文件与资料控制程序57712

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1、齐力制冷系统（深圳）有限公司文件编号RD-COP-001页次5of5文件名称文件与资料控制程序版次B/0文件修订履历修订日期变更前版本号变更后版本号变更内容摘要修订者审核批准2008-08-22A0出版发行龙腾龙腾龙腾2010-08-20A0B0换版更新龙腾龙腾龙腾分发部门□总经办□管理者代表□研发部□品质工程部□生产部□行政部□采购部□仓库□财务部□船务部批准人签名日期受控印章拟制审核批准齐力制冷系统（深圳）有限公司文件编号RD-COP-001页次5of5文件名称文件与资料控制程序版次B/0目的为确保公司的质量体系文件、内部管理文件、外来文件及技术性文件（如：研发文件、图档和资

2、料等）的管理有规范遵循，保证各部门对文件及资料使用的统一性、有效性和适用性。1.范围适用于与质量管理体系有关的文件(包括外来文件)的控制。2.职责与权限3.1GM负责质量手册的批准与发布。3.2管理者代表负责质量手册的编写与审核，并负责程序文件批准。3.3其他文件由相关部门组织编写，部门负责人审核，主管领导批准；涉及多个部门的文件由相关责任部门组织编写并评审。3.4品质部文控员负责所有受控文件编号、发放、回收、销毁及存档。3.5各部门主管负责本部门文件的接收、传阅、保管等工作3.定义4.1文件名称定义4.1.1一阶文件：质量手册，简称“QM”，即质量手册。4.1.2二阶文件：程序

3、文件，简称“COP”，即质量手册内品质系统要项所含之程序。4.1.3三阶文件(简称WI)：a）作业指导书：生产工艺流程的指导性文件b）图纸c）检验规范：有关品质之检验标准、检验规范等d）部门管理、规定、操作细则等4.1.4四阶文件：记录表单，简称“FOR”。4.2文件定义4.2.1原版文件：用专用文件夹保存在文控中心；4.2.2受控文件：由文控中心在文件上加盖“受控印章”，以表明该文件处于受控状态；4.2.3作废文件：生产工艺变更或流程变更而不适用的文件，加盖“作废文件”章以示区别；4.2.4外来文件：由外部机构提供的文件，如顾客提供的图纸或技术资料等，加盖“外来文件签收”章；齐

4、力制冷系统（深圳）有限公司文件编号RD-COP-001页次5of5文件名称文件与资料控制程序版次B/04.2文件编号及版次更改规则类别质量手册程序文件作业指导书表单级别一级二级三级四级代码QMCOPWIFOR编码RD-QM-***顺序号RD-COP-***顺序号表单号对应程序号WI/FORRD-**-***-***4.3.1文控中心对所有文件建立版本/版次管理,文件和表格第一次制定之原版以A/0,修订一次为A/1……以此类推,修订10次后发行B/0版、C/0……以此类推,文件废止后原编号列入管制,不得重复使用。1.内容5.1文件新增程序5.1.1相关部门因工作需要需新增文件，提交

5、《文件修订废止申请单》，按3之规定，交相应人员评审及批准。5.1.2一阶文件由管理者代表编订，二阶文件由部门主管进行初稿编写，三阶文件由相关部门进行编制。相关权责人采取适当方式对文件进行审批、修订，对不合格文件返回编制部门进行重新编制。5.1.3文控人员对通过审批的体系文件和技术文件依4.3文件编号，并登录于相关表单上。5.1.4文控人员依《文件修订/废止申请单》中文件批准者指定的分发部门进行分发，加盖受控文件章，相关部门在收到文件时在《文件分发回收记录表》上签字表确认。5.1.5各部门在接收文件之后对文件进行妥善保管，不可任意损坏、丢失，如有损坏或丢失或需增加份数，需报经管理者

6、代表批准后交由文控人员进行分发。5.2文件修订程序5.2.1相关单位如因工作需要修订一些文件内容，将欲变更的内容原因，注明于《文件修订/废止申请单》上，由相应权限人员进行审批后，交文控人员进行编号。5.2.2文控中心对需要修订的部份进行修订，并更改版本号，登录在《品质记录一览表》上。5.2.3文控人员对更新后的文件加盖文件受控章，按5.1.4重新进行分发，并回收旧版文件。5.3文件作废程序5.3.1对于5.2.3回收回来的旧版文件，由文控人员在报废的旧版文件上加盖“作废文件”印章；5.3.2各部门文件如文件破旧需作废，须填写<文件增发申请单>交文控人员，按5.3.1进行作废处理；

7、5.3.3为合理节省资源，加盖“作废文件”印章后的副本作废文件可作为再生纸利用。原版文件加盖作废章另存，以备以后查用。齐力制冷系统（深圳）有限公司文件编号RD-COP-001页次5of5文件名称文件与资料控制程序版次B/05.4文件使用管理5.4.1现场使用之文件必须置于作业场所，不得收录为个人资料；5.4.2使用部门不得自行影印正式文件，若有需要填写《文件修订废止申请单》，向文控人员申请增发，并由品质部修改<文件分发回收记录表>内之分发份数，为补发或参考用文件则不需修改分发份数