写作培训讲义.ppt

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1、WRITING写作内容结构:◆写作要则◆写作过程◆商务信函◆其它文稿的写作☆写作是一种重要的沟通方式☆写作是一种特殊的沟通方式☆写作是一个不断发展的概念一、写作要则4C:正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)二、写作过程1.Gatherinformation收集资料files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,

2、freewriting,etc.2.Organizeyourthoughts组织观点(1)Batching分组(2)Concluding筛选 (3)Headlining归纳标题(4)Strategicordering有策略地编排3.Focusthemessage提炼材料·Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览·“Nutshell”yourideas概括你的观点·“Teach”yourideas灌输你的观点·Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧·Usethe“priceperword”

3、technique使用“惜字如金”技巧4.Draftthedocument起草文章·Composeinanyorder不要在乎写作顺序·Avoidediting不要边写边改·Gettypedcopy使用打印件·Scheduleatimegap安排时间间隔5.Editthedocument修改文稿·Editforstrategy从策略上进行修改·Editformacroissues从宏观上进行修改·Editformicroissues从微观上进行修改·Editforcorrectness就正确性进行修改写作过程三、商务信函(一)商务文书(二)信函

4、是商务沟通的重要工具1.信函是商务文书的最主要形式 2.商务信函关系到形象问题 3.信函是商务沟通的重要工具(三)商业信件1.书信的风格 2.信件的布局 3.写信的一些技巧: (1)写信当如面读 (2)开头的技巧 (3)如何结尾 (4)书写字体 (5)信函礼貌 (6)信封书写(四)商业函件商务信函××公司××部经理先生: 这次请您了解××商品市场情况,承蒙您在百忙之中作深入的调查了解,实在不胜感激。关于××商品价格,待我公司调整修订以后再函告您。 希今后加强往来,并请给予大力支持! 特此书面表达感谢之意! 此致 致礼 ×××敬上 ××年×月×日

5、图8.1致谢函实例×××公司××经理先生: 敬启者,最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物,该公司地址随函附上,因为该公司第一次交易,敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告,贵公司所提供之情报,敝公司严守秘密。 今后若有同类情况,敝公司愿作同样之效劳。 ××公司经理×××年×月×日图8.2查询函实例××公司: 经查一季度已于三月三十一日届满,现寄上贵公司之季结算清单一份,共计¥1,200,000元,谅属无误,此前供应贵公司之物品,想必满意,期待今后更密切的合作。 ×××公司(盖单)×年×月×日图8.3结帐清单实例×××总公司

6、: 敬启者,由于本公司所生产的物品之原料价格上涨,不得不宣布自今年六月一日起,原有的价目表予以作废,并代之以另订新价目表,现随函附上。 五月三十一日前收到之订货单,仍按旧价计算,六月一日以后,则以新价目表为准。 因本公司产品需求量日增,而原料市价一直上涨,故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买,务请尽早,以免误失时机。 ×××公司×年×月×日图8.4通知提价函实例××先生: 您所申请的秘书职位已补满,我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐,将先予以试用几个星期,以决定其能力是否胜任。 我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中,倘若将来有缺额,一

7、定首先与您联系。 ××公司经理×年×月×日图8.5求职答复函实例表8.1书信撰写者清单A.写信前 1.信的主题是什么? 2.你为什么写这封信? 3.信的读者是谁?·主要读者·其他读者 4.读者对信的主题已了解多少,还需知道什么?·现有知识·需要知道的知识B.信写完后 你撰写的信(回答“是”“否”)·清楚·按逻辑顺序编排·语法正确·没有行话和俚语·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益·准确·完整·迅捷四、其他文稿的写作(一)报告表8.2报告的部分类型特别报告初始报告例行报告 调研报告中期报告操作报告 计划报告评估报告设计报告 可行性报告检验报告审

8、查报告 建设报告工作报告进展报告 正式报告目击报告非正式报告报告的基本结构:▲标题▲概要▲目录▲主体部分(正文)▲结论和建议如何起草公司年度工作报告常

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