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时间:2018-11-29
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1、档案管理及数字化建设摘要:随着网络技术的不断普及,档案管理方式也在不断改进,使得档案数字化管理得以实现。数字档案因其自身优势,已逐步取代其它档案而存在,然而新事物在实际应用中或多或少会有局限性,所以,如何解决数字档案在实际操作中出现的问题是当务之急。中国8/vie 关键词:数字档案档案管理问题 中图分类号:G25文献标识码:A:1672-3791(2017)02(b)-0142-02 从人类悠久的历史来看,档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来
2、一直流传着档案记录,是因为时间可以改变,但是记录不会改变,它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见,档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早,体系较完整的文字,主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案,等等。通过研究档案的发展,不难发现,随着时代的变化,记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求,希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫
3、无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态,具有一定的多元性和分散性;它可以将不同的信息记录在不同的载体上;不受地理位置的影响;它不再是用人们常规的纸质来记录;而是用一种新型的更完整,更容易保存,方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。 1数字档案的主要特点 传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要,因此,被数字化档案管理取代是时代发展的必然结果,究其原因在于其本身的几大优势。 1.1数字档案载体容量大 一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容;
4、一张光盘可贮存650~700M字节;移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内,为人们大大节省了管理成本和保存空间,这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广,劳动对象相当复杂,实践的节奏相当快,所产生的历史记录相当多,急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。 1.2数字档案安全性高 传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响,需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管,而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原;数字档案与其相比会方便很多。
5、首先,数字档案容量大可存储较多信息,实体档案数量少,方便管理;其次,数字档案可以多备份,而且很快就可以完成,避免了破坏后无法查找的弊端。 1.3数字档案的使用效率高 纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案,需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找,花费的时间长、工作量也大,若是采用数字化档案管理,只需要在电脑上检索所需要的信息,计算机就会自动筛检给出,如需纸质版可直接打印出来,大大提高了人们的工作效率;同时,随着大量高科技电子产品的出现,如:计算机、数码相机、扫描仪等
6、,这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点,已被人们普遍使用。据了解,已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化,网络办公已不再是处于实验阶段,相反,它正处于一种飞速发展的普及态势,这样就不可避免地会形成大量的数字档案。 2数字档案的不足之处 在档案管理方面,数字档案作为一个新生事物,还存在着一些不足之处。 2.1首先是人们的认知度 从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限,造纸成本太高,使用范围也不是很广泛。直到东汉时期,蔡伦改造了造纸术。使得造纸成
7、本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间,随着造纸技术的进步,更是一直保留至今,同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广,如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感,能够清晰看到,所以内心会觉得纸质记录是最安全的;对于数字记录有着不安全感,所以很难接受和去尝试。 2.2其次是数字档案的格式的问题 数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程,缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同,软件也有不同,需要
8、去下载、安装,而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装,有时还会出现病毒入侵,使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说,中年人的接受和学习能力还是较好的,而对于一些年纪大的人,他们接受能力有限,自然也不会去尝试一些新鲜东西。 2.3最后是数字档案的原始记录受到质疑 纸质档案是用纸来记录,一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹,因此可信度比较高,不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成
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