管理沟通与写作沟通

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1、管理沟通与书面沟通☆写作是一种重要的沟通方式☆写作是一种特殊的沟通方式☆写作是一个不断发展的概念正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)一、写作要则——4C：1．收集资料2．组织观点(1)分组(2)筛选(3)归纳标题(4)有策略地编排3．提炼材料·设想读者只是浏览·概括你的观点·灌输你的观点·使用“电梯间谈话”技巧·使用“惜字如金”技巧二、写作过程4．起草文章·不要在乎写作顺序·不要边写边改·使用打印件·安排时间间隔5．修改文稿·从策略上进行修改·从宏观上进行修改·从微

2、观上进行修改·就正确性进行修改二、写作过程1、不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获得什么或能做什么。今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在9月30日抵达贵处。2、参考读者的具体要求或指令。你的订单……你定购的真丝服装……三、书面沟通的6方面技巧3、除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈自己的感受。我们很高兴授予你5000元信用额度。你的牡丹卡有5000元的信用额度。4、不要告诉读者他们将会如何感受或反应。你会很高兴听到你被公司录用的消息。你通过了公司的全部

3、考核，你被录用了。三、书面沟通的6方面技巧5、涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我”。我们为所有的员工提供健康保险。作为公司的一员，你会享受到健康保险。6、涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保护读者的自我意识。你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。三、书面沟通的6方面技巧学习你单位的书写公函风格并予以掌握有一本字典在手，以检查拼写及单词如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附注学会用图表來说明

4、问题学会用积极的动词来加重你的信息減少用“模糊的词”，如“很”、“非常”之类的词保持段落简洁，一段一意书写时要有时间感，让对方及时答复你书写完成后，多检查几遍，再发出去四、书面沟通需要注意的几个问题A．写信前1．信的主题是什么?2．你为什么写这封信?3．信的读者是谁?·主要读者·其他读者4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?·现有知识·需要知道的知识B．信写完后你撰写的信（回答“是”“否”）·清楚·按逻辑顺序编排·语法正确·没有行话和俚语·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益·准确·完整·迅捷五、书信撰

5、写的具体技巧1．报告的主题、标题是什么?2．看报告的读者是什么人?·主要读者·其他读者3．撰写这份报告的原因是什么?（回答“是”“否”）·获取读者的支持·报告调查的结果·影响或说服读者·对读者提出的问题进行答复·对读者以外的人提出的问题进行答复·解释说明问题·报告进展情况·记录事实、信息或观点·在某一点上树立权威或声望·推销·宣传公司组织内外的努力和结果·通知一大群体·为正在进行的工作提供证据·引入或推动关于主题的讨论·指示命令六、报告撰写的具体技巧七、应用文的语言特点庄重平实明确简约得体语言特点1、庄重：庄严、

6、郑重。“板起面孔说话”（1）使用书面语言，不用或少用口语、俗语（2）使用标准语言（3）忌滥用文学语言（4）语言实在，言之有物2、平实：平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗中取宠。（1）写作态度要诚实（2）少做作，勿卖弄七、应用文的语言特点反面的例子：有位大学生钱花完了，写信却说“囊中羞涩”————父母不知所云。发请帖，本应说“敬请光临”，却有人在结尾说，“不得有误”——很不舒服。辽宁有公路交通管理部门，在路边的警示牌上写道“违章撞死白撞”。3、明确：明白、确切，不犯语法逻辑错误。（1）用语慎审周密，分寸恰当

7、（2）用限制性的词语表示出事物的差别（3）运用数字明确表述事物（4）注意前后照应，避免互相矛盾（5）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号4、简约：简洁、精当、准确。（1）从特定目的、对象出发，根据工作需要，写最重要的（2）运用各种简省的表述方法（3）认真修改七、应用文的语言特点反面的例子：应用文的简约也是有度的，不能太简，不能简到让人不能理解的地步。如:“自行车刹车厂”不能简化为“自刹厂”不能把“上海吊车公司”简化成“上吊公司”。5、得体：要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境（1）要适合发文者的身份（2）要适

8、合题旨（3）要适合对象（4）要适合语境七、应用文的语言特点找错误?××剧团负责同志：为帮助我校举办艺术节排练节目，你们及时给我们派来了××，××两位老师，协助我们********在二位老师的帮助下，经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示