文件与资料控制程序

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1、苏州利德纺织机件有限公司程序文件编号：版次：日期：标题:文件与资料控制程序1.目的:保证与质量体系有关的文件均经过审核和批准及迅速正确地流通，且能确保各部门/厂都能得到相关文件的有效版本，防止过期文件的使用。2.适用范围:本公司各部门/厂之间所有与质量体系有关的文件和客户提供的资料（不包括与人事、财务、商业有关的秘密文件）。3.职责:3.1由管理部制订并保证本程序持续有效地执行。3.2由一级文控和二级文控负责文件的接收、保管、发放、收回等工作，未经审核和批准的文件，原则上不受理。4.定义:一级文控：公司总文控，直接由管理部管理。

2、二级文控：设立在各分厂、部门的文件控制室，主要负责各分厂内部文件控制。文控室：一级文件与二级文件统称。5.程序:5.1文件的编制、审核和批准按附件《文件制订、审批权限一览表》执行。5.2受控文件的发放5.2.1所有各部门/厂编制并已批准的须受控的文件均交由文控室负责统一发放。5.2.2文控室文控人员在接收各部门交来须受控分发的文件后，必须核对此文件的编号、版本号及审批权限等是否有误，核对无误后登记于《受控文件目录表上，并盖上红色“受控正本”印章和当天日期。5.2.3根据《受控文件发放一览表》的要求复印份数，并加盖蓝色“受控副本”

3、印章及填写发放编号。5.2.4按《受控文件发放一览表》名单填写《受控文件发放/回收表》并将受控文件分发至各有关部门。接收文件部门的文员须在《受控文件发放/回收表》上签收，并同时交回旧版本文件给发放人员（如有）。5.2.5如有需要发放给本公司以外的外部机构或人员作为宣传和展示用途的受控第9页，共8页苏州利德纺织机件有限公司文件，需由管理部经理批准方可发放，并在封面上加盖蓝色的“严禁复制”印章。程序文件编号：标题：文件与资料控制程序版次：日期：5.3受控文件的使用5.3.1各部门/厂须确保在使用处获得有效版本的适用文件并传阅至相关人

4、员，必要时组织培训。5.3.2受控文件应保持清晰、便于识别、易于查找，不得私自进行涂改。5.3.3各部门使用的受控文件必须是文控室发放的盖有蓝色“受控副本”印章的文件，不得从其它渠道复印使用。5.4受控文件的修改5.4.1文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时组织有关人员进行讨论和和评审，确保文件内容的适宜性。5.4.2受控文件不允许在文件上直接涂改，应采取换页或换版的方式进行。a、对于小范围的修改（如：几行或某页等）不便于重新印制所有的文件时，应采用换页的方式。修改完成后，应在文

5、件修改记录栏内注明修改内容、修改人、审批及修改日期等相关内容，同时在被修改页版次号栏内加注更换序号（如：D2表示该页D版的第2次修改）。b、当修改内容较多时，应采取换版的方式，完成后注明修订版次、修改人、审批人等相关内容。5.4.3受控文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批。5.4.4修改后的受控文件，必要时须注明修改事项。5.5受控文件及质量记录的编号识别5.5.1所有受控文件必须清楚标明文件编号，版本号及生效日期。5.5.2《质量手册》的文件编号为“QM”，《程序文件》的编号为“COP-XXX”

6、，“XXX”为流水编号，由综合管理部统一规定每份程序文件的流水编号。第9页，共8页苏州利德纺织机件有限公司5.5.3除《质量手册》及《程序文件》外，其它所有受控文件的编号均按下列编号方式进行：X1X2—X3X4X5---X6X7X8流水帐号文件名称简写部门编号程序文件编号：标题：文件与资料控制程序版次：日期：使用代号含义：1）X1X2——部门编号以《受控文件发放一览表》上的“发放部门”栏上对应的部门编号为准。2）X3X4X5——文件名称简写以附表《文件中英文对照表》简写为准。3）X6X7X8——流水账号从001开始编号。5.5.

7、4所有质量记录的编号由综合管理部统一按下列方式进行：FormNo.X1X2─X3X4X5─X6版本号流水账年、份最后二位数表格编号（译文）5.5.5所有受控文件的版本号均以英文字母表示，即初版文件为“A”，更改版本号时按其顺序进行排列。如属只对受控文件的某一页进行修改，应在该页版本号后面下标一个修订号，修订号按阿拉伯数字顺序进行编号。（如“A1”、“A2”……）5.5.6非受控管理类文件的编号方法参照上述方式进行，并可根据实际情况在部门编号后面另加部门简称（如“IQC”、“QA”）。5.6外来文件的控制5.6.1所有产品认证资料

8、、客户标准、规格、要求，通用标准，国际、国家行业标准和法律、法规等，由相关人员按《文件制定、审批权限一览表》审批后，交由文控室统一管理。5.6.2除以上外来文件外，其它外来文件须经本公司相关部门负责人审核、审批后，交由本部门文员统一管理。第9页，共8页苏州利德纺