文件与资料控制程序培训课程.ppt

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1、文件与资料控制程序培训课程朱卫孙2012年10月31日概念理解1、程序为进行某项活动或过程所规定的途径。2、文件信息及其承载媒体。3、程序文件描述质量管理体系过程或过程某一部分的文件，解决部门间“接口”，不涉及纯技术性的细节，是质量管理手册的基础。4、作业指导书是对质量手册、质量计划或程序文件的补充，以阐明具体要求为主，是使质量管理体可能实施的关键信息。主要包括管理细则、产品标准、工艺规范、操作规范、检验规范/标准、指令性文件及技术图纸等。5、流程性文件指对某一过程中相关环节的职责、权限、先后顺序、行为规范等进行描述的文件，一般习惯上称为作业指导书。文件架构质量方针/质量目标质量

2、手册程序文件作业指导书表格/记录解读文件架构：一级文件：指公司纲领性文件质量手册（通常包含公司的质量方针和质量目标）。二级文件：指公司主要运作流程即程序文件。三级文件：指公司细部流程和各类技术性操作文件即作业指导书。四级文件：指各种表单和记录。文件分类一、内部文件：指公司内的各种文件，具体可分为体系文件如质量手册、程序文件、质量计划、通用的管理性作业指导书等。二、外来文件：指公司以外的文件；包括国际/国家/行业/地方标准/法律法规、顾客提供的图样及要求、顾客或有关机构指定使用的表格等。什么是受控文件受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门（文

3、控中心）批准不得复制，文件封面一般加盖受控图章。受控文件是“非受控文件”的对称，凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件，也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等。受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。受控文件的审批权限文件类型编制审核审批分发范围质量手册文控中心管理者代表公司最高领导者各部门负责人程序文件各部门负责人文控中心管理者代表各部门作业指导书各部门指定人员各部门相关人员各部门负

4、责人相关作业单位表单记录各作业人员各部门指定人员各部门负责人各相关作业单位文件编写时应注意的事项各部门在编写相关的三级/四级文件时，应以“深圳市华创升电机有限公司”冠名，并有统一正确的LOGO标志，各相关事业部/职能中心可在本公司名称后加上本事业部/中心的名称或标志，如HCS事业部可在公司名称后面加上（HCS）以示区分。ISO9001：2008标准中文件控制的条款解读4.2.3文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：a)为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批准；b)必要

5、时对文件进行评审与更新，并再次批准；c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰、易于识别；f)确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；g)防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。4.2.3条文解释发布——批准运用——评审更改——识别使用者——获取外来文件——鉴别作废——处理受控文件编号一、公司文件代码质量手册：QM程序文件：QP管理类作业指导书：MD技术类作业指导书：二、部门代码（具体见本程序）备注：随着公司的发展，如果有新增加的部门，可以流

6、水号的形式递增；如果部门相同，则TNC事业部的部门代码后加（T）以示与天朗事业部区分。例：TNC品质部可用07（T）表示。三、受控文件的编号规则1、公司质量手册编号为：QM-012、公司程序文件编号（见本程序）3、各类作业指导书的编号规则：××－××－×××流水号部门代码文件代码比如：来料检验作业指导书：HCS-07-0014、质量记录的编号规则：FormNo.××－××－×××－A版本号流水号年份号（后两位数）表单代码（译文）部门代码比如：来料检验报告FormNo.07-09-001-B5、有关技术类的相关文件如工程图纸等可按照《工程图纸管理工作指引》及《工程文件编码规则和发放

7、工作指引》执行。受控文件的归档和标识1、所有的流程性文件在受控前，制/修订单位需填写《文件入档申请单》文控中心确认（各部门都通用的文件由文控中心确认，各部门内部文件由部门负责人确认）。2、文控中心应评估文件是否与其它文件相冲突，有问题则反馈给文件制/修订单位，若确认OK则由文件制/修订单位将附有《文件入档申请单》的文件提交文控中心存档和受控发行。3、技术类文件由制/修订单位相关人员审批后直接交文控中心受控发行。4、文控中心应核对各部门提交文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，是