Access 数据库管理与开发案例教程(第二版) 沈大林 张伦 第1章 创建数据库和表

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1、第1章创建数据库和表1.1【案例1】创建“学生档案”表相关知识1．Access数据类型的种类在设计表时要定义数据类型，例如一个字段的类型为数字，就不可以输入文本，如果输入错数据，Access会发出错误信息，并且不允许保存。Access的数据类型共有11种，其特点与用途简介如下。（1）文本：可以是文字、数字、字符和字母，最大字符数为255个字符。除了一般的文本要设置为这种类型外，还有一些数字也必须设置为这种类型，如学号、编号、邮政编码、电话号码和传真号码等。（2）备注：可以是比较多的文本，最大允许为64000。一般用于保存简历、注释和说明等文字比较多的数据。（3）数字：可以

2、是用于数学计算的数值数据。（4）日期/时间：可以是日期及时间，允许的范围为从100到9999年。（5）货币：可以是货币值或用于数学计算的数值数据，这里的数学计算的对象是带有1到4位小数的数值，有美元和欧元符号可供选择，会自动加上千分位分隔。（6）自动编号：由Access自动递增生成，不能人工改变的数字。（7）是/否：只允许输入“是”或“否”“真”或“假”“开”或“关”、、。（8）OLE对象：可以导入图像、声音和其他软件制作的OLE对象（链接或嵌入对象）。（9）超链接：可以是文件路径、网页的名称等。（10）附件：添加一个附件，用来保存图像、电子表格文件、文档、图表和其他类型

3、的外部文件，还可以查看和编辑附加的文件。这与将文件附加到电子邮件类似。附件”字“段和“OLE对象”字段相比，有着更大的灵活性，而且可以更高效地使用存储空间。（11）查阅向导：可以是其他表、查询或用户提供的数值清单的数据。如果要进一步了解如何决定表中字段的数据类型，单击表设计窗口中的“数据类型”列，然后按F1键，调出“Access帮助”对话框，在“搜索”下拉列表框内输入“DataType”，再单击“搜索”按钮，调出相应的帮助信息供用户查阅。2．创建表的三种方法（1）利用表模板创建表：表模板提供了联系人、任务、问题、事件和资产五类表。利用表模板创建表的方法如下。◎切换到“创建

4、”选项卡，单击“表”组内的“表模板”按钮，调出它的菜单，单击该菜单内的一种模板名称菜单命令，创建一个表。◎右击新建表的标签，或者右击导航窗格内“表1：表”名称，都可以调出一个快捷菜单，单击快捷菜单内的“设计视图”菜单命令，调出“另存为”对话框，输入表名称，单击“确定”按钮，将视图区域切换到设计视图。◎将这个表的字段结构进行修改。◎右击“学生档案”表的“学生档案”标签，调出它的快捷菜单，单击该菜单内的“数据表视图”菜单命令，将视图区域切换到数据表视图。切换到数据表视图还有其他两种方法，前面已经介绍过了。◎输入记录。（2）利用表设计器创建表：利用表设计器创建表的方法如下。◎切

5、换到“创建”选项卡，单击“表”组内的“表设计”按钮，将视图区域切换到设计视图。创建这个表的字段结构。◎右击表标签，调出它的快捷菜单，单击该菜单内的“保存”菜单命令，调出“另存为”对话框，输入表名称，单击“确定”按钮，将表已设置的名称保存。◎将视图区域切换到数据表视图，然后输入记录。（3）通过输入数据创建表：通过输入数据创建表的方法如下。◎切换到“创建”选项卡，单击“表”组内的“表”按钮，将视图区域切换到数据表视图，如图1114所示。图1-1-14创建表并将视图区域切换到数据表视图◎输入第1条记录“添加新字段”字段列的选中单元格内输入字段内容（例如，沈“芳林”，再按Tab键

6、或“→”键，原来“添加新字段”字段名称改为“字段1”），同时在“字段1”字段右边新增一个“添加新字段”字段列。◎重复上述操作，输入不同字段的内容，如图1115所示。输入完所有字段的第1条记录数据，不用管字段名称。可以输入所有记录数据。图1-1-14创建表并将视图区域切换到数据表视图◎更改字段名称：右击字段名称，调出它的快捷菜单，单击该菜单内的“重命名列”菜单命令，使字段名称进入编辑状态，输入新字段名称。◎修改字段数据类型和属性：右击新建表的标签，或者右击导航窗格内“表1：表”名称，都可以调出一个快捷菜单，单击快捷菜单内的“设计视图”菜单命令，调出“另存为”对话框，输入表名

7、称，单击“确定”按钮，将视图区域切换到设计视图。然后，修改字段数据类型和属性。3．数据类型中字段属性在表设计视图的下方是“字段属性”栏，它有“常规”和“查阅”两个选项卡，这个区域一次只能显示一个字段的属性，每一种数据类型的属性也不尽相同，但有些属性对各种数据类型都存在，下面介绍部分字段属性的特点。（1）字段大小：可以指定字段中文本最大或数字联欢会范围，文本缺省长度为50，数值为长整型。文本字段的大小设置不会影响磁盘空间，但字段大小的最大值比较小时可以节约内存和加快处理速度。（2）格式：可以定义字段中数据的格式。（3）输入掩码：