公文格式的规范.doc

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1、公文格式的规范化现代企业制度要求企业象一部高效运转的机器，对于各种信息、消息、文件、指示要迅速做出反应，为企业决策层的诸种决策提供理论上的支持和文字化的服务，这就要求各个企业在处理文件时要有一套通行一致的规定和办法，这套办法可以使公文管理更加科学化、制度化、规范化。同时，公文格式的规范与否，也影响到企业的形象。在格式把关上，我们采取“四学一加强”的措施，保证公文格式的正确、规范。“四学”就是：学《办法》，对公文格式、行文规则的基本规定，真正做到逐条逐款看懂弄通，领会掌握；学中央、省委和中石化集团公

2、司、股份公司、销售公司文件格式，增强对格式的运用能力；向上级学，不懂就问，绝不轻易放过任何疑难点问题；向实践学，对公文处理中出现过的错误及时记录下来，防止以后重犯同样的错误。“一加强”就是强化办公室对文件清样的校对工作，确保正确的格式最终体现在印制出的文件上。通过以上措施一点一滴地积累，不断提高正确标注格式的能力，纠正公文格式上长期以来存在的一些问题。2001年，省公司下发了《关于印发＜中国石油化工股份有限公司山东石油分公司公文处理办法＞的通知》，有些市公司按照《通知》精神，认真组织了学习，严格遵

3、照执行了《通知》规定，有的单位则未能严格执行《通知》上的要求。今天我在这里再一次把公文的格式处理详细的讲解一下。根据现在山东分公司的实际，我们经常使用的公文种类有三大类：正式文件、内部明电和便函。下面我先来讲一下正式文件的格式。首先，文件页面排版为：上边距5cm（含页首），下边距3cm（含页脚），左右边距3.5cm，行间距为固定值30磅，这样设置，就可做到每页20行，每行25个字(Microsoftword）。正式文件的构成一般有发文机关标识、发文字号、签发人、正式文件标题、正文、主题词、抄送项、

4、印发机关和印发时间等内容。下面我来仔细的讲解一下文件的眉首构成。文件眉首一般是指首页横线以上，包括发文机关标识，发文字号和签发人等内容组成。签发人仅限于上行文，应当在横线上方居右注明签发人姓名，签发人三字要用黑体突出。发文机关标识和横线用红色印刷称文件红头，占首页的三分之一，上边缘距页上边4cm，每字符为1.5cm×0.7cm，居于页上边与文号线之间，使用小标宋体字；文号线为160mm×1mm，居中。发文字号一般置于发文机关标识的下面，横线上方居中，山东分公司文件字号为“石化股份鲁×〔2008〕×

5、号”,第一个“×”代表省或者各市简称，第二个“×”代表各部门代号，第三个“×”代表文件排序号。其中请大家注意2008必须用六角括号括起来，不允许再使用四角括号发文字号为三号仿宋体。正式文件标题位于文号线下空两行，标题中除法规、规章、名称加书名号外一般不用标点符号，文件标题为二号宋体加重，为了使标题看起来更美观一些，如标题过长需排列两排的话，可采取上短下长或下短上长，切记不可上下同长，如标题中有单位名称、地名、人名或词组出现时，要使它们排列在一行，不可分开，如不好排列可采取调节字符间距的办法。正式标

6、题与主送机关之间空一行，主送机关应该使用全称或者规范化简称、统称，不可随意简写。主送机关应顶格加冒号，在正文之前与正文之间不需空行。决定、会议纪要等可将主送机关写于正文之后。主送机关之后就是正文。正文为三号仿宋体。正文中如有小标题需要加黑。文件如有附件应当在正文之后印章之前注明附件顺序和名称，附件应空两格但与正文之间不需要有空行，成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。一般应标注在正文之后，日期不应靠文件的最右边，应保持四个字的空格。决定、会议纪要的成文日期，应

7、居中标注于标题之下，正文之上，括于圆括号内。主题词为三号黑体加重，上级单位用抄报，平级和不相隶属单位用抄送，下级单位用发送，排列顺序依次为抄报，抄送和发送，字体统一为三号仿宋体。印发机关格式统一为“××石油分公司××办公室”,位置末行居左；印发时间统一用阿拉伯数字，年、月、日要用全称。位置末行居右，字体统一为三号仿宋体。正式公文的处理我先讲到这里，等一下我将给大家模拟示范一下，让大家有一个更清楚的印象。下面我再来讲一下传真电报的格式，传真电报由文件标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、紧

8、急程度、领导签字、印章、抄送机关等组成。文件标识为：内部明电，字体为初号黑体加重。标题为二号宋体加重，发文字号为鲁石股份发电〔2008〕×号，居中，成文日期格式与正式文件一样。以上，我把公文格式的几种常见种类讲解了一下，另外讲一点公文格式之外的话题，那就是要注意公文的时效性，做到不积压、不拖拉、不误时、不误事。在大多数情况下，及时要理解为迅速，越快越好。比如，发文稿一经领导签发，就要尽快印制成正式文本并迅速送达受文单位，能当天完成的决不拖到第二天。因为文件一经签发，就据此生效。按照