合行会议室使用管理规定

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1、会议室、接待室等使用管理规定为加强总行会议室、接待室等科学化管理、规范化使用，确保各类会议、培训、接待高质量召开，提高会议室等利用率，特制定本行会议室等使用管理规定。 一、会议室、接待室等基本情况楼层设备设施物品容纳人数用途四楼会议室（405室）投影仪（含摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等电水壶、保温瓶、瓷茶杯、水果盘、烟灰缸、纸杯、纸巾、桌签、茶叶、矿泉水、多孔插等15人各部门一般性会议、业务检查、接待、部门内部会议等五楼会议室（503室）投影仪（含摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等电水壶、保温瓶、瓷茶杯、水果盘、烟灰缸、纸杯、纸巾、桌签、茶叶、矿泉水、多孔插等1

2、5人各部门一般性会议、业务检查、接待、部门内部会议等六楼会议室（603室）投影仪（含摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等电水壶、保温瓶、瓷茶杯、水果盘、烟灰缸、纸杯、纸巾、桌签、茶叶、矿泉水、多孔插等15人各部门一般性会议、业务检查、接待、部门内部会议等七楼接待室（701室）沙发、茶几、电话机等水果盘、烟灰缸、纸巾、矿泉水等8人主要用于总行领导参加的接待重要来宾及来客等活动。七楼会议室（705室）投影仪、音响、LED（含上述摇控器等）、长方桌、皮质椅、茶具柜等八楼接待室（805室）八楼会议室（807室）九楼会议室（901室）十楼培训室（1001室）主要用于公司及各部门组

3、织的培训活动和全体职员工大会。十楼荣誉室（1002室）十一楼视频会议室（1102室）十一楼小会议室（1103室）十一楼中层干部会议室（1106室）十二楼接待室十二楼大型会议室二、会议室等使用管理规定（一）归口管理：所有会议室、接待室、培训室、阅览室、职工活动室等均由总行办公室统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。（二）申请规定：为了避免会议等发生冲突，方便统一安排，各部室如需使用会议室、培训室等，须提前3天向总行办公室提出申请（各部门周会除外，但须提前1天告知办公室），注明会议名称、人数、时间、需要协办事项等基本信息，由办公室负责登记安排

4、（见附表1、2）。如部门或个人临时取消申请，再需使用时须重新申请。若需使用会议室投影仪、音响、LED等设施、桌椅摆放形式、备置茶果或提供其他需求的，应在提出申请时详细说明，以便提前准备，确保会议、接待顺利进行。(三)使用原则：若使用部门会议与总行临时性重要会议发生冲突时，应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则；部门之间会议发生冲突时，遵循先申请先使用的原则；外单位借用召开会议与总行或部门会议发生冲突时，须保证外单位优先使用。外单位借用总行会议室，会议资料及会议用品等均由借用方负责，若需总行提供会议用品等，可由办公室代办，费用由借用方承担。各部门如因故取消或推迟会议，须及

5、时通知总行办公室取消或推迟会议室安排。如遇特殊情况或临时召开的紧急会议需要使用会议室时，要及时告知总行办公室，说明使用时间、参加人员、需要协办事项等，总行办公室可根据实际情况做好相关服务工作，使用部门事后补办有关登记手续。（四）接待说明：各部门一般性会议及内部会议，由会议召开部门人员负责会议的接待，重要会议及需要总行办公室协助接待的会议，在提出申请时请注明需接待事项。（五）设备设施及物品管理：所有会议室、接待室、培训室、阅览室、职工活动室等在无使用期间一律上锁，任何部门或个人不得私自开启，不得借用、挪用及故意损坏会议室内一切设备设施及物品。在使用会议室、接待室等期间，使

6、用部门人员及物业会务人员应爱护会议室的设备设施及物品，安全使用，不得故意损坏公物，不得带走及随意搬动挪作它用。如因个人原因（自然损坏除外）造成设备设施及物品损坏的，须照价赔偿。使用部门人员、物业会务人员如发现设备故障和公物损坏等情况应立即上报总行办公室，以便及时维修，保证其他会议按时进行。（六）会议室等卫生、会后清理规定：会议室、接待室等使用期间，使用部门人员及物业会务人员应保持会议室的整洁、安静，不允许乱扔垃圾等不良行为发生；设备设施及物品摆放应整齐有序。会议结束后，使用部门人员及时通知办公室、物业会务人员清理会场，会议资料、用品等使用部门人员应收集带走，所移动过的桌

7、椅等设备设施及物品放回原位，关好电脑、投影仪、空调、灯光、窗户等设备，待办公室、物业会务人员查看后方能离开，并随时关门上锁。三、会议室等使用流程部门填写会议室使用联系单总行办公室主任签字总行办公室登记物业管理人员准备安排使用会议室会后联系管理员并做好清整工作作四、会议室等准备工作（一）会议室设备设施准备：会议室的投影仪、音响、LED、照明、空调等设备使用管理由办公室、物业专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。如若使用投影仪、音响、LED等，在会议开始前30分钟做好调试、试用工作。（二）会议资料、用品、茶果、桌椅摆放等会务准备：会议资料、