实用沟通与写作 教学课件 作者 杜蓉主编 实用沟通与写作 下篇 任务二.ppt

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1、任务二举办一次会议下篇书面沟通任务二举办一次会议1）知道会议通知要知晓什么。2）能准确区分会议记录和会议纪要。3）能提炼会议精神的重点进行会议纪要的写作。任务要求情境一发一个会议通知下篇书面沟通任务二假设你是正泰集团的一名秘书人员，董事长南存辉要你起草一份关于召开国内首届低压电器交流会的通知。你该怎么写？情境设定谁来参加会议？1首先要考虑的是，会议通知要让哪些人“知”？也即会议通知送达的对象。会议通知的对象可能就是参会人员本人，但也可能是参会人员所在的单位或主管。那种认为会议通知的对象就是参会人员的认识至少是不全面的

2、。任务实施下篇书面沟通任务二情境一发一个会议通知会议通知什么？2下篇书面沟通任务二情境一发一个会议通知其次，会议通知都要让这些人“知”些什么？这是会议通知的核心要素。会议通知是知晓性文书，它的重点在于一个“知”字，那么“知”些什么就是我们重点考虑的内容。不止是会议名称、会议召开的时间地点、会议主要内容、参会人员，还有告知需带文件、准备材料等。还要提醒什么？3我们还要考虑哪些细节呢？不在本地的会议，我们需要安排食宿，要告诉参会人员规格和费用；为方便参会人员到达会议召开的地点，我们可以提供交通线路；由于时间和地域的差异，

3、气候条件的不同，我们需要温馨提示参会人员的衣着。这些都可以放在会议通知里加以补充说明的。这些细节充分反映了发文单位的人性化考虑，反映出发文机关的文化素养。下篇书面沟通任务二情境一发一个会议通知知识链接下篇书面沟通任务二会议通知的格式会议通知的格式主要包括标题、正文及落款三部分。标题:有完全式和省略式两种。完全式包括发文机关、事由、文种，如《××（单位或部门）关于召开××会议的通知》；省略式，直书《会议通知》。正文:包括通知的对象，会议内容、参会人员，会议召开的时间、地点和会期，以及报到的时间、地点，会议费用和会议要求

4、等。落款:包括发出会议通知的单位和时间。情境一发一个会议通知这则会议通知值得学习的地方有哪些探讨分享下篇书面沟通任务二情境一发一个会议通知例文情境二做一份会议记录下篇书面沟通任务二今天一上班，你就听到公司的章经理和吴高工在为昨天的部门工作会议上有没有说过某句话而争论不休。章经理对吴高工说：“你肯定说过！”吴高工否认说：“我肯定没说过！”他们看到你来了，异口同声地问你：有没有说过？你怎么回答？情境设定会议记录的基本要求1记录的详细与简略，要根据情况决定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详

5、细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。任务实施下篇书面沟通任务二情境二做一份会议记录要点不漏真实准确要如实地记录别人的发言，必须忠实原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定之类的东西，更不能有丝毫出入。真实准确的要求具体包括：不添加，不遗漏，依实而记；清楚，首先是书写要清楚，其次，记录要有条理。突出重点。会议记录的基本要求1始终如一是记录者应有的态度。下篇书面沟通任务二情境二做一份会议记录始终如一注意格式会议名称。会议基本情况：时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容：这是

6、会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。下篇书面沟通任务二会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已议决的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。会议记录的重点2情境二做一份会议记录会议记录的写作技巧3下篇书面沟通任务二即记得快。

7、情境二做一份会议记录快要即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论。就记一句话来说，要记一句话的中心词。要注意上下句子的连贯性、可讯性。会议记录的写作技巧3下篇书面沟通任务二即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称；省略词语和句子中的附加成分；省略较长的成语、俗语、熟悉的词组；省略引文。情境二做一份会议记录省代即用较为简便的写法代替复杂的写法。

8、用姓代替全名，用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；用一些数字和国际上通用的符号代替文字；用汉语拼音代替生词难字；用外语符号代替某些词汇。知识链接下篇书面沟通任务二会议记录者的功能简单来说，会议记录者可以以一个旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，同时可以从旁对主持人做出提醒。最主要的观察预防功能体现在他可以警醒主持人避免走入以下三大会议