或总经理指定专人陪同客人参观。4.预订会议室申请流程4.1部门或个人到前台查询会议室使用状况。4.2部门或个人到前台申请并提出使用会议室大小要求，并进行预约登记。4.3前台根据部门或个人的申请需求作出协调安排，并及时将预订会议室信息在公司群里通知大家。4.4部门或个人自行指定人员负责安排会务相关工作。5.修订与解释本规定由公司行政部负责编制和修订，由公司行政部负责解释，执行中如有不同意

6、见可保留意见待商定后再行修订。附件：《会议室使用/预订登记表》《展厅/车间参观评审单》