档案管理技术现代化的趋势探究.doc

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1、档案管理技术现代化的趋势探究摘要:随着科技日新月异的发展，档案管理的理念和技术也在不断地革新。对于企事业单位，现代化的档案管理是非常重要的一环。在现代办公活动中，电子设备和互联网技术贯穿于文件生命周期的三个阶段-文档阶段、文件阶段、档案阶段，办公效率和对档案的利用水平也得以大大提升。可以预见的是，在未来，电子计算机的水平将进一步提升、互联网的连接速率和覆盖率也将进一步提升，因此我们有必要适时转变档案管理思想，探究档案管理现代化的趋势，以期更好地为社会主义现代化建设增砖添瓦。关键词:档案管理;技术;文件中图分类号:g27文献

2、标识码:a文章编号:1009-0118(2012)09-0248-01一、摩尔定律下的硬件发展摩尔定律，是由因特尔创始人之一的戈登摩尔提出来的。其内容为:当价格不变时，集成电路上可容纳的晶体管数量，约每隔18个月就增加一倍,性能也将提升一倍。换言之，每一美元所能买到的电脑性能，每隔18个月就要翻两倍以上。这一定律虽然没有那么精确，但是却深刻地揭示了现今电子科技发展的惊人速度。作为全球最大的处理器研发厂商，因特尔在2012年发布了22纳米的处理器,使得计算机的性能再次得以大幅度提升。而cpu的研发只是硬件的一个标志，实际上目

3、前的硬盘技术、显卡技术等都得以了长足的进步。在现代化的档案管理工作屮，从文件生命初始产生,到文件归档和档案的保存和利用，都难以离开计算机软硬件系统。因此我们必须充分重视硬件发展给档案管理事业带来的便利和进步。但是面对市场上庞大的软硬件供应商,很多单位的采购人员都无从选择。在此有必要讨论一下在档案管理现代化中对硬件采购的要求：（一）前瞻性。在摩尔定律之下,计算机硬件发展迅速，而我们在使用中也不可能经常性更换机器，因此在采购硬件时必须要有前瞻性,以满足在未来时期的硬件需求，但同时也必须注重成本的控制，这样就要求我们购买的是性价

4、比较高的产品。（二）适用性。每一个不同级别的档案馆、企事业单位的档案管理机构，规模与功能都各不相同，对配套软硬件的需求也就各不相同。其在采购软硬件吋要考虑到自身的情况而进行定夺,适用于自身即可，以避免出现性能浪费和性能紧张的情况。（三）稳定性。在采购系统时还要考虑到系统平台之间的兼容性，这些都影响了整套档案管理系统的稳定性。新上市的系统往往会有bug或者兼容问题，我们在管理工作中，要尽量避免出现问题，所以要从源头上就考虑系统的稳定性。（四）易用性。我们的档案管理工作人员虽然大多具有很高的专业素养，但是并不都是计算机专业型人

5、才，在采购系统时要考虑到系统对于大部分人都易用，这一点很重要，否则后期的维护和使用将遇到很大的困难。二、档案管理技术的现代化趋势（一）档案管理的数字化。目前档案管理的数字化可以分为两部分，一部分是其原始形态为非数字化,我们要对其进行数字转换;另一部分就是其从产生伊始就依托于计算机平台,直接以数字形式记录在案的。由于纸质文档在查阅和保存方面具有很多局限性，我们对纸质文档进行数字转换具有很强的现实意义。随着计算机的普及，对档案的管理已经逐步实现了数字化,这也是现代化档案管理的首要特征。数字档案管理具有易保存、易查询、容量大等优

6、点，是传统档案管理的重耍进步。计算机和网络是数字化技术的核心构成，随着其普及，目前我国各个档案管理部门都能实现基本的数字化。（二）档案管理的自动化。在文档生命周期的三个阶段，可以由三个不同的信息管理系统完成其该阶段的任务，从而实现了档案管理的自动化过程。在电子办公环境（oa）下，可以将档案管理模块化，为每一个模块设计管理系统。如在档案产生初期，即文件阶段，应用电子文件管理系统，在文件的初始就对其进行自动记录保存，每一个模块无缝链接，自动记录文档的全部生命周期。在完成记录后，还要自动生成目录索引，以方便后期的查找，这是档案管

7、理自动化的理想模型。例如上海通用汽车有限公司，在08年就完成了档案信息自动化管理，跻身中国信息化500强之列。（三）档案管理的智能化。数字档案具有虚拟性、复杂性、继承性等特征，所谓智能化就是在数字档案管理过程屮，利用计算机软硬件的配套系统，对档案对象进行可以代替某些人工服务的智能化存储、归类、分析等业务。从计算机硬件要求來看，智能化需求高兼容性的设备端口，以便与各类输出输入设备连接;其次还需要高扩展性的硬件平台，以适应智能化处理设备的添加;然后还要有很强的网络传输能力和存储能力。从计算机软件耍求来看，贯穿于数字文件的生命周

8、期，可以分为智能化的存储、访问、检索、数据分析、安全保护等几个模块。智能化的数字档案管理将节约大量人力物力,同时有效地提高办公效率。三、档案管理技术现代化的要求在21世纪的今天，我们处在一个科技迅速发展的新时期，我们在工作时要充分应用科技给我们带来的便利与进步，这是一个思想观念上的转变。这一转变，意味着