档案数字化是档案管理的未来趋势.pdf

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1、2014年6月总第318期文化教育档案数字化是档案管理的未来趋势孙梅霞(沈阳理工大学，辽宁沈阳110168)摘要：随着科学技术的不断发展和深化，档案工作发生了案管理系统基础数据库，从2010年9月开始，完成了从1953翻天覆地的变化。目前，信息的种类和形式在不断发生着变年到2007年的馆藏1608卷档案文件目录录入及部分文件全化，传统档案管理模式已不能满足信息时代的需求和发展。因文的上传工作，完成了声像档案的数字化，初步实现了档案管此，人们提出了档案管理数字化建设的构想。本文通过了解档理的信息化，使学校档案工作提升了一个

2、层次。案数字化管理的内涵，对我馆档案数字化进行阐述。现阶段我们着手对馆藏档案进行分类，重点选择有长远利关键词：数字化；档案管理；未来趋势用价值、考查率高、社会效益广泛的先进行全文扫描的数字化工作，此项工作分为三个阶段完成。即：利用率较高部分、利用一率较低部分、很少利用部分。首先，对档案管理人员进行合理分、档案管理数字化概念档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数工，抽调业务骨干对馆藏档案进行优选。其次，核对档案目录与字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术内容，对破损的档案进行技术修裱。再次

3、，核对准确无误后再进的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的档案行扫描，全文录入档案管理系统数据库，实行档案管理数字化。资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络目前，已完成了从1953年到2007年档案录入文件级目录化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序56156万条，声像档案2017条。完成了2008年至2011年文件结构的档案信息库，实现了资源共享。全文的上传工作，对破损档案组织人员进行修复工作。在2012要实现档案管理的数字化，关键在于将纸质的档案转入电年完成第一阶段的扫描建

4、库工作，2013年完成第二阶段的扫子文档，如将各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存描建库工作，计划在2014年完成第三阶段的扫描建库工作。储到计算机数据库中，实现档案管理数字化。对于数字化的扫描工作，我们学习和借鉴了兄弟院校的成二、加快档案信息资源开发。推进档案数字化进程功经验，学校领导非常重视，配备了最新型号的扫描仪和有关1．优化馆藏结构。首先，从优化馆藏结构着手，数字档案馆技术人员，对场地的准备和扫描加工进行了安全控制，对数据需要做好档案的收集、整理、鉴定、保管等传统基础工作，构建的转换和有关数据的备份制订了

5、具体方案，明确了我馆档案数丰富的馆藏体系，为档案信息资源服务奠定良好的基础。其次，字化的相关技术标准，使我馆档案数字化工作稳步推进。现已数字档案馆需要加大对档案信息资源开发工作的投入，加快档完成了l／3档案扫描工作，档案扫描的数据转换、备份、存储等案信息资源的开发进程。通过对档案信息资源价值的深层挖后期工作也在顺利进行中。掘，为社会公众提供日益丰富的档案信息集成品。再次，加大数四、我馆档案数字化工作面临的困难字档案信息资源建设力度。数字档案馆要有大量可利用的档案1．档案馆经费不足。档案馆各种设备配置需要很大的资金信息资源

6、，以便读者在网络上查阅、参考，这就要确保电子文件支持，由于经费不足，许多设备无法适应工作需求。应积极与学及时归档，采用通用标准和先进技术，为档案信息资源服务建校领导沟通，尽早增加资金，配备相关设备，提高档案管理水平，立完整的数字信息资源体系。早日实现档案数字化。2．扩大档案信息资源的开放范围。传统档案信息资源开放2．工作人员操作水平有待提高。要想保质保量地完成档案范围难以适应档案信息资源用户日益增长的信息需求。这就要数据库的建设工作，还应提高档案工作者的整体业务素质，掌求对现有的档案开放范围做出相应的调整，以满足社会公众

7、对握扫描仪的操作方法以及数据转换、上传和备份等工作，同时，档案信息的需求。坚持在控制中开放的原则，尽量扩大档案开还应鼓励档案工作人员参加业务学习班，提高档案管理操作技放的范围，扩大社会档案信息知情权。同时，还要切实做好档案能，提高档案管理能力。的保密工作，正确处理好开放与保密的关系，以保障社会档案3．档案馆缺乏计算机专业人才。这使得工作人员在工作中信息资源正常、有效地开放。遇到的很多问题解决不了，给档案信息化带来一定的困难。因3．构建特色馆藏数据库。结合馆内档案数字化实际情况，此，要争取学校的高度重视，配备计算机专业人员

8、，及时解决在在条件允许的情况下，着力构建特色馆藏数据库，如名人信息工作中遇到的难题，使档案工作有条不紊地开展。数据库、毕业生查询数据库、全校教职工科研成果数据库等，为总之，实现档案管理信息化是档案工作的首要任务。要加档案信息资源用户提供特色信息服务。快馆藏档案数字化进程，扩大馆藏档案在网上的检索和利用，三、制订和修改