用友采购管理.ppt

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采购管理(上)用友软件管理信息化课堂U861 课程内容业务选项配置采购期初余额普通采购业务采购管理概述采购业务类型介绍初始化部分日常处理部分 采购概述-----采购在供应链中的重要地位 对生产企业来说，材料的采购是生产的准备阶段，目的是适时地采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料对商业企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品采购直接导致货币资金的支出或对外负债的增加采购业务发生频繁，工作量大，运作环节多，容易产生管理漏洞采购管理概述 采购概述----接口关系 1、采购系统启用2、采购相关基础档案设置3、采购选项设置4、采购期初数据采购管理初始化工作 1、打开【系统启用】菜单2、选择要启用的系统，只有系统管理员和账套主管有系统启用权限3、在启用会计期间内输入启用的年、月数据4、用户按〖确认〗按钮后，保存此次的启用信息操作步骤：采购管理启用 供应商分类/档案采购类型发运方式供应商存货对照表……采购相关基础档案 选项配置1 选项配置2 选项配置3 1、录入期初数:①期初暂估入库;②期初在途存货;③期初未结算的受托代销商品2、期初记账采购期初余额 采购期初余额案例上月收到欣欣公司“材料A”100个，入原材料仓，发票未到，以估计进货单价9元入账。上月收到建昌公司专用发票一张，票号：01234，采购的“材料B”150个，单价10元，货物正在途中尚未到达。上月收到大成商行代销商品“代销商品A”200个，单价120元，入代销商品仓，尚未结算。案例1：案例2：案例3： 采购业务类型介绍1、普通采购业务2、直运采购业务3、受托代销采购业务 采购业务类型—普通采购业务采购入库单填制采购发票采购结算审核采购入库单将入库单进行记账生成入库凭证审核采购发票生成采购凭证请购单采购订单采购到货单发票将传至应付系统等待确认 采购业务类型—直运采购业务 必有订单的直运业务单据流程直运采购发票采购管理销售管理直运销售发票直运销售订单直运采购订单 订单非必有的直运业务单据流程直运采购发票采购管理销售管理直运销售发票如果有直运销售订单，则必须按照“订单为中心直运业务”的单据流程进行操作 采购业务类型—受托代销业务 受托代销业务业务处理说明对于受托代销商品，必须选中〖是否受托代销〗并且把存货属性设置为外购。由于受托代销商品一般用于销售，还可设置销售属性。设置为受托代销商品的存货不能用于非受托代销商品的采购业务采购计划、采购请购单、销售订单可参照生成受托代销订单，只能参照受托代销存货。 普通采购业务处理 订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单系统实现普通采购业务 普通采购业务—请购单请购用来描述采购的需求即请求采购.是采购业务处理的起点,指企业内部部门向采购部门提出采购申请,或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单.请购单描述请购内容的单据，如采购什么货物、采购多少、何时使用、哪个部门使用等内容；同时也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。请购适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，请购单是可选单据，根据业务需要选用请购单采购订单比价审核根据采购计划生成或手工输入 请购业务案例2007年1月1日，仓储部向采购部提出购买100个“材料A”的请求，希望能够在1月10日前使用。案例1： 请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现根据请购单下达订货合同 普通采购业务整个业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程可通过计划批量生单、请购比价功能生成采购订单—采购订单采购订单是指企业与供应商之间签订的采购合同或购销协议.采购订单描述采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。采购订单适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，采购订单是可选单据，根据业务需要选用。采购订单参照采购请购单参照销售订单参照MPS/MRP计划参照采购合同参照ROP计划手工录入 案例1：2007年1月2日，采购部根据仓储部提交的请购需求向欣欣公司购买“材料A”100个，双方商定不含税价格为10元/个，计划1月4日到货。案例2：2007年1月3日，采购部根据之前与建昌公司签定的“材料B”采购合同，向建昌公司购买“材料B”500个，不含税价格9元/个。案例3：2007年1月4日，销售部与客户签定了20个产品C的销售订单，由于本公司不生产该产品，需要向兴华公司订购。采购部根据销售订单向兴华公司直接订购。双方商定不含税价格为100元/个。订货业务案例案例4：2007年1月4日，根据ROP计划生成“材料C”的采购订单，向建昌公司采购，不含税价格10元/个。 选项设置对采购订单的影响：是否允许超计划订货采购价格的录入方式订货业务 请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现根据订单到货 业务处理说明采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据，根据到货单可生成报检单报送给质量检验部门对货物进行检验。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。普通采购业务—到货单 案例：2007年1月5日，向欣欣公司购买的“材料A”100个已送货，通知仓库作收货处理。到货案例 选项设置对到货入库的影响：普通业务是否必有订单是否允许超订单及入库到货业务 请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现货物入库 采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。普通采购业务—采购入库采购订单采购到货单采购入库单人工输入生单 案例1：2007年1月6日，根据到货单办理欣欣公司的“材料A”100个的入库手续，入材料仓。案例2：2007年1月7日，收到建昌公司“材料B”200个，根据之前与建昌公司签定的“材料B”采购订单办理入库手续。2007年1月8日，收到建昌公司“材料B”300个，根据之前与建昌公司签定的“材料B”采购订单办理入库手续。入库业务案例案例3：2007年1月9日，收到建昌公司“材料C”100个，直接办理入库手续，进货价格未定。 请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现收到发票 普通采购业务采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款—采购发票转应付帐款（包括）现付发票采购发票手工录入或根据订单/入库单生成采购订单采购入库单手工输入采购结算 案例1：2007年1月10日，收到欣欣公司开出的“材料A”100个的专用发票，票号为12345，不含税单价10元/个，税率17%，收到发票后马上向欣欣公司支付支票一张，支票号100345。案例2：2007年1月11日，收到建昌公司开出的“材料B”500个的专用发票，票号为23456，不含税单价9元/个，税率17%。2007年1月12日，收到建昌公司开出的“材料C”100个的普通发票，票号为34567，含税单价12元/个，税率17%。发票业务案例案例3： 普通采购业务采购入库单采购结算采购发票—采购结算采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票核算采购入库成本，即以采购发票的结算价格回填采购入库单价格采购结算单是记录采购结算结果的单据。采购结算操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式，运费发票可以单独进行费用折扣结算。运费发票 普通采购业务一、自动结算二、手工结算—采购结算自动结算可处理入库单和发票，红蓝入库单、红蓝发票成批结算；自动结算功能中有三种结算模式：入库单和发票、红蓝入库单、红蓝发票。自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。注意：红蓝入库单对结，入库单上必须有金额，可以不等。手工结算可处理合理损耗/非合理损耗及采购费用分摊。合理损耗和采购费用可以分摊入采购成本。 案例1：在收到欣欣公司开出的“材料A”100个的专用发票的同时进行自动结算。案例2：在收到建昌公司开出的“材料B”500个的专用发票后进行手工结算。进行成批自动结算。采购结算案例案例3： 录入采购发票采购发票审核生成应付凭证录入付款单核销应付款生成付款凭证付款单据审核应付账及付款核销 财务根据已付款的欣欣公司发票进行确认并生成财务凭证。应付账/付款核销案例案例1：案例2：案例3：财务根据建昌公司的发票进行应付款的确认并生成财务凭证。2007年1月13日，查询尚欠建昌公司的应付款明细；支付建昌公司“材料B”的应付款项，生成财务凭证，并核销该公司的应付款。案例4：2007年1月13日，选择建昌公司的“材料C”的应付款项进行支付，生成财务凭证。 外购存货与采购发票在同一会计期间内到，用户可以根据采购发票得到采购入库成本。外购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账。采购发票先到，外购商品尚未到达。用户可以先挂账，等货到时再处理。货票同行：暂估业务：采购在途：采购成本核算 案例：2007年1月13日对之前已入库的材料进行采购成本核算，生成凭证。已结算的采购入库单生成凭证单据记账货票同行：采购成本核算 请购单订货单入库单发票结算单暂估记帐凭证到货单订货入库、收发票结算提出采购要求到货财务处理业务流程系统实现采购暂估处理 暂估业务：当月货到票未到，不能用采购发票上的金额来确认成本时，月末需要估价入帐1、月初回冲2、单到回冲3、单到补差注：在存货系统做暂估设置和处理采购业务—暂估处理暂估方式 记帐、期末处理及结帐货到入库票到报销月初回冲业务核算业务流程财务人员系统采购人员财务人员库管人员系统实现自动生成期末处理及月末结账采购入库单记账审核红字回冲单采购发票采购结算结算成本处理蓝字回冲单自动生成暂估处理—月初回冲 暂估业务流程采购业务—暂估处理1、采购入库2、月末估价入帐（录入暂估价并记帐）3、以后某月取得采购发票4、采购结算5、存货核算中进行“结算成本处理”：即自动调帐处理6、存货核算《明细帐》中查询调帐结果（系统自动生成红/蓝回冲单或系统调整单） 2007年1月14日，收到欣欣公司上月已入库“材料A”的专用发票，票号：45678，不含税单价10元/个，同时进行采购结算。暂估处理案例案例1：案例2：案例3：进行结算成本处理。查询存货明细帐和系统自动生成的回冲单。 普通采购业务小结