企业行政秘书培训.ppt

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1、行政秘书基础培训制作人：李月珍主要课程一：专业定位——行政秘书的角色。二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。三：高效能沟通技巧——沟通与协调。四：形象塑造——优雅的形象表征。五：商业礼仪——有礼走变天下。行政秘书的工作内容是什么？请写出你目前主要的工作内容：1：时间：五分钟。2：用最快的速度写下，不用思考。3：至少写下十个。企业行政秘书的工作内容项目内容1：日程管理预约会面的受理及安排；行程表的制作；预定计划变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定预计计划进行管理，交通工具的选定

2、、订座与购票，旅费及预付款等的收受。2：环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理。3：会议及活动开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其他大型活动的准备，运作及事后的管理。企业行政秘书的工作内容项目内容4：照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康管理（

3、包括药品准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其他事务的代理。5：会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结账、上司私人的出纳支票和票据的处理、税务手续的代办与记账。6：突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访人的疏导、急病及意外事故的处理、非法入侵者的处置、劳动问题决裂和纷争是的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。企业行政秘书的工作内容项目内容7：接待、应酬工作面谈

4、、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排。电话接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理。8：沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其他上司临时交办事项。9：文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理。企业行政秘书的工作内容项目内容10：信息的收集整理文献、市场调查报告及相关资料的

5、收集、整理、分析上司有关名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索。11：决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持。文秘的职业发展规划初级秘书：协助上司的工作主要工作有：接听电话、上传下达；使用办公室软件：打字、制表、做幻灯片。使用各种办公用具（传真、复印、电脑）；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其他事务性的简单工作；中级秘书：分担上司的工作主要工作有：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理公司工作日程；组

6、织、召集相关的会议；收集相关信息资料等；公司内、外的简单事务的处理；语言要求；高级秘书：管理、参谋、支持上司工作主要工作有：安排、管理上司的工作时间；沟通协调各种关系；主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；语言支持；二、行政秘书的角色定位与必要素质1：秘书的定义A：广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包含公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数——领导集体。B：狭义的概念：“秘书是一种职务名称，正

7、在成为一种社会职业，处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”2、秘书的角色定位决策支持事务执行者服务人员协调人参谋领导3：行政文秘的个人素质正直——坚持既定政策和原则事实求是热情——对人、对事积极、乐观敬业——以工作为荣，设定高的工作水准守信——不失约、不违约、不食言、不泄密忠诚——忠于上级忠于事业有序——利落，有条不紊高效——最求效率和效益可靠——按约定完成工作，保质、保量、及时细心——尽可能的考虑事情周到、细心悟性——领悟上级的真实想法自信——不断学习提高能力承受压力

8、个人能力办事能力：1：操作能力。2：写作能力。3：阅读能力。4：编辑校对能力。5：统计分析能力。个人能力沟通能力1：接待能力。2：口头表达能力。3：协调能力。4：组织能力。主要课程一：专业定位——行政秘书的角色。二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。三：高效能沟通技巧——沟通与协调。四：形象塑造——优雅的形象表征。五：商业礼仪——有礼走变天下。二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。“不能管理时间，便什么都不能理。”——彼得·德鲁克一：常见的时间管理误区事务性、重复性工作太多