档案管理学简明教程教学课件作者王立维第二章 档案的整理.ppt

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1、档案管理学简明教程作者：王立维责任编辑：钟仲南出版日期：2009年9月IDPN：308-2009-063课件章数：11第二章档案的整理第一节档案整理工作概述第二节区分全宗第三节全宗内档案的分类第四节立卷第五节案卷排列和案卷目录编制第一节档案整理工作概述一、档案整理工作的内容和意义（一）档案整理工作的内容１．档案室对正常接收归档案卷的进一步整理２．档案馆对正常接收进馆档案的进一步整理３．档案馆、档案室对零散文件进行全过程的整理整理积存档案和零散文件的工作程序大致如下：（１）区分全宗；（２）全宗内档案的分类；（３）立卷；（４）检查案卷质量、调整案卷；（５）初步划分案卷

2、保管期限；（６）案卷的加工整理；（７）案卷的排列与编号；（８）编制案卷目录。（二）档案整理工作的意义１．整理工作是整个档案工作的基础２．整理工作是发挥档案效用的前提条件３．档案整理工作是检查档案收集工作质量的重要依据二、档案整理工作的原则和要求（一）整理档案必须保持文件之间的历史联系１．文件在来源方面的联系，要求按照文件的形成机关及其内部组织机构上的联系整理档案。２．保持文件时间上的联系，要求按照文件自然形成的先后顺序整理档案。３．保持文件内容上的联系，要求按照文件所反映的问题（事由）整理档案。４．保持文件在形式上的联系，要求按照文件在制成材料、记录方式和种类名称

3、上的异同整理档案。（二）充分利用原有基础１．只要是经过整理而有规可循、有目可查的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可作适当的加工整理。２．必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的。（三）必须便于档案的保管和利用保持文件之间的历史联系，并不是整理档案的主要目的，所以不能“为联系而联系”。档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于档案的保管和查找利用。第二节　区分全宗一、全宗的概念及其意义（一）什么是全宗１．全宗是有机联系的档案整体，具有不可分割性。２．全宗是在一定的历史活动中形成的，其形成具有客观性。

4、３．全宗是以一定的社会单位为基础构成的，具有相对稳定性。（二）档案必须按全宗整理１．按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实质，从而正确评判档案的价值，为档案利用提供科学依据。２．按全宗整理档案，对档案管理有着重要的组织作用。二、立档单位及其构成条件（一）立档单位概念立档单位是形成全宗的母体，是指能够构成一个全宗的机关单位或个体，又称为全宗构成者。全宗是指一组档案，立档单位则是形成该全宗的单位或个体。（二）立档单位的构成条件１．有独立行使和处理事务的职权，即能够独立地行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。２．有独立的财务。立档单位是一个会计单位或经济核算单位，能

5、够单独编造预算或财务计划，有单独的财务管理机构和财务人员。３．应设有管理人事的机构和人员，有一定的人事任免权。（三）立档单位的变化与全宗划分１．政治性质的变化２．生产关系性质的变化３．基本职能的变化（１）因工作需要新成立了一个独立机关，其职能从无到有，而且独立，那就应该从成立该机关之日起，形成一个新的全宗。（２）原是几个独立单位，撤销以后合并成一个新的独立单位，各撤销单位应分别构成各自的全宗，在撤销之日，全宗结束。合并起来的新单位，从成立之日起，开始形成一个新的全宗。（３）一个独立单位撤销后，被分离成若干个小独立单位，被撤销的单位，全宗停止，所分离形成的若干个小独

6、立单位，分别开始形成各自的全宗。（４）原是一个内部组织机构，从立档单位内部脱离出来，成为一个新的独立单位，其全宗从独立之日算起。它在独立之前所形成的档案，属于原立档单位的全宗。立档单位虽有变化，但若非基本职能的变化，不应该也无需重新划分全宗。主要有以下几种情况：（１）立档单位的名称变更和地址变迁，不影响全案的划分。（２）立档单位的领导关系的改变和工作范围的扩大与缩小等，不影响全案的划分。（３）立档单位内部机构的增减，短期停止活动，以后又恢复等，也不影响全宗的划分，全宗还是一个。（４）临时性的机构，一般不构成新的全宗，它所形成的档案，应分别归入各职能机关或部门。但有

7、些临时性机构的工作经常反复进行，存在时间长，形成的档案也比较多，对此可根据实际情况，另立一个全宗。三、判定档案所属全宗（一）立档单位的发文（印件和底稿）（二）立档单位的收文（三）立档单位的内部文件四、人物全宗人物全宗就是社会活动家、科学家、文学家、艺术家、教育家以及其他著名人物在其一生活动中所形成的档案整体。五、全宗的补充形式（一）联合全宗（二）全宗汇集（三）档案汇集六、全宗群由联系密切的若干全宗组成的群体，叫全宗群。第三节　全宗内档案的分类一、分类的意义和要求（一）分类的意义１．只有对全宗内档案进行科学的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，使全宗成为一个有机的整

8、体，便于系