学校接待流程.doc

《学校接待流程.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、******接待流程一、目的为了提高外事活动接待工作的规格和效率，树立学校品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则，使接待工作正规化、统一化、标准化。二、适用范围适用于各类对外接待任务。三、职责1、办公室负责对重大接待活动制订书面的接待日程安排，组织有关人员实施，做好客人的食、宿、交通等生活后勤安排工作；2、接待负责人按客户来访日程安排表规定的时间组织并参与接待工作。四、接待流程1、收集客户来访信息：办公室人员首先确认来访人员是否需要学校招待，包括是否用车到指定地点迎接、是否有招待用餐需求、是否有招待住宿需求

2、、是否需要在接待结束后，安排车辆送到指定地点？如需安排用餐和住宿，到财务部填写《宴请申请单》，并根据实际需要填写《借款申请单》，从财务支取一定现金，用于接待时的机动费用，用餐和住宿尽量安排在协议单位，用签单方式结算。2、接待方案：对重要的接待任务或大型参观学校活动，办公室须指定接待负责人，并制订详细的接待方案和日程时间表交给有关参加接待的人员。3、司机准备：如需车辆接送，接待负责人须提前联系司机，告诉准确的到达时间和地点，接待人员须提前10分钟到达接待场所等候客人，接待负责人同时须到学校门口迎接客人。客人离开学校时，接待负责人须提前10分种通知司机作好出车准备

3、，司机须提前将车开至指定地点，如遇到严寒或酷暑天气时，须提前打开车空调，如遇到雨雪天气，则须提前为客人准备好雨伞，如客人有随身行李或礼品时，应提前打开后备箱。4、6S准备：提前通知各班级班主任或主讲老师打扫学校公共区域卫生，并注意保持。通知各相关专业，做好实训室和车间的6S整理与维护。同时接待过程中注意保持与维护。随时做好参观前的准备。5、参观安排：参观的现场解说由学校指定的专人负责。由接待负责人引导客人参观，参观路线为:6号车间——5号车间——4号车间——2号医护楼——烹饪专业教室——接待室，办公室负责做好摄像。6、座谈会准备：如参观结束后有座谈会，办公室接

4、待人员须向领导请示，是在接待室座谈还是在会议室座谈，如果在会议室座谈须于客人到达前一小时前，准备好学校宣传彩页、桌牌、水果、茶水、餐巾纸、湿巾、桌花、纸笔等物品，如遇到严寒或酷暑天气时，须提前半小时打开会议室内的空调。如遇全天接待，则接待人员须利用中午休息时间将接待场所进行一次整理。7、会谈过程中工作：客人到会议室后，及时准备茶水，咖啡等；客人落座后上茶，茶水每隔15分钟或少于一半时添水，若有需要可准备烹饪专业制作的点心。夏秋季准备瓶装矿泉水，春冬季准备绿茶，咖啡等。会议过程办公室做好摄像工作，重要会谈可在隐蔽位置放置录音笔，记录会谈内容。8、用餐和住宿：根据

5、实际需要，提前为客人预定用餐和住宿，并根据需要提前准备好烟、酒、礼品等事宜。用餐时间将至（中午12:00；晚上18:30），提醒饭店提前上好冷菜。住宿和用餐根据客人重要性分为：住宿：A级－邯郸金都酒店、新梅林用餐：A级－邯郸金都酒店、新梅林B级－唐年商旅（商务套房）B级－广平天鹅湖大酒店C级－唐年商旅（标准大床房）C级－广平川府农庄9、纪念品的准备：接待全部结束后，接待负责人及时通报办公室，办公室负责提供相应的纪念品并与其他接待人员一起欢送客人。礼品以本地富有特色的产品为主，如老粗布、缯肘、手工粉条、富硒类农产品等；五、接待标准A级接待标准：陪同人员：常务校长

6、、执行校长、负责本次接待的副校长。1、迎接：常务校长、执行校长、副校长在机场、车站、校门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。2、参观：常务校长、执行校长、副校长陪同，由副校长介绍学校基本情况，参观过程由专人负责解说。3、座谈：学校教职人员确保学校卫生环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将学校简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、桌花、纸巾等摆放于接待室。根据需要制作领导席卡、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准：负责本次接待的副校长根据情况预定酒店：5、下榻宾馆标准：负责本次接待的副校长根据情况预定酒店：B

7、级标准：陪同人员：常务校长或执行校长、负责本次接待的副校长、办公室接待人员。1、迎接：由副校长、办公室接待人员及相关部门人员到学校门口迎接，引导来宾。2、参观：常务校长或执行校长、副校长、相关部门主任陪同，由副校长介绍学校基本情况，参观过程由专人负责解说。3、座谈：学校教职人员确保学校环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将学校简介或相关宣传资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。4、用餐标准：负责本次接待的副校长根据情况预定酒店。5、宾馆标准：负责本次接待的副校长根据情况预定酒店。6、办公室根据情况购买礼节性礼品。C级标准：陪同人员：执行校长或负责本次接

8、待的副校长、办公室接待人员。1、参观：