Access 数据库管理与开发案例教程(第二版) 教学课件 作者 沈大林 张伦_ 第8章 导入、导出和链接.ppt

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1、第8章导入、导出和链接8.1【案例22】导入Excel和文本文件数据相关知识1．导入其他应用软件的数据（1）导入Word数据：首先打开希望导入或链接的Word文档文件，并将该Word文档文件另存为用逗号或制表符分隔的文本文件，后的操作步骤与向Access数据库中导入或以链接文本文件的方法一样。（2）导入dBASE数据：dBASE软件生成的数据库的扩展名为“.DBF”将DBF格式。的数据库导入到Access数据库中的方法和导入Excel格式和文本文件格式数据到Access数据库中的方法基本一样。具体操作方法如下。◎切换到“外部数据”选项卡，单击“导入”组内的

2、“其他”按钮，调出“其他”菜单，如图8120所示。单击“其他”菜单内的“dBASE文件”菜单命令，调出“获取外部数据dBASE文件”对话框，在“文件名”文本框内输入要导入的扩展名为“.DBF”的数据库文件，如图818所示。◎如果选中“将数据导入当前数据库的新表中”单选按钮，则以后导入的数据会在Access数据库中形成一个新表；如果选中“通过创建链接表来链接到数据源”单选按钮，则以后导入的数据会采用链接到数据源的方式。在导入其他应用软件的数据时，如果选中“获取外部数据××”对话框内的“通过创建链接表来链接到数据源”单选按钮时，则以后导入的数据都会采用链接到数

3、据源的方式。◎单击“确定”按钮，即可在导航窗格内创建导入的表，表的左边带有标记。图8120“其他”菜单图8121“获取外部数据dBASE文件”对话框（3）导入HTML数据：超文本标识语言（HTML）是一种标准的标识语言，在HTML中有很多标签，都是在HTML中定义和规范的。将扩展名为“.HTML”或“.HTM”格式的数据库导入到Access数据库中的方法和导入Excel格式和文本文件格式数据到Access数据库中的方法基本一样，只是在“获取外部数据HTML文档”对话框内“文件名”文本框中输入的文件名的扩展名为“.HTML”或“.HTM”。（4）导入XML数

4、据：XML允许用户自定义创建标签，所以它是可扩展性的标识语言。XML将数据从表述中分离出来，既可以用于定义数据内容，又可以定义Web页上的数据结构，较好地解决了HTML无法表达数据内容等问题，使得各种格式的数据可以在不同的引用程序之间交换。XML和Access之间的数据交流为用户提供了一种收集、使用和共享各种数据和资料的简便方法。Access不仅提供了导入和导出XML数据的方法，而且还提供了使用XML相关文件与其它格式的数据进行相互转换的方法。对于HTML来说，显示方式是内嵌在数据中的，这样在创建文本时，必须时时考虑输出格式。而XML把显示格式从数据内容中

5、独立出来，保存在样式单文件（Style Sheet）中，这也就是XML的最大优点：它的数据存储格式不受显示格式的制约。在Access 2007中使用XML，几乎所有外部应用程序中的数据都可以经过转换后供Access使用。XML文档被导入到Access表中时，实际数据存储在XML文件中，而数据架构信息（结构、关键字和索引）存储在XSD文件中。导入XML文件可以按以下步骤操作。◎切换到“外部数据”选项卡，单击“导入”组内的“XML文件”按钮，调出“获取外部数据 XML文件”对话框，在“文件名”文本框内输入要导入的扩展名为“.XML”或“.XSD”的文件，如图8

6、122所示。确定导入的数据到新表中。◎单击“确定”按钮，调出“导入XML”对话框，如图8123所示。在该对话框内可以看到导入的XML文件作为表的结构和字段名称。在“导入选项”栏内可以选择导入数据的特点。图8122 “获取外部数据 XML文件”对话框图8123“导入XML”对话框◎单击“确定”按钮，关闭“导入XML”对话框，即可在Access中创建相应的表。注意：使用Access2007能够导入和导出XML数据，包括关联表。如果只有XSD文件（没有与之关联的XML文档），那么只能导入架构和键值信息，但是却不会有任何数据。数据是被保存在XML文件中的。另外，还

7、可以导入或链接Paradox、Visual FoxPro、Lotus123、SQL表等格式文件数据，方法基本一样。2．常见错误信息在Access2007中如果因为导入数据而产生错误时，会向“导入错误”表内添加一行。双击导航窗格内的“导入错误”表，可以查看错误列表。导入Excel文件或文本文件数据时会出现的一些错误信息以及导致产生错误的一些常见原因简介如下。（1）Access依据导入的第1行数据为每一个字段设置数据类型，给数据源的字段指227定了不正确的数据类型。此时Access不能导入记录的其余数据。（2）导入数据源内的记录有重复。（3）Excel文件或文

8、本文件中的一行或多行的字段数多于目标表中中的字段个数。（4）Exc