档案管理的数字化及信息化趋势.doc

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1、档案管理的数字化及信息化趋势传统的档案信息管理是以纸质档案来作为管理的主要对象，对其进行收集、分类和存储，利川的时候进行检索调用，加上平时的维护，这些就是对档案工作的全部，而档案信息化改变了这一局面，首先是档案的介质发生的变化，再来就是管理模式出现了变化，很多的人工步骤都由计算机系统代替，最后增加了档案的利用，让档案的价值得到发挥［1］。一、当前我国档案管理的主要问题分析管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现彖己成为档案管理中普遍的一个难题。从长远的角度来看，我国制度的改革以及社会的发展随着人才流动壁垒的减少。

2、我国档案实施社会化管理成为最终的必然方向。当前我国档案管理屮的“人档分离”［2］、“死档弃档、现彖较为严重。萇至出现一些持档案”的现象。随着社会的发展，档案木身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋J（一）“人档分离"。因为传统档案管理存在较多的问题，加上目前的档案流动性比较大，因此档案内容和个人Z见出现了一定的偏芳，部分档案，比如认识档案就不能够对当事人的实际情况进行体现，作为人事档案应该要能够对当事人的各项基木资料体现。档案一“何其主体之见失去了联系，就会出现人档分离的情况，档案的价值白

3、然就没有了，因此档案必须要和实际相符，这是其特质也是其要求。（二）“弃档死档"。在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上，己经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案名单"。每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系超过5年且被公示又无人认领的档案最示都被入库封存,成为“死档当前我国面临的该类弃档现彖已经成为全国齐地人才档案管理部门的普遍遭遇。2002年我国人事部全国人才流动屮心就做过一项不完全统计，当年在全国范用内就至少有超过60万的“弃档族”［3］。白从90年代以来，我国的

4、新用T制度就让流动人口的数量变得更大了，企业单位对档案的管理也开始采取了分离模式，一些单位公职人员的档案从单位屮分离出去，因此档案的管理工作开始产生了变化。加Z,我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基木养老保险等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩。bl前社会的流动性比较大，很多的地方都有了相应的服务机构以及档案管理机构，这样档案就会逐渐的和其主人失去联系，导致了忖前的很多档案均是没有川的“死档”，而档案管理机构对于这些联系不到木人，无法收取档案费用的部门也是比较严重的损失，档案是不

5、能够随意的丢弃的，即便是当事人不进行手续的办理亦是如此，所以档案部门只能够将这些档案进行封存，随着档案的积累越来越多，这样的弃档也在增加。导致了档案价值的丧失,其实档案在我国来说，因为国企和事业单位的存在，要在这些单位T作必须要行档案。二、我国人事档案发展的方向和趋势展望（一）人事档案管理向信息化方向发展。因为人事档案屮对个人的过往记录比较多，虽然是纸质的，也是具备了唯一性，其管理会有问题，增加了风险性，而且遗失后的补办也是比价困难的，这是目前档案管理比较常见的问题。我国的档案事业发展后，政府部门对于档案信息

6、化管理和数字化管理的关切也是比较多的，但是实际的情况却并不乐观,并没有取得比较好的发展和利川。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务"项目，这些项日将分类整理的纸质档案进行电了扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电了档案雹档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库

7、”中杳询当事人的档案，并显著提升了口常的办公效率，如可以及时为当事人或杳询单位开设证明。（二）电子化、数字化、信息化是其主要的方向。我国的电子技术获得了比较大的发展，而数字化、信息化的档案管理模式也让我们看到了新的方向，其更加的高效，应用前紮更加广阔，加上我国的人口多，档案信息资源也比较多，比较复杂，如果不进行数字化管理,将会是非常庞大的丁•作，因此电了化在很多的地方都相继的投入使用，在部分的单位、企业屮也是使用比较多的，数字化人事档案管理是单位对档案个人进行了解的一个窗口,实际的应用价值比较大。三、总结信息

8、化和网络化的应用让人事档案管理成为了必然的结果，而如何的利用网络来对档案服务进行改变，提供更多个性化的服务，将是档案发展的另一个阶段，档案一肓都是非常重要的信息资源，在以前我们因为技术不够，无法对其进行良好的利用，而今，技术已经不再是问题，因此利用和服务将会是我们发展的主要方向。